Istota interpretacji:

Dokumentowane zwrotu kosztów usług (pobyt w hotelu, usługi gastronomiczne) nabytych przez Wnioskodawcę we własnym imieniu na rzecz kontrahentów z Danii.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko przedstawione we wniosku z dnia 20 listopada 2008 r. (data wpływu 24 listopada 2008 r.), uzupełnionym pismem z dnia 26 stycznia 2009 r. (data wpływu 29 stycznia 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania zwrotu kosztów usług nabytych na rzecz kontrahentów z Danii -jest nieprawidłowe.

W dniu 24 listopada 2008 r. został złożony wniosek, uzupełniony pismem z dnia 26 stycznia 2009 r., o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu dokumentowania zwrotu kosztów usług nabytych na rzecz kontrahentów z Danii.

W przedmiotowym wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka jest podmiotem funkcjonującym w grupie kapitałowej. W ramach wzajemnych kontaktów przedstawiciele podmiotów z grupy kapitałowej przyjeżdżają do Polski w celu omówienia bieżących spraw, dotyczących funkcjonowania podmiotu, zasad współpracy, zastosowania nowych rozwiązań, czy też technologii w produkcji okien. Na prośbę tych podmiotów Wnioskodawca rezerwuje miejsca w hotelu, zapewnia dojazd do Spółki, ponosi koszty usług gastronomicznych. Podmioty świadczące wymienione usługi, z których korzystają goście Wnioskodawcy, wystawiają faktury VAT bezpośrednio na Wnioskodawcę.

Zgodnie z ustnymi ustaleniami, podmioty wysyłające swoich przedstawicieli, zwracają się o pokrycie kosztów oraz deklarują ich pełny zwrot na podstawie załączonych przez Spółkę dokumentów. Spółka nie odlicza podatku naliczonego, faktury dokumentujące ponoszone koszty ujmuje na koncie rozrachunkowym, a zwrot poniesionych wydatków następuje na podstawie wystawionej noty księgowej, opiewającej na kwotę brutto kosztów.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy Spółka postępuje prawidłowo wystawiając notę księgową na zwrot kosztów usług zakupionych w imieniu i na rzecz nabywców z Danii...

Przedstawiając własne stanowisko Wnioskodawca wskazał, że w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług, jak również rozporządzeń wykonawczych, nie zostały określone zasady postępowania dotyczące refakturowania, czy też zwrotu kosztów. Spółka stoi na stanowisku, iż w takiej sytuacji powinna zastosować przepisy Dyrektywy. Jak stanowi art. 28 Dyrektywy, w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Zdaniem Spółki, nabywając wskazane wyżej usługi, działa zarówno w imieniu, jak i na rzecz, osoby trzeciej. Z tego też względu nie będą miały zastosowania wskazane przepisy, dotyczące tzw. refakturowania. Z uwagi na to, że Spółka pośredniczy wyłącznie w ich rozliczaniu należy sięgnąć do art. 79 lit. c) Dyrektywy, w którym zapisano, że podstawa opodatkowania nie obejmuje m.in. kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym. Podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę kosztów, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony.

Przeniesienie przez Spółkę poniesionych wydatków na podmioty, w imieniu i na rzecz których działa, nie mieści się w dyspozycji art. 5 ust. pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, zatem nie skutkuje po stronie Spółki powstaniem obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług.

Ponadto Spółka podkreśla, że zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży. Pod pojęciem sprzedaży, stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy, rozumie się odpłatną dostawę towarów i świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów i wewnątrz wspólnotową dostawę towarów. Otrzymanie zwrotu wydatków, poniesionych w imieniu i na rzecz kontrahentów, nie mieści się w katalogu czynności, które muszą być udokumentowane fakturą VAT. Zwrot ten może zatem być potwierdzony poprzez wystawienie noty księgowej.

Wnioskodawca wskazuje, że biorąc powyższe pod uwagę, przeniesienie na kontrahentów poniesionych przez niego kosztów, pozostaje poza zakresem opodatkowania podatkiem od towarów i usług, i tym samym nie podlega dokumentowaniu fakturą VAT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z dyspozycją art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze. zm.), opodatkowaniu tym podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Przez świadczenie usług rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (art. 8 ust. 1 ustawy).

Na podstawie art. 8 ust. 3 ustawy, usługi wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej są identyfikowane za pomocą tych klasyfikacji, z wyjątkiem usług elektronicznych i usług turystyki, o których mowa w art. 119.

Na mocy ustawy z dnia 7 listopada 2008 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 209, poz. 1320), ww. przepis od 1 grudnia 2008 r. otrzymał brzmienie: usługi wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, z zastrzeżeniem ust. 4, są identyfikowane za pomocą tych klasyfikacji, z wyjątkiem usług elektronicznych i usług turystyki, o których mowa w art. 119.

Art. 29 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że podstawą opodatkowania jest obrót, z zastrzeżeniem ust. 2 - 22, art. 30 - 32, art. 119 oraz art. 120 ust. 4 i 5. Obrotem jest kwota należna z tytułu sprzedaży pomniejszona o kwotę należnego podatku. Kwota należna obejmuje całość świadczenia należnego od nabywcy.

Stosownie do treści art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Należy podkreślić, iż aby uznać jakieś zdarzenie za odpłatne świadczenie usług w rozumieniu art. 8 ust. 1 ustawy, musi występować stosunek zobowiązaniowy pomiędzy podmiotami biorącymi udział w tym zdarzeniu, czyli obie strony muszą się zobowiązać do określonego działania, bądź powstrzymania się od dokonania czynności.

W praktyce obrotu gospodarczego dopuszcza się sytuacje, w których beneficjentem świadczenia jest inny podmiot niż ten, który jest bezpośrednio obciążony przez wykonawcę usługi, bądź dostawcę towaru. Tego typu zdarzenie gospodarcze nie jest zdefiniowane w przepisach prawa podatkowego. Zatem oceny w zakresie obowiązków podatkowych należy dokonywać poprzez brzmienie ww. regulacji art. 8 ust. 1, co powoduje, iż istotnym jest ustalenie, czy w konkretnym stanie faktycznym mamy do czynienia z odsprzedażą efektu usługi wykonanej za pośrednictwem osoby trzeciej.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak i przepisy wykonawcze do tej ustawy nie regulują zagadnienia odsprzedaży usług, tzw. refakturowania. Dlatego należy w tej sytuacji odwołać się do postanowień Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE. L. Nr 347/1). Zgodnie z zapisem art. 28 ww. Dyrektywy, w przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Przepis ten reguluje zatem takie sytuacje, kiedy podatnik działając we własnym imieniu zawiera umowę, na podstawie której zobowiązuje się do zrealizowania pewnego świadczenia, jednak faktycznie świadczenie to realizowane jest przez podmiot trzeci. W takim przypadku, gdy podatnik kupuje usługę, a następnie odprzedaje ją kontrahentowi w stanie tzw. nieprzetworzonym, uznaje się za podatnika, który usługę taką świadczy.

Z przepisu art. 79 lit. c) Dyrektywy 2006/112/WE (wcześniej art. 11 ust. 3 lit. c) VI Dyrektywy) wynika, że podstawa opodatkowania nie obejmuje kwot otrzymanych przez podatnika od nabywcy lub usługobiorcy jako zwrot wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz nabywcy lub usługobiorcy, a zaksięgowanych przez podatnika na koncie przejściowym. Podatnik musi przedstawić dowód na rzeczywistą kwotę kosztów, o których mowa w akapicie pierwszym lit. c), i nie może odliczyć VAT, który w danym przypadku mógł zostać naliczony.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca, na prośbę podmiotów z grupy kapitałowej, rezerwuje miejsca w hotelu, zapewnia dojazd do Spółki, ponosi koszty usług gastronomicznych. Podmioty świadczące wymienione usługi, z których korzystają goście Wnioskodawcy, wystawiają faktury VAT bezpośrednio na niego.

Zgodnie z ustnymi ustaleniami, podmioty wysyłające swoich przedstawicieli, zwracają się do Spółki o pokrycie kosztów oraz deklarują ich pełny zwrot na podstawie załączonych przez Spółkę dokumentów. Spółka nie odlicza podatku naliczonego, a faktury dokumentujące ponoszone koszty ujmuje na koncie rozrachunkowym. Zwrot poniesionych wydatków następuje na podstawie wystawionej noty księgowej, opiewającej na kwotę brutto kosztów.

Zdaniem Wnioskodawcy, nabywając wskazane wyżej usługi, działa zarówno w imieniu, jak i na rzecz osoby trzeciej. Jak podkreśla, pośredniczy jedynie w rozliczaniu tych usług.

Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie precyzują, ani też nie wskazują w żaden specyficzny sposób, jak należy rozumieć pojęcie "w imieniu i na rzecz osoby trzeciej". Zgodnie z definicją zawartą w "Słowniku języka polskiego" PWN określenie "w imieniu" oznacza działanie "ze względu na kogoś, dla czyjegoś dobra, odwołując się do kogoś". Natomiast określenie "na rzecz" oznacza tyle, co działanie "na czyjąś korzyść, dla kogoś, dla czyjegoś dobra".

Na gruncie ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16 poz. 93 ze zm.), w art. 95 ust. 1 i 2 określono, iż czynności prawnej można dokonać przez przedstawiciela działającego w imieniu osoby, którą reprezentuje, a czynność prawna dokonana przez przedstawiciela w granicach umocowania pociąga za sobą skutki bezpośrednio dla reprezentowanego. Tym samym przedstawiciel, stosownie do postanowień art. 95 Kodeksu cywilnego, działa w imieniu i na rzecz swojego mocodawcy, przez co rozumieć należy, iż wszelkie skutki faktyczne i prawne jego działania dotyczą bezpośrednio jego mocodawcy. Ponadto w art. 758 ust. 1 K.c. wskazano, że agent przyjmujący zlecenie (tj. pośrednik) zobowiązuje się, w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa, do stałego pośredniczenia, za wynagrodzeniem, przy zawieraniu z klientami umów na rzecz dającego zlecenie przedsiębiorcy albo zawierania ich w jego imieniu.

Odnosząc powyższe do przedstawionych okoliczności faktycznych stwierdzić należy, iż Spółka nie występuje ani w charakterze pełnomocnika, działającego w imieniu kontrahentów z grupy kapitałowej, ani też pośrednika działającego na rzecz tych podmiotów.

Zatem mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny i powołane przepisy ustawy o podatku od towarów i usług oraz Dyrektywy 2006/112/WE, wskazuje się, iż Spółka nabywając usługi hotelowe, gastronomiczne oraz ponosząc koszty dojazdu, działa we własnym imieniu (podmioty świadczące te usługi wystawiają faktury VAT bezpośrednio na Spółkę), ale na rzecz podmiotów z grupy kapitałowej, której przedstawiciele faktycznie korzystają z tych usług. W tej sytuacji Wnioskodawca najpierw występuje jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tych samych usług, gdyż przeniesienie kosztów na kontrahentów nie może być potraktowane inaczej, niż jako świadczenie usług w tym samym zakresie. W konsekwencji na Wnioskodawcy będzie ciążyć obowiązek rozliczenia podatku od towarów i usług z tego tytułu. Zastosowanie znajdą w tym przypadku zasady opodatkowania właściwe ze względu na charakter tych usług.

Odsprzedaż przez Spółkę uprzednio nabytych usług wypełnia dyspozycję przepisu art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, a zatem czynność ta podlega opodatkowaniu tym podatkiem. Wobec powyższego Wnioskodawca celem udokumentowania świadczonych przez kontrahentów usług (obciążenia poniesionych kosztów) winien wystawić - stosownie do treści art. 106 ust. 1 ustawy - fakturę VAT.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zdarzenia.

Złożenie przez Wnioskodawcę fałszywego oświadczenia, że elementy stanu faktycznego objęte wnioskiem o wydanie interpretacji w dniu złożenia wniosku nie są przedmiotem toczącego się postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, postępowania kontrolnego organu kontroli skarbowej oraz że w tym zakresie sprawa nie została rozstrzygnięta co do jej istoty w decyzji lub postanowieniu organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej - powoduje, iż niniejsza interpretacja indywidualna nie wywołuje skutków prawnych (art. 14b § 4 Ordynacji podatkowej).

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku, Al. Zwycięstwa 16/17, 80-219 Gdańsk, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Toruniu, ul. Św. Jakuba 20, 87-100 Toruń.