Istota interpretacji:

Skoro faktury VAT odbierane będą przez podmiot zewnętrzny, któremu Spółka udzieli pełnomocnictwa do ich otrzymania w jej imieniu, momentem otrzymania przez Spółkę faktur VAT będzie ich odbiór przez pełnomocnika.

W przedmiotowym wniosku został przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka planuje dokonanie zmian organizacyjnych mających na celu usprawnienie procesu obiegu i zarządzania dokumentami. Dla potrzeb wewnętrznych Spółka planuje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Oznacza to, że obok dokumentów przechowywanych w formie papierowej, na potrzeby wewnętrznego obiegu dokumentów będą używane wersje elektroniczne. Tym samym zmniejszone zostanie ryzyko ewentualnej utraty bądź zniszczenia oryginałów dokumentów. Ponadto, wprowadzona zmiana spowoduje ułatwienie w dostępie do dokumentów oraz usprawnienie ich przepływu (możliwość przesyłu elektronicznego np. w formie załączników do maili).

Wprowadzane usprawnienie wiąże się z koniecznością elektronicznego skanowania oryginałów dokumentów. Ponieważ Spółka nie posiada wymaganego zaplecza technicznego ani odpowiedniej liczby pracowników, dokumenty skanowane będą przez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny (może być to podmiot polski lub z siedzibą za granicą). Podmiot taki, jako świadczący usługi m.in. w zakresie skanowania dokumentów — posiada niezbędne w tym celu zaplecze techniczne (profesjonalne urządzenia skanujące) oraz kadrowe. Powierzenie masowego skanowania dokumentów wyspecjalizowanemu w tej dziedzinie podmiotowi nie tylko usprawni cały proces (podmiot zewnętrzny będzie robił to efektywniej niż sama Spółka), ale również ograniczy koszty z tym związane (Spółka uniknie wydatków na nabycie urządzeń oraz kosztów związanych z oddelegowaniem do tego rodzaju czynności własnych pracowników).

W celu usprawnienia obiegu dokumentów, Spółka poinformuje swoich kontrahentów, aby wystawiane przez nich faktury VAT były przesyłane nie do Spółki — ale bezpośrednio do podmiotu zewnętrznego. Jednocześnie Spółka udzieli temu ostatniemu pełnomocnictwa do otrzymywania dokumentów (faktur) w jej imieniu. Dowodem otrzymania faktury przez podmiot zewnętrzny będzie data faktycznego zeskanowania faktury przez ten podmiot.

Podmiot zewnętrzny, po otrzymaniu i zeskanowaniu dokumentów nadesłanych przez kontrahentów Spółki — będzie na bieżąco przesyłał Spółce elektroniczne wersje zeskanowanych faktur oraz regularnie przekazywał oryginały (papierowe) otrzymanych dokumentów (będą one przekazywane Spółce przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy).

Aby zapewnić, że wszystkie zdarzenia gospodarcze będą ujmowane na bieżąco - odpowiednie księgowania, w tym do ewidencji zakupów, będą dokonywane już w oparciu o elektroniczne wersje dokumentów, przy czym Spółka rozważa również powierzenie usługowego prowadzenia ksiąg innemu podmiotowi z tej samej grupy. Ponieważ oryginały faktur będą dostarczane do siedziby Spółki (w przypadku powierzenia usługowego prowadzenia ksiąg innemu podmiotowi — do siedziby tego podmiotu) przed złożeniem deklaracji, zapewniona będzie możliwość weryfikacji prawidłowości jej rozliczeń podatkowych (składanych deklaracji).

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

W związku z przedstawionym powyżej zdarzeniem przyszłym, Spółka wnosi o potwierdzenie, że prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT powstawać będzie w okresie rozliczeniowym, w którym podmiot zewnętrzny działający w imieniu Spółki (na podstawie udzielonego pełnomocnictwa) otrzyma fakturę od kontrahenta Spółki.

Zdaniem Wnioskodawcy, prawo do odliczenia podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT powstawać będzie w okresie rozliczeniowym, w którym podmiot zewnętrzny działający w imieniu Spółki (na podstawie udzielonego pełnomocnictwa) otrzyma fakturę od kontrahenta Spółki.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Z przepisu wynika, iż odliczenie podatku naliczonego na fakturze możliwe jest w okresie rozliczeniowym, w którym podatnik otrzymał daną fakturę. Ustawodawca nie ustanowił przy tym wymogu osobistego odbioru faktury przez podatnika. Oznacza to, że prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje niezależnie od tego, czy fakturę otrzyma osobiście podatnik (w przypadku osób prawnych członek zarządu lub prokurent), jego pracownik czy jakakolwiek inna osoba upoważniona do działania w imieniu podatnika.

Takie rozumienie przepisu nie jest sprzeczne ze słownikowym znaczeniem pojęcia otrzymywania" (por. M. Szymczak, "Słownik Języka Polskiego", Tom II, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1995 r., s. 545; podobnie S. Dubisz"Uniwersalny Słownik Języka Polskiego" Tom II, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008 r., s. 1342).

Zasadne wydaje się zatem odwołanie do zasad konstrukcji podatku VAT jak również do celu wskazanej regulacji, oraz jej wykładni przyjętej w orzecznictwie sądów, rozstrzygnięciach organów podatkowych oraz w dorobku doktrynalnym.

Art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT stanowi realizację podstawowej zasady konstrukcji VAT tj. zasady neutralności tego podatku. Zgodnie z tą zasadą nabywca towarów i usług, który ponosi koszt podatku VAT (płaci cenę oraz VAT należny wykazany na fakturze w celu wykorzystania nabytych towarów i usług do dokonywania czynności opodatkowanych) powinien być jednocześnie uprawniony do jego odliczenia jako podatku VAT naliczonego. Prawo do odliczenia stanowi zatem "lustrzane odbicie" obowiązku zapłaty podatku i ma na celu zapewnienie, aby dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą VAT był podatkiem neutralnym.

W tym kontekście warunek otrzymania faktury ma zapewnić, aby do odliczenia uprawniony był wyłącznie ten podmiot, który faktycznie jest beneficjentem usługi lub dostawy towarów (faktura pozwala na zidentyfikowanie nabywcy). Bez znaczenia jest przy tym, czy faktura fizycznie doręczana jest podatnikowi czy pełnomocnikowi działającemu w imieniu podatnika (a nie w imieniu własnym). Zawsze to podatnik, a nie pełnomocnik uprawniony będzie do odliczenia.

Z tych względów na gruncie omawianego przepisu przyjmuje się, iż: "należy przyjąć, że otrzymanie faktury przez pełnomocnika mającego stosowne pełnomocnictwo należy traktować tak jak otrzymanie faktury (dokumentu celnego) przez samego podatnika. Nie ulega także wątpliwości, iż otrzymanie dokumentu, o którym mowa w art. 86 ust. 10 ma miejsce wtedy, gdy w jego posiadanie wejdzie upoważniona przez podatnika osoba, a nie wtedy, gdy dokument zostanie dostarczony do siedziby podatnika (tak również NSA w wyroku z 19.10.2006 r., I FPS 83/06)." - por. T. Michalik, VAT, Komentarz 2008, Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 2008 r., s. 671 - 672).

Należy zatem uznać, iż istota oraz cel wskazanej regulacji potwierdzają, że jeśli faktura doręczana jest przez kontrahenta Spółki podmiotowi zewnętrznemu, a ten działa w imieniu Spółki (jako jej pełnomocnik na podstawie wyraźnego upoważnienia) — wówczas spełniony jest warunek "otrzymania faktury" przez Spółkę. Istotą bowiem czynności podejmowanych "w imieniu" podatnika jest, że skutek tych czynności dotyczy wyłącznie osoby podatnika (a nie samego pełnomocnika). Skoro zaś dowodem otrzymania faktury będzie fakt jej zeskanowania, nie będzie wątpliwości, że Spółka dokonuje odliczenia zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT (tak: Interpretacja z dnia 15 stycznia 2009 r., wydana przez Ministra Finansów / Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach; IBPP2/443-1000/08/WN).

Powyższe rozumienie art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT potwierdzał również Minister Finansów w wydawanych przez siebie interpretacjach.

W odniesieniu do otrzymywania faktur przez podmiot działający w imieniu podatnika, Minister Finansów / Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wskazał, iż: "kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników — osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki — podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika — osoby fizycznej. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela. (por. Interpretacja z dnia 19 grudnia 2008 r., wydana przez Ministra Finansów / Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, IPPP1/443-1849/08-2/SM).

Naczelny Sąd Administracyjny odnosząc się do art. 19 ust. 3 pkt 1 dawnej ustawy o VAT o treści analogicznej do obecnego brzmienia art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy o VAT wskazał, iż: "Zasadny jest również zarzut błędnego zinterpretowania art. 19 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, poprzez sprowadzenie użytego w tym przepisie pojęcia "podatnik otrzymał fakturę" do sytuacji, w której faktura zostanie przekazana do księgowości w siedzibie podatnika. Sposób rozumienia tego przepisu również musi uwzględniać cel, któremu służy prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług, a także specyfikę prowadzenia działalności przez danego podatnika. Dlatego pod pojęciem "otrzymania faktury przez podatnika należy rozumieć wszelkie sytuacje, gdy pracownik albo osoba występująca w imieniu podatnika otrzymała taką fakturę i nadała jej odpowiedni bieg, przekazując do właściwej komórki prowadzącej rozliczenia podatkowe." (wyrok NSA z dnia 19 października 2006 r., sygn. akt I FSK 83/06; podkreślenie Spółki).

W niniejszej sprawie istotna jest również okoliczność, że każdorazowo na dzień składania deklaracji podatkowej za dany okres, Spółka (w przypadku powierzenia usługowego prowadzenia ksiąg innemu podmiotowi — podmiot prowadzący księgi Spółki) będzie już w posiadaniu wszystkich oryginałów faktur, w odniesieniu do których w danym okresie rozliczeniowym podatek będzie odliczany. Oznacza to, że już w momencie złożenia deklaracji VAT-7 tj. w momencie wyrażenia przez Spółkę zamiaru odliczenia podatku naliczonego — możliwa będzie pełna kontrola wszystkich dokumentów uprawniających Spółkę do stosownego odliczenia.

Powyższe wnioski potwierdza również treść Dyrektywy 2006/112, w świetle której należy wykładać przepisy ustawy o VAT. Art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy stanowi implementację Artykułu 178(a) Dyrektywy 2006/112, zgodnie z którym "W celu skorzystania z prawa do odliczenia, podatnik musi spełnić następujące warunki: w celu dokonania odliczenia, o którym mowa w art. 168 lit. a), w odniesieniu do dostaw towarów i świadczenia usług, musi posiadać fakturę sporządzoną zgodnie z art. 220-236 i art. 238, 239 i 240."

Z przepisu Dyrektywy wyraźnie wynika zatem, że podatnik powinien posiadać fakturę "w celu dokonania odliczenia" tj. na moment dokonania tego odliczenia (a nie na koniec okresu, którego rozliczenie dotyczy). Jak wskazano powyżej, momentem dokonania odliczenia jest moment złożenia deklaracji podatkowej, wtedy dopiero bowiem zamiar podatnika do dokonania odliczenia w stosunku do danej faktury zostaje "ujawniony". Mając na uwadze, iż w dniu składania deklaracji, wszystkie faktury będą już złożone w siedzibie Spółki — należy uznać, iż spełniony jest warunek posiadania faktury przewidziany przepisami Dyrektywy 2006/112 (por. J. Martini, "Czy termin odliczenia podatku naliczonego jest zgodny z prawem wspólnotowym", Gazeta Prawna z 12 września 2008 r.).

Mając na uwadze powyższe, Spółka zwraca się o potwierdzenie prawidłowości przedstawionego stanowiska.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej "ustawą" - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 - kwotę podatku naliczonego stanowi, z zastrzeżeniem ust. 3-7, suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy - prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5) oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Natomiast w myśl art. 86 ust. 11 - jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

Uwzględniając powyższe wskazać należy, iż otrzymanie faktury przez podatnika oznacza zarówno powstanie prawa podatnika do odliczenia podatku, jak również określenia momentu, od którego prawo te może być realizowane przez podatnika. Podkreślić należy, że decydujące znaczenie – dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji – ma data otrzymania faktury. Przepisy ustawy o VAT nie definiują pojęcia "otrzymania". W związku z tym, że przepisy nie określają sposobu rozumienia pojęcia "otrzymanie", w pierwszej kolejności sięgnąć należy do znaczenia słownikowego tego pojęcia. W myśl Słownika Języka Polskiego, "otrzymanie" oznacza dostanie czegoś, bycie odbiorcą czegoś. Na podstawie definicji słownikowej nie można wyciągnąć jednoznacznych wniosków, że otrzymanie ma miejsce dopiero wówczas, gdy podatnik faktycznie wchodzi w fizyczne posiadanie czegoś, co otrzymuje (w tym przypadku faktury). Słownikowe rozumienie zwrotu "otrzymać" nie zakłada bowiem wzięcia w dzierżenie dokumentu faktury.

W związku z powyższym, kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. W niewielu bowiem przypadkach faktury są odbierane przez samych podatników (w przypadku podatników – osób fizycznych), czy też są odbierane przez osoby działające w charakterze organów danego podatnika. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. I tak przykładowo, fakturą otrzymaną będzie faktura odebrana przez pracownika spółki – podatnika, czy też przez członka rodziny podatnika – osoby fizycznej.

Z treści wniosku wynika, że Spółka planuje wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów w celu usprawnienia ich przepływu. Realizację tego zadania Wnioskodawca zamierza powierzyć wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu, który będzie się zajmował skanowaniem faktur oraz wysyłką elektroniczną. W tym celu Spółka udzieli podmiotowi zewnętrznemu pełnomocnictwa do otrzymywania dokumentów w jej imieniu. Jednocześnie podmiot zewnętrzny, po otrzymaniu i zeskanowaniu dokumentów nadesłanych przez kontrahentów Wnioskodawcy – będzie na bieżąco przesyłał Spółce elektroniczne wersje faktur oraz regularnie przekazywał oryginały (papierowe). Będą one przekazywane Spółce przed złożeniem deklaracji za dany okres rozliczeniowy. Wnioskodawca uważa, iż prawo do odliczenia podatku naliczonego powstawać będzie – zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1- w okresie rozliczeniowym, w którym podmiot zewnętrzny otrzyma fakturę od kontrahenta Spółki. Dowodem otrzymania faktury będzie data faktycznego zeskanowania dokumentu.

W świetle powyższego stwierdzić należy, że skoro faktury VAT odbierane będą przez podmiot zewnętrzny, któremu Spółka udzieli pełnomocnictwa do ich otrzymania w jej imieniu, momentem otrzymania przez Spółkę faktur VAT będzie ich odbiór przez pełnomocnika.

Jednocześnie stwierdzić należy, że powołany wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 19 października 2006 r. zapadł w konkretnej sprawie osadzonej w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się zawęża. Ponadto, tut. organ informuje, iż interpretacje organów podatkowych wydawane są w indywidualnych sprawach podatników w oparciu o aktualnie obowiązujące przepisy prawa i stan faktyczny przedstawiony przez podatnika. Interpretacje te nie stanowią źródła powszechnie obowiązującego prawa. Powołane wyroki oraz interpretacje indywidualne nie wpływają na ocenę prawidłowości interpretacji przepisów ustawy o podatku od towarów i usług w niniejszej sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).