Pytanie:

Czy Podatnik ma obowiązek opisywania faktur poprzez naniesienie na nie kolejnego numeru wynikającego z ewidencji VAT?

Podatnik wystawia faktury VAT za pomocą systemu komputerowego, pozwalającego na sporządzenie odpowiednich rejestrów VAT. Faktury podatnik przechowuje w oddzielnych segregatorach w podziale chronologicznym na okresy rozliczeniowe, według kolejności ich numeracji. Na każdą z wystawionych faktur nanoszony był także numer, pod którym dana faktura znajduje się w rejestrze VAT. Podatnik uważa, że w świetle § 26 ust.2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz towarów i usług, dla których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 971) nie ma obowiązku opisywania faktur poprzez naniesienie na nie kolejnego numeru wynikającego z ewidencji VAT.

Biorąc pod uwagę opisany stan faktyczny należy stwierdzić, że:

Zgodnie z § 26 ust.1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27.04.2004r w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz towarów i usług, dla których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 97, poz. 971) podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Stosownie do § 26 ust.2 dokumenty, o których mowa wyżej przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z § 12 ust.1 pkt.3 cyt./wyżej rozporządzenia wynika, że faktura VAT winna zawierać m.in. numer kolejny i datę wystawienia faktury. Z przepisów w zakresie podatku od towarów i usług nie wynika obowiązek oznaczania faktur numerem pozycji z rejestru sprzedaży. Opisywanie faktur odpowiednią pozycją rejestrów zależy zatem od woli podatnika.

Z podania wynika, że podatnik przechowuje faktury w oddzielnych segregatorach w podziale chronologicznym na okresy rozliczeniowe, według kolejności ich numeracji. Jeżeli taki sposób przechowywania faktur zapewnia w sposób wystarczający łatwe odszukanie faktury i jej identyfikację z konkretnym okresem rozliczeniowym, to oznaczanie faktur numerem pozycji rejestru VAT nie jest konieczne.

Jednocześnie informuję, że od dnia 1 czerwca 2005r kwestie dotyczące przechowywania faktur reguluje § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 95, poz. 798).