Pytanie:

Czy wpłata zaliczki przez klienta tytułem zakupu towaru musi być zaewidencjonowana w kasie fiskalnej w tym samym dniu, czy może być zaewidencjonowana następnego dnia przed dokonaniem obrotu?

Zdaniem Podatnika przepisy dotyczące podatku VAT nie określają sposobu ewidencjonowania przedpłat (zaliczek) otrzymanych przez podatnika przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Podatnik wskazuje, iż zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 lipca 2002r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków stosowania tych kas przez podatnika (Dz. U. Nr 108, poz. 948 z późn. zm.) podatnik obowiązany jest do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy. W świetle powyższego oczywiste jest, iż każda pobrana przed wykonaniem usługi zaliczka podlega ewidencjonowaniu w kasie fiskalnej, a rejestracja ta powinna być dokonana z chwilą jej otrzymania, czyli z momentem powstania obowiązku podatkowego. Do rozstrzygnięcia pozostaje zatem problem praktycznego wykonania powyższego obowiązku. Zgodnie z cytowanymi przepisami zaliczka powinna być zarejestrowana w kasie w momencie jej otrzymania, co fizycznie w takiej sytuacji nie byłoby możliwe. Działanie takie nie miałoby żadnego wpływu na zaniżenie zobowiązania podatkowego w danym miesiącu, ponieważ zgodnie z art. 99 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ) deklaracje podatkowe za okresy miesięczne składane są w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu, natomiast zaliczki wpłacone i zaewidencjonowane na przełomie miesiąca będą zarachowane wg obowiązku podatkowego VAT (wg daty otrzymania zaliczki).

W myśl art. 111 ust. 1 w/wym. ustawy podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 w/wym. rozporządzenia, zachowującego moc na podstawie art. 165 w/wym. ustawy, podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani do dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy zastosowaniu kasy (...).

Zacytowany wyżej przepis art. 111 ust. 1 w/wym. ustawy wskazuje wyłącznie podmioty, które obowiązane są do stosowania kas rejestrujących. Zauważyć należy, iż zarówno przepisy w/wym. ustawy o podatku od towarów i usług, w/wym. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2004r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. Nr 273, poz. 2706), jak i w/wym. rozporządzenia w sprawie kryteriów i warunków technicznych (...) nie określają właściwego momentu ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy fiskalnej. Biorąc pod uwagę powyższe stwierdzić należy, iż ewidencjonowanie kwot obrotu i podatku należnego przy pomocy kasy rejestrującej powinno być dokonane z chwilą powstania obowiązku podatkowego.

Stosownie do art. 19 ust. 11 w/wym. ustawy jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. W przypadku gdy pobrano zaliczki, zadatki, przedpłaty lub raty, obrotem jest również kwota otrzymanych zaliczek, zadatków, przedpłat lub rat, pomniejszona o przypadającą od nich kwotę podatku. Dotyczy to również otrzymanych zaliczek na dotacje, subwencje i na inne dopłaty o podobnym charakterze, o czym stanowi art. 29 ust. 2 w/cyt. ustawy.

Zatem rozwiązaniem zgodnym z obowiązującymi przepisami będzie zarejestrowanie obrotu na kasie fiskalnej w dniu otrzymania wyciągu bankowego, a następnie, w przypadku otrzymania wyciągu bankowego w miesiącu innym niż miesiąc dokonania wpłaty przez nabywcę, dokonanie korekty obrotu podlegającego opodatkowaniu za miesiąc faktycznego dokonania wpłaty.

Reasumując, zdaniem tut. Organu, Podatnik winien dokument bankowy (wyciąg) potwierdzający wpłatę zaliczki na jego rachunek zaewidencjonować na kasie fiskalnej w dniu otrzymania wyciągu bankowego przyporządkowując go do miesiąca, w którym powstał obowiązek podatkowy.