Istota interpretacji:

Czy Spółka pobierając częściową odpłatność za zapewnienie własnym pracownikom dojazdu do pracy obowiązana jest do ewidencji tego zdarzenia za pomocą kasy rejestrującej? Czy w przypadku konieczności ewidencjonowania na kasie rejestrującej należy dokonywać ewidencji na poszczególnych pracowników (450 osób) czy też wystarczy zbiorczo w wysokości faktury wewnętrznej i w którym momencie powstaje obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej?

– nieprawidłowe– w zakresie ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej,
–prawidłowe– w zakresie ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej łącznego obrotu z tytułu przewozów pracowniczych.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca (dalej Spółka) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa od firm transportowych usługi przewozu osób. Fakt ten spowodowany jest obowiązującym w jednostce "Regulaminie wynagradzania pracowników", w którym zagwarantowano pracownikom dojazd do miejsca pracy. Odpłatność za świadczone usługi przewozu osób częściowo pokrywane są przez zakład pracy (45%), a częściowo przez pracowników (55%). Odpłatność pobierana jest bezpośrednio z należnych pracownikom wynagrodzeń, poprzez potrącenie w sporządzonych listach płac. Kwoty dokonanych obciążeń wykazywane są w sporządzonych przez Spółkę wewnętrznych fakturach VAT (w których jednocześnie naliczany jest podatek VAT należny), które ujmowane są w ewidencjach sprzedaży VAT oraz w deklaracjach rozliczeniowych VAT-7. Spółka nie dokonuje ewidencji pobieranej częściowo odpłatności pracownika za pomocą kasy rejestrującej, korzystając ze zwolnienia określonego w treści § 2 pkt 1 rozporządzenia z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących, na podstawie którego zwalnia się z ewidencjonowania sprzedaż na rzecz pracowników.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

1. Czy Spółka pobierając częściową odpłatność za zapewnienie własnym pracownikom dojazdu do pracy obowiązana jest do ewidencji tego zdarzenia za pomocą kasy rejestrującej...
2. Czy w przypadku konieczności ewidencjonowania na kasie rejestrującej należy dokonać ewidencji na poszczególnych pracowników (450 osób) czy też wystarczy zbiorczo w wysokości faktury wewnętrznej i w którym momencie powstaje obowiązek ewidencji na kasie rejestrującej...

Zdaniem Wnioskodawcy, w przedmiotowej sprawie nie zachodzi konieczność ewidencji ponoszonej przez jego pracowników częściowej odpłatności za zapewnienie dojazdu do miejsca pracy za pomocą kasy rejestrującej. Spółka bowiem nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie przewozu osób. Zakup usług transportowych dokonywany jest na potrzeby własne Zainteresowanego, a jedynie część jej wartości przenoszona jest na pracowników. Celem Wnioskodawcy nie jest sprzedaż w stanie "nieprzetworzonym" usług transportowych, jak również nie dokonuje się obciążenia kosztami nabycia we własnym imieniu usług innych podmiotów. Tym samym nie znajduje zastosowania § 4 pkt 2 rozporządzenia z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie kas rejestrujących. Dotyczy on bowiem, zdaniem Spółki, usług firm prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przewozu osób, a celem ustawodawcy było zapewnienie rzetelnej ewidencji sprzedaży właśnie w tego rodzaju podmiotach, w których brak jest innych rzetelnych dokumentów pozwalających na ocenę prawidłowości ewidencji sprzedaży. Przy czym zaznaczyć należy, iż sposób dokumentowania pobieranej od pracowników częściowej odpłatności za dojazdy do pracy zapewnia Wnioskodawcy prawidłowe rozliczanie zobowiązań podatkowych z tytułu podatku od towarów i usług.

Ponadto w ocenie Spółki w przypadku obowiązku ewidencji ponoszonej przez jej pracowników częściowej odpłatności za zapewnienie dojazdu do miejsca pracy za pomocą kasy rejestrującej byłaby ona zobowiązana do ewidencji dokonanej sprzedaży na rzecz osób fizycznych za pomocą kasy rejestrującej odrębnie na rzecz każdego z jej pracowników, bowiem w myśl § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania, podatnicy przy prowadzeniu ewidencji przy zastosowaniu kas są m.in. obowiązani dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy. Obowiązek ewidencji za pomocą kasy rejestrującej powstanie z chwilą dokonania sprzedaży usług transportowych na rzecz pracowników Spółki, tj. w dniu pobrania częściowej odpłatności za wykonaną usługę.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za nieprawidłowe w zakresie ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej oraz prawidłowe w zakresie ewidencjonowania przy użyciu kasy rejestrującej łącznego obrotu z tytułu przewozów pracowniczych.

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

Art. 8 ust. 1 ustawy określa, iż przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (...).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na podstawie art. 111 ust. 1 ustawy, ustawodawca nałożył na podatników dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, obowiązek prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie z art. 111 ust. 7 pkt 3 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia może zwolnić na czas określony niektóre grupy podatników oraz niektóre czynności z obowiązku, o którym mowa w ust. 1, ze względu na rodzaj prowadzonej działalności lub wysokość obrotu.

Na mocy powyższej delegacji, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 19 grudnia 2008 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. u. z 2008 r. Nr 228, poz. 1510), zwanym dalej rozporządzeniem. Zwolnienie z obowiązku instalowania kas rejestrujących określone zostało w § 2 i § 3 rozporządzenia.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia, zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania:

1. do dnia 31 marca 2009 r. – podatników korzystających ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania do dnia 31 grudnia 2008 r. na podstawie § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2008 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. u. Nr 113, poz. 720), do których nie ma zastosowania zwolnienie określone w § 3 ust. 1 pkt 1;
2. do dnia 31 grudnia 2009 r. – sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

W załączniku do rozporządzenia, który stanowi wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania, w poz. 34 wskazano, że czynnością zwolnioną z tego obowiązku jest dostawa towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników oraz przez spółdzielnie mieszkaniowe na rzecz członków lub innych osób, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub które są właścicielami lokali położonych w budynkach administrowanych przez spółdzielnie mieszkaniowe, jak również przez wspólnoty mieszkaniowe na rzecz właścicieli lokali2).

– przy czym:

2Nie dotyczy podatników, którzy rozpoczęli ewidencjonowanie tych usług (sprzedaży towarów) przed dniem 1 stycznia 2009 r.

Jednakże, w sytuacjach określonych w § 4 rozporządzenia, bez względu na wysokość osiągniętych obrotów, zwolnień się nie stosuje. i tak, zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia, zwolnień z obowiązku ewidencjonowania, o których mowa w § 2 i 3, nie stosuje się bez względu na wysokość osiąganych obrotów przy świadczeniu usług przewozów regularnych i nieregularnych pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyjątkiem przewozów, o których mowa w poz. 6 i 7 załącznika do rozporządzenia.

W załączniku wskazano:

• w poz. 6 – przewozy miejskie rozkładowe pasażerskie, inne niż kolejowe, za które pobierane są ceny urzędowe ustalone przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny (symbol PKWiU ex 60.21.2),
• w poz. 7 – przewozy rozkładowe pasażerskie pozostałe, gdzie indziej niesklasyfikowane, za które pobierane są ceny urzędowe w wysokości ustalonej przez gminę (Radę m.st. Warszawy) lub związek komunalny (symbol PKWiU ex 60.21.42).
  
  

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywa od firm transportowych usługi przewozu osób. Fakt ten spowodowany jest obowiązującym w jednostce "Regulaminie wynagradzania pracowników", w którym zagwarantowano pracownikom dojazd do miejsca pracy. Odpłatność za świadczone usługi przewozu osób częściowo pokrywane są przez zakład pracy (45%), a częściowo przez pracowników (55%). Odpłatność pobierana jest bezpośrednio z należnych pracownikom wynagrodzeń, poprzez potrącenie w sporządzonych listach płac. Kwoty dokonanych obciążeń wykazywane są w sporządzonych przez Spółkę wewnętrznych fakturach VAT (w których jednocześnie naliczany jest podatek VAT należny), które ujmowane są w ewidencjach sprzedaży VAT oraz deklaracjach rozliczeniowych VAT-7.

W praktyce uznaje się za prawidłową sytuację, w której częściowe koszty niektórych usług, mogą być w ramach zawartych umów przenoszone na faktycznego odbiorcę tych usług. Jest to możliwe, gdy wynika to wprost z umowy zawartej między stronami, cena odsprzedawanej usługi nie zmienia się w stosunku do kosztów jej zakupu oraz podmiot, który dokonuje sprzedaży, występuje w imieniu własnym.

W myśl art. 30 ust. 3 ustawy, w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, podstawą opodatkowania jest kwota należna z tytułu świadczenia usług, pomniejszona o kwotę podatku.

Mając na uwadze powyższe przepisy należy stwierdzić, iż w przedstawionym stanie faktycznym Wnioskodawca jest uważany za podmiot dokonujący sprzedaży usług transportu osób (przewóz pracowników). Znajdzie więc zastosowane § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zgodnie z którym przedmiotowe usługi nie korzystają ze zwolnienia z obowiązku ich ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej. Zainteresowany ma więc obowiązek ewidencjonowania usług przewozów pracowniczych za pomocą kasy rejestrującej.

W powyższym zakresie stanowisko Wnioskodawcy uznano za nieprawidłowe.

Ponadto, w myśl z art. 111 ust. 9 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia:

1. szczegółowe kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące,
2. dane, które powinien zawierać wniosek producenta krajowego lub importera kas o wydanie potwierdzenia wymienionego w ust. 6b, jak również rodzaje dokumentów, w tym oświadczeń, oraz urządzeń, które mają być przedstawione wraz z wnioskiem,
3. warunki stosowania kas przez podatników,
4. warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas, mające znaczenie dla ewidencjonowania,
5. okres, na który wydawane jest potwierdzenie, o którym mowa w ust. 6b,
6. terminy oraz zakres obowiązkowych przeglądów, o których mowa w ust. 6

- uwzględniając potrzebę zabezpieczenia zaewidencjonowania danych, konieczność zapewnienia konsumentowi prawa do otrzymania dowodu nabycia towarów lub usług z uwidocznioną kwotą podatku oraz możliwości kontroli przez niego czynności dotyczących prawidłowego ewidencjonowania transakcji i wystawiania dowodu potwierdzającego jej wykonanie oraz optymalne dla danego typu obrotu rozwiązania techniczne konstrukcji kas.

Na mocy delegacji zawartej w powołanym przepisie, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunków ich stosowania (Dz. u. Nr 212, poz. 1338), zwane dalej rozporządzeniem, w którym określił kryteria i warunki techniczne, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące, oraz warunki ich stosowania przez podatników.

Stosownie do § 5 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia, paragon fiskalny drukowany przez kasę musi zawierać następujące informacje:

1. imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
2. numer identyfikacji podatkowej podatnika (NIP),
3. numer kolejny wydruku,
4. datę i czas (godzinę i minutę) sprzedaży,
5. nazwę towaru lub usługi i ewentualnie opis towaru, usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
6. cenę jednostkową towaru lub usługi,
7. ilość i wartość sprzedaży,
8. wartość sprzedaży i kwoty podatku według poszczególnych stawek podatku,
9. wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
10. łączną kwotę podatku,
11. łączną kwotę należności,
12. kolejny numer paragonu fiskalnego,
13. kolejny numer kasy i oznaczenie kasjera – przy więcej niż jednym stanowisku kasowym,
14. logo fiskalne, zgodnie z załącznikiem nr 2 do rozporządzenia, oraz numer unikatowy kasy,
15. oznaczenie waluty przynajmniej przy łącznej kwocie należności, o której mowa w lit. k), w której dokonywana jest rejestracja sprzedaży.

W myśl § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia, podatnicy, z zastrzeżeniem ust. 2, są obowiązani przy prowadzeniu ewidencji dokonywać ewidencji każdej sprzedaży oraz wydruku paragonu fiskalnego lub faktury VAT z każdej sprzedaży, jak również wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.

Zatem w oparciu o przedstawiony we wniosku stan faktyczny i przytoczone regulacje stwierdzić należy, iż każda sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (w niniejszej sprawie dotyczy to sprzedaży na rzecz pracowników Spółki) musi być zarejestrowana za pomocą kasy rejestrującej, poprzez wprowadzenie prawidłowych danych do kasy, wydruk paragonu i wydanie go nabywcy. Świadczenie usług przewozu pracowników do pracy, nawet jeżeli taki obowiązek Wnioskodawcy wynika z postanowień zawartych w "Regulaminie wynagradzania pracowników" nie może być traktowane jako jedna transakcja, gdyż podmiotem transakcji jest każdy pracownik Spółki z osobna i każdą taką sprzedaż należy traktować oddzielnie.

Z opisanego stanu faktycznego wynika, iż odpłatność pobierana jest bezpośrednio z należnych pracownikom wynagrodzeń, poprzez potrącenie w sporządzonych listach płac. Kwoty dokonanych obciążeń wykazywane są w sporządzonych przez Spółkę wewnętrznych fakturach VAT (w których jednocześnie naliczany jest podatek VAT należny), które ujmowane są w ewidencjach sprzedaży VAT oraz w deklaracjach rozliczeniowych VAT-7.

Przepisy prawa podatkowego nie określają momentu, w którym dana transakcja powinna być zarejestrowana za pomocą kasy rejestrującej. Ustawodawca określił natomiast moment powstania obowiązku podatkowego w podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, z zastrzeżeniem ust. 2-21, art. 14 ust. 6, art. 20 i art. 21 ust. 1.

W myśl art. 19 ust. 13 pkt 2 lit. a ustawy, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług transportu osób i ładunków kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

Oznacza to, że z tytułu wykonania ww. usług dla powstania obowiązku podatkowego znaczenie ma termin zapłaty, ale tylko wówczas, gdy kontrahent dokona płatności za wykonaną na jego rzecz usługę przed upływem 30 dni od dnia jej wykonania, gdyż 30. dnia obowiązek podatkowy powstaje niezależnie od tego, czy dokonano zapłaty.

Poza terminem zapłaty istotne jest także zidentyfikowanie momentu, w którym usługi zostały wykonane.

Biorąc powyższe przepisy pod uwagę, Wnioskodawca zobowiązany jest do zarejestrowania sprzedaży na kasie rejestrującej i wydania paragonu fiskalnego każdemu pracownikowi korzystającemu z przewozów pracowniczych w momencie powstania obowiązku podatkowego, czyli w momencie potrącenia należności poprzez listę płac, o ile czynność ta ma miejsce w terminie 30 dni od dnia wykonania usługi.

W związku z powyższym, Wnioskodawca zobowiązany jest do rejestrowania świadczonych usług transportu, osobno na rzecz każdego pracownika korzystającego z przewozów pracowniczych, za pomocą kasy rejestrującej i wydania oryginalnego paragonu fiskalnego nabywcy usługi – zgodnie z § 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia. Świadczenie usług powinno być zarejestrowane za pomocą kasy rejestrującej w momencie powstania obowiązku podatkowego.

W tym zakresie tut. Organ uznał stanowisko Spółki za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.