Pytanie:

Czy bilet miesięczny spełnia wymogi faktury i w pełni może ją zastąpić dla udokumentowania wydatków poniesionych na dojazdy do szkół?

Podatnik zwrócił się z zapytaniem "czy posiadany bilet miesięczny spełnia wymogi faktury i w pełni może ją zastąpić?".

Stan faktyczny.

W roku 2005 zgłaszają się uczniowie, którzy wykupili bilety miesięczne w 2004 r. na dojazdy do szkół. Teraz otrzymują stypendia wypłacane przez Starostwa Powiatowe. Do udokumentowania poniesionych wydatków na dojazdy przedstawiają bilety miesięczne, których samorządy nie honorują, a żądają faktur. Stanowisko pytającego jest następujące "organizacje samorządowe bądź też inne podmioty gospodarcze przyjmujące i rozpatrujące wnioski o pomoc finansową z tytułu dojazdu dzieci do szkół i innych placówek wychowawczych winny traktować przedstawione bilety miesięczne jako dokumenty zachowujące wszystkie wymogi określone w § 12 ust 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r., jakie powinna zawierać faktura. Wprawdzie druk biletu miesięcznego w nazwie nie zawiera określenia "faktura", ale spełnia jej wymogi.

Ocena prawna stanowiska wnioskodawcy

Całość spraw związaną z fakturami VAT regulują przepisy art. 106 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535) oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. (obecnie obowiązujące) (Dz. U. z 2005 r. Nr 95 poz. 789) w rozdziale 4 - szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres przechowywania. Natomiast jakie dokumenty winny być podstawą zwrotu poniesionych wydatków decyduje Rada Gminy w uchwalonym regulaminie. Rada Gminy uchwala regulamin udzielania pomocy materialnej i ma prawo określić zasady rozliczania udzielonych stypendiów. Ustawa o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572) nie doprecyzowała zasad udzielania stypendium szkolnego oraz sposobu jego ustalania. Pozostawiła to w gestii władz samorządowych.

Wspomniana ustawa w art. 90f stanowi, że Rada Gminy uchwala regulamin udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym dla uczniów zamieszkałych na terenie gminy, w którym w szczególności określa:

1. sposób ustalania wysokości stypendium szkolnego w zależności od sytuacji materialnej uczniów i ich rodzin oraz innych okoliczności, o których mowa w art. 90d ust. 1;
2. formy, w jakich udziela się stypendium szkolnego w zależności od potrzeb uczniów zamieszkałych na terenie gminy;
3. tryb i sposób udzielania stypendium szkolnego;
4. tryb i sposób udzielania zasiłku szkolnego w zależności od zdarzenia losowego.

Regulamin wypłat uchwalony przez samorządy nie powinien być sprzeczny z ustawą o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694), która w art. 21 ust 1 stanowi co powinien zawierać dowód księgowy tj.:

1. rodzaj dowodu i jego nr identyfikacyjny,
2. określenie stron (nazwy i adresy),
3. opis operacji i jej wartość,
4. datę dokonania operacji,
5. podpis wystawcy i osoby, której wydano,
6. stwierdzenie sprawdzenia dowodu.

Danych określonych w punkcie 5 i 6 można zaniechać, jeśli to wynika z odrębnych przepisów.

W związku z powyższym dla udokumentowania poniesionych wydatków na dojazdy do szkół wystarczającym jest miesięczny bilet autobusowy pod warunkiem, że w regulaminie wypłat stypendium rada samorządu nie postanowiła inaczej.