Istota interpretacji:

Czy faktury wystawione na rzecz kontrahentów w formie papierowej Wnioskodawca jest uprawniony przechowywać w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści – danych faktur, jakimi opatrzono oryginały faktur wysyłanych do kontrahentów?

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Wnioskodawca wystawia na rzecz swoich kontrahentów duże ilości faktur VAT dokumentujących sprzedaż. Faktury Spółka wystawia w formie papierowej. Kopie faktur przechowuje również w formie papierowej. Ze względu na dużą ilość faktur konieczność ich przechowywania i segregowania staje się uciążliwa. w celu zabezpieczenia elektronicznych danych tworzone są ich elektroniczne kopie zapasowe. Gwarantują one brak możliwości modyfikacji treści kopii i zapewniają ich integralność i autentyczność.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy faktury wystawione na rzecz kontrahentów w formie papierowej Wnioskodawca jest uprawniony przechowywać w formie elektronicznej, pod warunkiem zagwarantowania nienaruszalności treści – danych faktur, jakimi opatrzono oryginały faktur wysyłanych do kontrahentów...

Zdaniem Wnioskodawcy, dopuszczalne jest przechowywanie elektronicznej kopii faktur, które zostały do klienta przesłane w formie papierowej. Zainteresowany argumentuje to tym, że przepisy wykonawcze do ustawy o podatku od towarów i usług nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur.

Stosownie do art. 246 Dyrektywy 2006/112/WE przez cały okres przechowywania faktur należy zapewnić ich autentyczność, oraz uniemożliwienie zmiany danych.

W § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług użyto sformułowania "przechowuje się w oryginalnej postaci", nie zastrzegając, że chodzi o postać, w jakiej dokumenty zostały przesłane lub udostępnione. Przepis nie określa formy przechowywania faktur papierowa lub elektroniczna.

Stanowisko takie zajął również NSA w wyroku z dnia 3 listopada 2009 r., sygn. akt i FSK 1169/08 oraz WSA w wyroku z dnia 27 lipca 2010 r., sygn. akt i SA/Wr 592/10.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej ustawą, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy (...).

W myśl art. 106 ust. 8 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1. określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;
2. może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;
3. może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawiane przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

Na podstawie delegacji ustawowej zawartej w powołanym art. 106 ust. 8 ustawy, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwane dalej rozporządzeniem.

Na mocy § 4 ust. 1 rozporządzenia, zarejestrowani podatnicy jako podatnicy VAT czynni, posiadający numer identyfikacji podatkowej, wystawiają faktury oznaczone wyrazami "FAKTURA VAT".

W świetle § 19 ust. 1 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z powyższych przepisów wynika, iż faktury powinny być wystawiane w liczbie co najmniej dwóch egzemplarzy – dwie sztuki tego samego dokumentu, gdzie oryginał faktury i faktury korygującej otrzymuje nabywca, a kopia faktury i faktury korygującej – zatrzymuje sprzedawca.

Należy zauważyć, iż rozporządzeniem z dnia 9 grudnia 2010 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. u. Nr 244, poz. 1627) z dniem 1 stycznia 2011 r. m. in. zostały wprowadzone zmiany w § 21 i dodany został § 21a rozporządzenia.

Na podstawie § 21 ust. 1 rozporządzenia, podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak stanowi § 21 ust. 2 rozporządzenia, podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury (§ 21 ust. 3 rozporządzenia).

Zgodnie z brzmieniem § 21 ust. 4 rozporządzenia, integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na mocy § 21a rozporządzenia, faktury mogą być przechowywane w formie elektronicznej poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W oparciu o art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. u. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem, powyższe przepisy przewidują możliwości przechowywania m. in. kopii faktur sprzedaży wystawionych w formie papierowej, w innej postaci niż zostały wystawione, z możliwością ich wydruku dopiero w przypadku zaistniałej potrzeby.

Z informacji zawartych we wniosku wynika, iż Wnioskodawca wystawia na rzecz swoich kontrahentów duże ilości faktur VAT dokumentujących sprzedaż. Faktury Spółka wystawia w formie papierowej. Kopie faktur przechowuje również w formie papierowej. Ze względu na dużą ilość faktur konieczność ich przechowywania i segregowania staje się uciążliwa. w celu zabezpieczenia elektronicznych danych tworzone są ich elektroniczne kopie zapasowe. Gwarantują one brak możliwości modyfikacji treści kopii i zapewniają ich integralność i autentyczność.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż w przypadku gdy zarówno oryginał faktury, jak i jej kopię wystawiono w formie papierowej, to podatnik ma prawo do przechowywania kopii (kopie zapasowe) wystawianych faktur VAT w formie elektronicznej.

Reasumując, Wnioskodawca będzie uprawniony do przechowywania kopii faktur dokumentujących sprzedaż w postaci elektronicznej, jeśli oryginały tych faktur zostały wystawione kontrahentom w wersji papierowej, pod warunkiem spełnienia wymogów, o których mowa w § 21 ust. 2 rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. u. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.