Istota interpretacji:

Przesyłanie papierowych faktur do kontrahenta za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku PDF.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca prowadzi sprzedaż produktów normalizacyjnych. Rozliczenie z klientem odbywa się w oparciu o faktury VAT. Faktury są drukowane i przesyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Obecnie Wnioskodawca planuje przesyłanie swoim kontrahentom faktur w formacie PDF za pomocą poczty elektronicznej. Odbiorca faktury jak i wystawca, w myśl wyroku NSA (I FSK 1444/09) z dnia 20 maja 2010r., powinien tak wysłaną fakturę wydrukować i w formie papierowej przechowywać.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

Jakie szczegółowe zasady obowiązują przy dostarczaniu faktury za pomocą poczty elektronicznej...

1. Czy na wysłanie faktury pocztą elektroniczną należy posiadać zgodę kontrahenta...
2. Jeśli tak, to czy może być wyrażona poprzez zaznaczenie przez klienta odpowiedniego pola w interaktywnym formularzu zamówień, udostępnionym klientom na stronie www lub wpisana w rubryce "uwagi" w sklepie internetowym, poprzez który prowadzona jest sprzedaż...
3. Czy uzyskana w ten sposób zgoda (forma elektroniczna) może być tylko w tej formie przechowywana...
4. Czy można wysłać fakturę bez wcześniejszej zgody i tylko na wyraźne żądanie kontrahenta wystawić mu fakturę w formie papierowej...
5. Czy powinno się przechowywać e-mail zawierający fakturę...
6. Czy powinno się otrzymać potwierdzenie e-mailowe o odebraniu faktury...
7. Czy dowody tych zdarzeń powinny być przechowywane, czy wystarczy wewnętrzny rejestr zawierający tę informację...
8. Czy należy poinformować klienta (jednocześnie z wysłaniem faktury e-mailem), że powinien fakturę wydrukować...
9. Czy zasady te mogą obowiązywać również w odniesieniu do faktur korygujących...
   
   

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. Klienta należy uprzedzić o nowej formie przekazywania faktur (zgodnie z dobrym obyczajami), ale jego zgoda na formę przekazywania przesyłki nie powinna być wymagana, w szczególności, gdy dotyczy to transakcji przez Internet (e-sklep, wysyłanie produktu poczta e-mail).
2. Jeśli wymagana byłaby zgoda, wystarczałoby wypełnić odpowiednie miejsce e elektronicznym formularzu, przez który klient składa zamówienie.
3. Zgoda ta powinna być przechowywana w formie elektronicznej we właściwym systemie.
4. Jeśli transakcja odbywa się przez Internet (download lub wysyłanie produktu e-mail, tak się dzieje w przypadku sprzedaży norm), wtedy przesyłanie faktury powinno odbywać się także drogą elektroniczną bez specjalnej zgody ze strony klienta (konsekwencja działań).
5. Tylko informację, że faktura została wysłana np. przez oznaczenie daty wysłania w systemie sprzedaży.
6. Nie, jeśli klient nie otrzyma faktury, wtedy upomina się o nią.
7. Wystarczy wewnętrzny rejestr tych zdarzeń.
8. Z uwagi na dobrą współpracę można o tym powiadomić klienta, ale nie powinno to być obowiązkowe.
9. Zasady te powinny także obowiązywać w stosunku do faktur korygujących.
   
   

Stanowisko Wnioskodawcy w tej sprawie jest zgodne z wyrokiem NSA, który zakłada, że forma przesyłania faktury nie ma istotnego znaczenia oraz że faktura nieopatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym winna być wydrukowana i przechowywana w formie papierowej przez wystawcę oraz przez odbiorcę. Wątpliwości Wnioskodawcy budzą wymienione wyżej szczegóły przeprowadzenia tej operacji.

Warto dodać, że przesyłanie faktury pocztą e-mail skraca termin jej dostarczenia, obniża koszty, jest zgodne z polityką informatyzacji P..

Przekazywanie faktur pocztą tradycyjną jest szczególnie niewygodne (a także anachroniczne) w odniesieniu do produktów, które przesyła się lub pobierane są poprzez Internet (poczta e-mali. e-sklep).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), zwanej dalej "ustawą o VAT" podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. Ponadto w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT zawarto delegację dla Ministra Finansów do określenia zasad wystawiania i przechowywania faktur.

Minister Finansów wykonując wskazaną delegację, wydał rozporządzenie z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337 ze zm.), zwanego dalej "rozporządzeniem". Zgodnie z dyspozycją zawartą w § 19 rozporządzenia, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej – wyraz "KOPIA".

Z ww. przepisów wynika, iż podatnicy winni wystawiać faktury, dokumentujące czynności opodatkowane, o ile takie wykonują. W aspekcie rozpatrywanej sprawy istotne jest rozstrzygnięcie co należy rozumieć pod pojęciem "wystawić". Zgodnie z Słownikiem Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 1994r.) przez słowo wystawić należy rozumieć: wypisać, wypełnić, wydać, np. wystawić czek, rachunek dokument.

A zatem pojęcie "wystawiać" oznacza sporządzenie dokumentu, w tym przypadku faktury, na użytek kontrahenta - odbiorcy towaru lub usługi, oraz wręczenie (doręczenie) przedmiotowej faktury kontrahentowi. Sporządzenie takiej faktury polega na ujęciu w dokumencie o tej nazwie, niezbędnych danych.

Co prawda, zarówno ustawa o VAT jak i ww. rozporządzenie, nie określa wprost formy w jakiej faktura ma być wystawiona (papierowej czy elektronicznej). Jednakże takie określenie znajduje się w Dyrektywie 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. U. UE L Nr 347 str. 1 ze zm.), zwaną dalej "Dyrektywą".

Zgodnie z art. 218 Dyrektywy do celów niniejszej dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale.

W myśl art. 232 Dyrektywy faktury wystawione zgodnie z ww. przepisem mogą zostać przesłane w formie papierowej lub, z zastrzeżeniem akceptacji odbiorcy, mogą zostać przesłane lub udostępnione drogą elektroniczną.

Stosownie do art. 233 ust. 1 Dyrektywy państwa członkowskie akceptują faktury przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną, pod warunkiem że autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści zagwarantowano przy użyciu jednej z następujących metod:

1. za pomocą zaawansowanego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 pkt 2) dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 1999/93/WE z dnia 13 grudnia 1999r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych;
2. za pomocą elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z definicją zawartą w art. 2 zalecenia Komisji 1994/820/WE z dnia 19 października 1994r. dotyczącego aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych, w przypadku gdy porozumienie dotyczące takiej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia i integralność danych.
   
   

Faktury mogą być jednak przesyłane lub udostępniane drogą elektroniczną przy zastosowaniu innych metod, z zastrzeżeniem ich akceptacji przez zainteresowane państwo lub państwa członkowskie.

Z przytoczonych przepisów jednoznacznie wynika, iż faktura może być wystawiona i przesłana jedynie w formie papierowej - czyli wystawca faktury winien sporządzić ją w formie papierowej i w takiej też formie dostarczyć ją kontrahentowi – oraz w formie elektronicznej, lecz jedynie przy zachowaniu ww. metod, gdyż przepisy krajowe nie przewidują innego sposobu wystawiania oraz przesyłania faktur.

Wyjątkiem od zasady wystawiania faktur w formie papierowej są faktury wystawiane w formie elektronicznej, co zostało uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), zwanego dalej "rozporządzeniem o fakturach elektronicznych". Ze względu na fakt, że zapytanie Wnioskodawcy nie dotyczy tego rodzaju faktur w niniejszej interpretacji nie została dokonana szczegółowa interpretacja przepisów zawartych w ww. rozporządzeniu lecz tutejszy Organ chciałby zwrócić uwagę na niektóre regulacje zawarte w ww. rozporządzeniu. I tak zgodnie z § 4 faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
   
   

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż produktów normalizacyjnych. Rozliczenie z klientem odbywa się w oparciu o faktury VAT. Faktury są drukowane i przesyłane za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Obecnie Wnioskodawca planuje przesyłanie swoim kontrahentom faktur w formacie PDF za pomocą poczty elektronicznej. Odbiorca faktury jak i wystawca, w myśl wyroku NSA (I FSK 1444/09) z dnia 20 maja 2010r., powinien tak wysłaną fakturę wydrukować i w formie papierowej przechowywać.

Biorąc pod uwagę opisane powyżej zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego tut. Organ podatkowy stwierdza, iż stanowisko Wnioskodawcy jest nieprawidłowe. Kluczową rolę w rozwiązaniu wskazanego we wniosku problemu odgrywa norma prawna wyrażona w przepisie art. 106 ust. 1 ustawy o VAT oraz § 19 rozporządzenia. Z treści tych przepisów wynika, iż podatnicy VAT czynni są obowiązani wystawiać faktury dokumentujące dokonanie sprzedaży towarów lub usług. Faktury te są wystawiane w dwóch egzemplarzach, przy czym sprzedawca zachowuje kopie faktury, a nabywca otrzymuje oryginał. Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca prowadzi sprzedaż produktów normalizacyjnych. Sprzedaż ta odbywa się za pomocą faktur VAT, przy czym z wniosku nie wynika, ażeby Wnioskodawca wystawiał swoim klientom faktury opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym uregulowanym w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Zamierza jedynie przesyłać faktury swoim kontrahentom za pomocą e-maila (poczty elektronicznej), które wystawił w formie papierowej. Do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego Wnioskodawca wystosował dziewięć pytań, które w swej treści odnoszą się do regulacji przedstawionych w rozporządzeniu o fakturach elektronicznych. Zatem tut. Organ podatkowy jest zdania, iż Wnioskodawca nie jest uprawniony stosować w stosunku do wystawianych przez siebie faktur zasad obowiązujących na tle przepisów rozporządzenia o fakturach elektronicznych, bowiem faktury te nie spełniają wymogów przewidzianych w tym rozporządzeniu, m.in. nie są opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym. Przepis § 19 ust. 1 jasno stanowi, że jeżeli faktura została wystawiona w formie papierowej (niebedąca fakturą elektroniczną z kwalifikowanym podpisem elektronicznym) to musi ona być przesłana do kontrahenta w takiej samej formie. Ustawodawca w żadnym przepisie wyżej cytowanego rozporządzenia, jak też w żadnym innym akcie prawnym nie dopuścił możliwości przesyłania faktur papierowych pocztą e-mail w formie pliku PDF.

Reasumując faktura, która została wystawiona przez Wnioskodawcę w formie papierowej, a która została wysłana do kontrahenta pocztą e-mail w formie pliku PDF nie stanowi faktury, o której mowa w art. 106 ust. 1 ustawy o VAT, tym samym tak wystawione faktury nie są uznane na gruncie ustawy o VAT za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego. Skoro zaś nie zostały wprowadzone, nie mogą korzystać z ochrony prawnej.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy w odniesieniu do tak przedstawionego zdarzenia przyszłego należało uznać za nieprawidłowe.

Końcowo tut. Organ podatkowy nadmienia, iż przepisy powołanego powyżej rozporządzenia nie regulują kwestii wystawiania faktur w formie papierowej i przesyłania ich kontrahentom za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku PDF. Zatem Wnioskodawca może, po wypełnieniu wymogów przewidzianych w przepisach ustawy o VAT oraz rozporządzenia (tj. wystawieniu faktury w formie papierowej i przesłania jej do nabywcy w takiej samej formie), stosować rozwiązanie opisane we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej (przesyłanie faktur kontrahentom za pomocą poczty elektronicznej w formie pliku PDF) z zastosowaniem zasad przedstawionych w zadanych pytaniach.

Ponadto, odnosząc się do przedstawionego we wniosku wyroku NSA (I FSK 1444/09) z dnia 20 maja 2010r. należy wyjaśnić, iż jest ono rozstrzygnięciem w konkretnej sprawie o indywidualnym charakterze i tylko do niej się zawęża, jednakże jakkolwiek orzeczenia sądowe wiążą organ podatkowy tylko w tej sprawie w której zapadły, to przytoczony przez Spółkę wyrok został potraktowany jako element prawnej argumentacji Strony. Wyjaśnić jednak należy, że wyrok ten dotyczy odmiennej sytuacji niż przedstawiona we wniosku, a mianowicie sytuacji, w której sprzedawca sporządza i przekazuje w formie elektronicznej faktury (inne niż zabezpieczone podpisem elektronicznym).

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację, w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.