W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka zajmuje się produkcją i dystrybucją lodów pod rozpoznawalnymi markami. W Polsce Spółka produkuje oferowane wyroby.

Spółka rozważa wdrożenie odpowiedniego systemu komputerowego umożliwiającego fakturowanie poprzez wymianę danych elektronicznych w systemach E... W planowanym rozwiązaniu wymiana danych między Spółką oraz jej kontrahentami ma następować przy użyciu wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego, którego obowiązkiem będzie zapewnienie właściwego zabezpieczenia całego systemu E...

Założeniem systemu E.. oferowanego przez dostawcę usług informatycznych jest korzystanie z wydzielonej sieci usługodawcy informatycznego (pośrednika), którego obowiązkiem jest zapewnienie właściwego zabezpieczenia całego systemu E.... Celem świadczenia usługodawcy jest umożliwienie bezpiecznego przesyłania danych pomiędzy kontrahentami oraz umożliwienie przetwarzania tych danych przez system obu kontrahentów. W konsekwencji, system Spółki (jako wystawcy e-faktur) archiwizuje dla celów podatkowych komunikaty E.. (e-faktury) w formacie, w jakim faktura została wysłana do klienta, zaś w przypadku faktur otrzymanych od dostawców w formacie, na który komunikat został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych. Celem konwersji przeprowadzanej przez dostawcę rozwiązań informatycznych jest umożliwienie przetworzenia e-faktury przez system finansowo-księgowy odbiorcy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w przypadku faktur otrzymanych od dostawców zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, Spółka uprawniona jest do archiwizacji dokumentów w formacie, na który komunikat E... został przekonwertowany przez dostawcę usług informatycznych (tzn. nie jest konieczna dodatkowa archiwizacja w formacie, w jakim komunikat został przesłany przez wystawcę faktur)?

Zdaniem Spółki zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Spółka pragnie w tym miejscu zwrócić uwagę, że E... został wymieniony w Zaleceniach Komisji Europejskiej jako standard używany do przesyłania faktur elektronicznych. Natomiast do istotnych cech standardu E... należy to, iż nie zapewnia on standardowej wizualizacji (tj. podobnej do wizualizacji w przypadku faktur papierowych) oraz wydruku faktury elektronicznej. Standard E... służy bowiem tylko do zapisywania danych według określonego, uproszczonego schematu. Konsekwentnie, zapewnienie czytelności faktur elektronicznych może wymagać zmiany formatu, w jakim są one przesyłane, na format gwarantujący wizualizację danych zawartych na takiej fakturze. W konsekwencji powstaje pozorna sprzeczność wynikająca z przepisów prawa (między zachowaniem formatu, w którym e-faktura została wysłana, a koniecznością jej czytelnej wizualizacji i wydruku). Zdaniem Spółki w tej sytuacji należy przyjąć, iż z punktu widzenia celowościowej interpretacji przepisów podatkowych najistotniejsze jest zapewnienie czytelności i możliwości wydrukowania e-faktury (z punktu widzenia możliwości prowadzenia kontroli).

Zdaniem Spółki powyższy sposób jest słuszny tylko w sytuacji, kiedy system E... gwarantuje integralność treści oraz autentyczność pochodzenia e-faktury. W przypadku Spółki, system E..., który Spółka zamierza wdrożyć wymagania te spełnia.

Dodatkowo, Spółka pragnie zaznaczyć, że zmiana formatu komunikatu stworzonego w standardzie E.. jest w rzeczywistości tylko zmianą rodzaju pliku, w którym jest on przechowywany. W konsekwencji, wspomniany przepis rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych należy interpretować w ten sposób, że wystawca/odbiorca e-faktury ma prawo wyboru formatu, w którym przechowywana będzie określona faktura, pod warunkiem, że sam format, jak również procedury dotyczące zamiany formatu, w którym e-faktura została wysłana/otrzymana, na format służący do jej archiwizacji czy też wizualizacji zapewniają autentyczność pochodzenia tej faktury oraz integralność jej treści.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Zasady wystawiania, przesyłania oraz przechowywania faktur przesyłanych drogą elektroniczną uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) zwane dalej rozporządzeniem w sprawie faktur elektronicznych.

Przede wszystkim, zgodnie z § 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, po uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury. Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur występujących w obrocie elektronicznym muszą być zagwarantowane albo bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym z pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub też poprzez wymianę danych elektronicznych (E..) jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W celu zapewnienia organom podatkowym i organom kontroli skarbowej dostępu do archiwum faktur wysyłanych i otrzymywanych elektronicznie, faktury te winny być przechowywane w formie elektronicznej z dostępem on-line do archiwum faktur elektronicznych, gdyż wyłącznie w taki sposób można uzyskać natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem - w myśl § 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych - technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Zgodnie z treścią zawartą w § 6 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych, dostęp do tych faktur musi umożliwiać uprawnionym organom ich czytelny wydruk oraz zapewniać możliwość udokumentowania ich poboru.

Stosownie do § 6 ust. 5 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Czytelność faktur elektronicznych jest zapewniona w sytuacji kiedy faktury wystawione i przechowywane w określonym pliku będą dostępne oraz możliwy będzie ich odczyt przez cały okres przechowywania, tj. do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (§ 23 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95 poz. 798)).

Przepisy rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych nie narzucają w sposób sztywny wymagań co do stosowania konkretnego formatu, w którym faktury elektroniczne mają być wystawiane, wysyłane oraz przechowywane. Jednakże jeżeli już zostały wysłane w określonym formacie to format ten musi być zachowany przy ich przechowywaniu.

Przepisy rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych wyraźnie wskazują sposób przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej zarówno przez wystawcę jak również przez odbiorcę tych faktur. A mianowicie faktury te mają być przechowywane:

• w formacie, w którym zostały przesłane,

• w sposób gwarantujący autentyczność i integralność ich treści,

• czytelność przez cały okres ich przechowywania.
  
  

Są to warunki, które równorzędnie muszą być spełnione w okresie przechowywania faktur elektronicznych i nie można pominąć żadnego z nich. Pytanie Wnioskodawcy dotyczy jednego z w/w warunków, tj. formatu przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej. Z treści wniosku wynika, że Spółka w celu archiwizacji oraz wizualizacji zamierza zmienić format wysłanej lub otrzymanej e-faktury w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia oraz integralność treści tej faktury.

Jak wynika z treści przepisów rozporządzenia regulującego wystawianie, przesyłanie oraz przechowywanie faktur elektronicznych wystawca/odbiorca faktury wystawionej w formie elektronicznej ma prawo wyboru formatu, w którym faktura ta będzie przechowywana, pod warunkiem, że sam format, w którym faktura ta została wysłana/otrzymana służący do jej archiwizacji czy też wizualizacji zapewniają autentyczność pochodzenia tej faktury oraz integralność jej treści. Jednak format, który został wybrany przy wysłaniu faktury elektronicznej, obowiązuje również podczas jej przechowywania zarówno przez wystawcę jak i odbiorcę i nie może być zmieniony.

Analiza powołanych wyżej przepisów prawa podatkowego w odniesieniu do przedstawionego zdarzenia przyszłego wskazuje, iż faktury otrzymane i przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane w tej formie przez ich wystawcę oraz odbiorcę, w formacie, w którym zostały wysłane. Zatem, Spółka nie może podczas archiwizacji zmienić formatu przesłanych lub otrzymanych w formie elektronicznej faktur.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.