Pytanie:

1) Czy wymienione faktury zostały wystawione prawidłowo? 2) Czy fakturę zaliczkową można rozliczać częściowo w kolejnych wystawianych fakturach, jeśli tak to jak prawidłowo ją rozliczyć? 3) Czy w związku z tym, że program komputerowy przewiduje, że do jednej faktury zaliczkowej może być wystawiona tylko jedna faktura rozliczeniowa należy uznać go za prawidóowy i zgodny z obowiązującymi przepisami?

Naczelnik tutejszego Urzędu Skarbowego, w wyniku analizy powyższego zagadnienia potwierdza stanowisko Strony zawarte w pkt III pisma.W myśl § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług ( Dz.U.Nr 95, poz.798, ze zmianami ) fakturę końcową stanowiącą rozliczenie pobranych i zafakturowanych zaliczek wystawia się wówczas, gdy cena towaru czy usługi jest wyższa od kwot dotychczas pobranych zaliczek. Należy ją wystawić w terminie określonym w § 13 wymienionego rozporządzenia Ministra Finansów. Jeżeli natomiast kwoty pobranych zaliczek odpowiadają cenie towaru czy usługi nie należy wystawiać faktury końcowej ( §14 ust. 5 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów ). Jeżeli natomiast pobrana zaliczka przewyższa wartość dostawy towarów ( ceny usługi ) dokumentem wystarczającym będzie faktura korygująca kwotę pobranej zaliczki, wystawiona zgodnie z § 16 ust.3 pkt 2 rozporządzenia. Jednakże wystawienie tej faktury winno być poprzedzone zwrotem nabywcy zaliczki w całości, w jakiej przekracza ona uzgodnioną cenę. Wystawienie faktury korygującej przed datą zwrotu zaliczki oznacza, że dokument ten w dacie wystawienia nie odzwierciedla opisanego zdarzenia, co czyni go wadliwym.
Reasumując: jeżeli w wyniku rozliczenia końcowego okaże się, że kwota pobranych zaliczek przewyższa cenę usługi, zaliczka w kwocie nienależnej wina być zwrócona nabywcy usługi a następnie czynność ta winna być udokumentowana fakturą korygującą.Wprawdzie stanowisko wyrażone w zapytaniu odnoszące się do ogólnych zasad rozliczania zaliczek uznać można za prawidłowe, to jednak sposób postępowania przez Spółkę w opisanym stanie faktycznym nie jest w pełni zgodny z przepisami podatkowymi.
Po pierwsze, jeżeli kwota otrzymanych zaliczek odpowiada wartości dostawy towarów nie ma potrzeby wystawiania faktur korygujących na otrzymane zaliczki i wystawiania nowych faktur dokumentujących ww transakcje, gdyż obowiązek podatkowy w tym przypadku powiązany został z momentem otrzymania zaliczki a nie wydania towaru.

Jeżeli Spółka otrzymywała zaliczki w ratach, winna zastosować się do regulacji wynikającej z przepisu § 14, pkt 2, oraz ust.3 pkt 3 powołanego rozporządzenia Ministra Finansów, a więc w każdej kolejnej fakturze zaliczkowej podać w ujęciu narastającym kwotę uprzednio pobranych zaliczek na poczet dostawy powołując poprzednie faktury. Fakt nie dysponowania stosownym programem księgowym dla tych celów nie może stanowić uzasadnienia do wystawiania faktur niezgodnie z powołanymi przepisami.W świetle powyższych ustaleń Naczelnik tutejszego Urzędu postanowienia.