Istota interpretacji:

Dopuszczalne jest powierzenie archiwum, w którym będą przechowywane faktury wystawione w formie elektronicznej zewnętrznemu podmiotowi , o ile podmiot ten jest wyspecjalizowaną i uprawnioną jednostką do świadczenia tego typu usług oraz pod warunkiem spełnienia przez firmę świadczącą usługi archiwizacji faktur wystawianych w formie elektronicznej w zakresie ich przechowywania warunków, o których mowa w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług telekomunikacyjnych w zakresie telefonii komórkowej jako operator "X", występując w obrocie gospodarczym pod marką handlową "A", "B", "C"...

W związku z prowadzoną działalnością Spółka co miesiąc wystawia i wysyła swoim klientom kilka milionów faktur VAT. Spółka rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur do klientów, zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz. U. Nr 133, poz. 1119 (zwane dalej "Rozporządzeniem").

Faktury VAT będą przesyłane klientom, którzy wyrażą na to zgodę w formie przewidzianej przepisami, za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniane na wydzielonym serwerze (dostępne po zalogowaniu się przez klienta). Autentyczność pochodzenia faktury VAT i integralność ich treści byłaby zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne będą docierać do adresata w stanie nienaruszonym, a ewentualna zmiana w ich treści będzie sygnalizowana przez oprogramowanie odbiorcy. W tym celu Spółka zakupi stosowne oprogramowanie, umożliwiające składanie podpisu elektronicznego oraz kwalifikowany certyfikat uprawniający do jego wykorzystywania. W świetle aktualnej praktyki rynkowej licencja na używanie podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem udzielana jest najczęściej na dwa lata. Po tym okresie Spółka może wznowić licencję lub wykupić kwalifikowany certyfikat u innego dostawcy.

Jednocześnie Spółka przygotowuje się do odbierania faktur VAT w wersji elektronicznej wystawianych przez jej kontrahentów. Jednak ze względu na złożoność techniczną procesu i ogromną liczbę faktur (zarówno wystawianych przez Spółkę jak i otrzymywanych) gotowość do przyjmowania faktur elektronicznych może nie zbiec się w czasie z gotowością do wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy archiwum, w którym przechowywane będą faktury w wersji elektronicznej (zarówno wystawione jak i otrzymane) musi być prowadzone bezpośrednio przez Spółkę, czy można powierzyć obsługę "e - archiwum" zewnętrznemu podmiotowi na podstawie zawartej umowy o świadczenie usługi...

Zdaniem Wnioskodawcy archiwum, w którym przechowywane będą w wersji elektronicznej (zarówno wystawione jak i otrzymane), nie musi być prowadzone bezpośrednio przez Spółkę, można powierzyć obsługę "e-archiwum" zewnętrznemu podmiotowi na podstawie zawartej umowy o świadczenie usługi. Przepis punktu 1 i 2 § 6 Rozporządzenia jasno wskazuje, że faktury wystawiane w formie elektronicznej mogą być przechowywane na terytorium kraju (Polski) lub na terytorium krajów członkowskich Unii Europejskiej (ale w tym drugim przypadku podatnik ma obowiązek poinformowania organów skarbowych o miejscu ich przechowywania). Przepisy nie wykluczają możliwości utworzenia i prowadzenia archiwum e - faktur poza siedzibą Spółki (wystawcy/odbiorcy faktury). Regulacje te są zbieżne z przepisami ustawy o rachunkowości, w zakresie miejsca prowadzenia ksiąg i przechowywania dokumentów. Zgodnie bowiem z art. 11 ustawy o rachunkowości (DZ. U. z 2002 r. NR 76, poz. 694 ze zm.) księgi rachunkowe co do zasady prowadzi się w siedzibie jednostki. Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczpospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki, jeśli są prowadzone przy pomocy komputera oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej uprawnionej do świadczenia takich usług. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki, kierownik jednostki obowiązany jest:

• powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu),

• zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki.
  
  

Przepisy § 6 ust. 5 Rozporządzenia określają jedynie formę i format faktur jaki powinien być zachowany podczas archiwizowania e - faktur, a nie samo miejsce zlokalizowania archiwum.

Sformułowanie "faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę" należy czytać w powiązaniu z wcześniejszymi przepisami tego paragrafu.

Przepis ten nie wyklucza możliwości zlecenia zewnętrznemu podmiotowi świadczenia na rzecz Spółki usługi elektronicznego archiwum.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie natomiast do § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl § 6 ust. 1 rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Stosownie natomiast do § 6 ust. 2 rozporządzenia, wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z § 6 ust. 4 rozporządzenia, zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

W myśl natomiast § 6 ust. 5 rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż obowiązek przechowywania faktur elektronicznych, w myśl § 6 ust. 5, spoczywa zarówno na ich wystawcy, jak i na odbiorcy. Zgodnie z tym zapisem, faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej oraz w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Mogą one być przechowywane również na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu, niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). W tym przypadku również musi być spełniony warunek umożliwiający organom podatkowym i skarbowym dostęp do tych faktur. Należy zauważyć, że zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa wyżej, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (ust. 4).

Zatem, miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie z 14 lipca 2005 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące "zwykłych" faktur VAT, stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), w § 23 ust. 1 precyzuje, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowym wymogiem stawianym w § 23 ust. 2 rozporządzenia z 25 maja 2005 r. jest, aby wymienione w ust. 1 dokumenty przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z przedstawionego przez Podatnika zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca zamierza zlecić podmiotowi trzeciemu na podstawie zawartej umowy o świadczenie usługi archiwizowanie faktur wystawianych drogą elektroniczną, które będą przechowywane na terytorium kraju.

Mając na uwadze powyższe, dopuszczalne jest powierzenie archiwum, w którym będą przechowywane faktury wystawione w formie elektronicznej zewnętrznemu podmiotowi , o ile podmiot ten jest wyspecjalizowaną i uprawnioną jednostką do świadczenia tego typu usług oraz pod warunkiem spełnienia przez firmę świadczącą usługi archiwizacji faktur wystawianych w formie elektronicznej w zakresie ich przechowywania warunków, o których mowa w § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r., tj. zapewnienia Spółce przechowywania ww. faktur:

• w formie elektronicznej,
• w formacie, w którym zostały przesłane,
• w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia,
• w sposób gwarantujący integralność ich treści,
• w sposób gwarantujący czytelność przez cały okres ich przechowywania,
• w sposób umożliwiający na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do przechowywanych faktur.
  
  

Jednocześnie zaznaczyć należy, iż przepis § 6 ust. 4 w tym wypadku nie będzie miał zastosowania, ponieważ ww. faktury będą przechowywane poza siedzibą Spółki lecz na terytorium kraju.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock