Istota interpretacji:

Czy fakt uzyskania zgody kontrahenta na przesyłanie mu faktur w wersji elektronicznej zobowiązuje Wnioskodawcę do odbierania przez nią faktur w takiej samej formie od tego kontrahenta?

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług telekomunikacyjnych w zakresie telefonii komórkowej jako operator sieci "X", występując w obrocie gospodarczym pod marką handlową "A", "B", "C"….

W związku z prowadzoną działalnością Spółka co miesiąc wystawia i wysyła swoim klientom kilka milionów faktur VAT. Spółka rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur do klientów, zgodnie z wymogami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur - Dz. U. Nr 133, poz. 1119 (zwane dalej "Rozporządzeniem").

Faktury VAT będą przesyłane klientom, którzy wyrażą na to zgodę w formie przewidzianej przepisami, za pomocą poczty elektronicznej lub udostępniane na wydzielonym serwerze (dostępne po zalogowaniu się przez klienta). Autentyczność pochodzenia faktury VAT i integralność ich treści byłaby zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne będą docierać do adresata w stanie nienaruszonym, a ewentualna zmiana w ich treści będzie sygnalizowana przez oprogramowanie odbiorcy. W tym celu Spółka zakupi stosowne oprogramowanie, umożliwiające składanie podpisu elektronicznego oraz kwalifikowany certyfikat uprawniający do jego wykorzystywania. W świetle aktualnej praktyki rynkowej licencja na używanie podpisu elektronicznego weryfikowanego kwalifikowanym certyfikatem udzielana jest najczęściej na dwa lata. Po tym okresie Spółka może wznowić licencję lub wykupić kwalifikowany certyfikat u innego dostawcy.

Jednocześnie Spółka przygotowuje się do odbierania faktur VAT w wersji elektronicznej wystawianych przez jej kontrahentów. Jednak ze względu na złożoność techniczna procesu i ogromną liczbę faktur (zarówno wystawianych przez Spółkę jak i otrzymywanych) gotowość do przyjmowania faktur elektronicznych może nie zbiec się w czasie z gotowością do wystawiania i wysyłania faktur elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy fakt uzyskania zgody kontrahenta na przesyłanie mu faktur w wersji elektronicznej zobowiązuje Spółkę do odbierania przez nią faktur w takiej samej formie od tego kontrahenta...

Zdaniem Wnioskodawcy fakt uzyskania zgody kontrahenta na przesyłanie mu faktur w wersji elektronicznej nie zobowiązuje Spółki do odbierania przez nią faktur w takiej samej formie od tego kontrahenta.

Żaden z przepisów rozporządzenia nie nakłada na strony obowiązku działań wzajemnych, tzn. jeżeli kontrahent zgodzi się na przyjmowanie faktur w formie elektronicznej, to nie oznacza, że sam ma również obowiązek wystawiania faktur w tej formie.

Za taką interpretacją przemawia także konieczność pogodzenia regulacji prawnej z rzeczywistością gospodarczą. Przedsiębiorcy podatnicy VAT dysponują różnymi systemami finansowo - księgowymi, w związku z powyższym, w wielu przypadkach uruchomienia dwustronnej elektronicznej wymiany wszystkich faktur, może być procesem niezwykle złożonym a przez to kosztownym. Po drugie opierając się na przykładzie spółki jako operatora telekomunikacyjnego, znacząca ilość klientów to osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i niemające statusu podatnika VAT. Tu wzajemna wymiana faktur nigdy nie wystąpi.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz. 1119), zwanego dalej rozporządzeniem, Faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

W myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia akceptacja może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku akceptacji w formie elektronicznej przepisy § 4 stosuje się odpowiednio.

Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej nie wcześniej niż od dnia następującego po dniu, w którym odbiorca faktury dokonał akceptacji.

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do wystawiania i przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od następnego dnia po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o wycofaniu akceptacji (§ 3 ust. 4 rozporządzenia).

Zgodnie z do § 4 rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Z przedstawionego przez Podatnika zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca rozważa możliwość wprowadzenia elektronicznego wystawiania i przesyłania faktur do klientów, autentyczność pochodzenia faktur i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Znacząca ilość klientów stanowią osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej i niemające statusu podatnika VAT gdzie wzajemna wymiana faktur nigdy nie wystąpi.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz okoliczności przedstawione we wniosku stwierdzić należy, iż możliwość wystawiania faktur w formie elektronicznej uwarunkowana jest akceptacją tej formy przez odbiorcę faktury (§ 3 ust. 1 rozporządzenia). Zatem uzyskanie zgody kontrahenta na przesyłanie mu faktur w wersji elektronicznej, których autentyczność pochodzenia i integralność ich treści będzie zagwarantowana bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym, nie zobowiązuje "automatycznie" Spółki do odbierania przez nią faktur w takiej samej formie od tego kontrahenta. Spółka (odbiorca faktur) musiałaby również dokonać akceptacji tej formy w sposób określony w § 3 ust. 2 rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock