Pytanie:

Czy scan faktury korygującej wysłany drogą elektroniczną za potwierdzeniem jego odbioru (na adres poczty e-mailowej, wskazanej przez lekarza) stanowi podstawę do tego, aby uznać, że dokument ten został doręczony bezpośrednio do adresata, co tym samym umożliwi Spółce zachowanie prawidłowości w terminowości odliczenia podatku VAT.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Spółka prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży lekarzom stomatologom artykułów stomatologicznych. W związku ze specyfiką branży Spółka otrzymuje dużą ilość zwrotów towaru i w związku z tym wystawiana jest duża ilość faktur korygujących. Dokumenty te wielokrotnie wysyłane przez Spółkę pocztą do lekarzy wracały podpisane z dużym opóźnieniem, co powodowało z kolei opóźnienie stosownego odliczenia podatku VAT. Z uwagi na to, iż Spółka postanowiła ulepszyć system obiegu faktur korygujących zdecydowała się na wysyłkę tych faktur pocztą poleconą za potwierdzeniem odbioru. Koszt takiego listu wynosi 5 zł a w przypadku gdy lekarz nie odbierze listu (czasem nawet po dwukrotnym awizowaniu) koszty te automatycznie sie podwajają.

Spółka zwróciła się z zapytaniem czy w świetle powyżej opisanego stanu faktycznego scan faktury korygującej wysłany drogą elektroniczną za potwierdzeniem jego odbioru (na adres poczty e-mailowej, wskazanej przez lekarza) stanowi podstawę do tego, aby uznać, że dokument ten został doręczony bezpośrednio do adresata, co tym samym umożliwi Spółce zachowanie prawidłowości w terminowości odliczenia podatku VAT.

Zdaniem Spółki odpowiedź na postawione pytanie powinna być twierdząca, co oznacza, że po przesłaniu scanu faktury korygującej na adres poczty elektronicznej, wystąpi uprawnienie do obniżenia kwoty podatku należnego przez Spółkę.

W związku z przedstawionym stanem faktycznym Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa Praga stwierdza, że stanowisko podatnika w tej sprawie jest nieprawidłowe i jednocześnie wyjaśnia:

Z godnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4, i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16. W przepisie tym ustawodawca zawarł ogólne obowiązki dotyczące podatników podatku od towarów i usług w zakresie dokumentowania zawieranych transakcji fakturami VAT, natomiast szczegółowe zasady wystawienia faktur, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania, określił Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 789 ze zm.).

W myśl § 16 ust. 4 cytowanego wyżej rozporządzenia, sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę; nie dotyczy to eksportu towarów, przypadków określonych w § 11 ust. 2 pkt 3, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru faktury stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy - w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy.

Z treści powołanego wyżej przepisu wynika, iż w przypadku wystawienia przez sprzedawcę faktury korygującej, jest on bezwzględnie obowiązany do otrzymania potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę towarów i usług - adresata faktury korygującej.

Natomiast zgodnie z § 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane: 1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub 2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

§ 2 powyższego rozporządzenia stanowi, iż faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

W świetle przytoczonych powyżej przepisów, odnosząc się do stanu faktycznego przedstawionego w przedmiotowym wniosku, Naczelnik Urzędu Skarbowego Warszawa Praga stwierdza, iż wysłanie pocztą elektroniczną na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę scanu faktury korygującej nie stanowi potwierdzenia odbioru faktury korygującej i tym samym nie stanowi podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego przez Spółkę. Potwierdzeniem tym może być zwrotne potwierdzenie odbioru faktury korygującej, pisemne potwierdzenie otrzymania faktury korygującej lub inna dopuszczalna forma potwierdzenia odbioru faktur korygujących wystawianych przez Wnioskodawcę jeżeli spełnia wymogi określone w § 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług .

Biorąc pod uwagę powyższe Naczelnik Urzędu postanowił jak w rozstrzygnięciu.

Na niniejsze postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie za pośrednictwem Naczelnika tutejszego Urzędu w terminie 7 dni od daty doręczenia postanowienia (art. 236 § 2 pkt 1 Ordynacji podatkowej). Zgodnie z art. 222 Ordynacji podatkowej zażalenie na postanowienie organu podatkowego powinno zawierać zarzuty, określać istotę i zakres żądania będącego przedmiotem zażalenia oraz wskazywać dowody uzasadniające to żądanie.