Pytanie:

Czy faktury elektroniczne muszą zawierać oznaczenie "oryginał" i "kopia"?

Działając na podstawie art. 14a § 1 i § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), § 4 pkt 1 i 2, § 6 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U Nr 133, poz. 1119), § 21 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm., spr. Dz. U. z 2005 r. Nr 102, poz. 860) - po rozpatrzeniu wniosku z dnia 16.10.2006 r., znak: FK-1/65/2006 w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w podatku od towarów i usług, Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowiepostanawia uznać stanowisko Wnioskodawcy za prawidłowe.

W dniu 16.10.2006 r. Podatnik złożył w tutejszym Urzędzie wniosek o udzielenie pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów ustawy z 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług. Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka zamierza wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej poprzez system EDI do niektórych odbiorców zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur.

W związku z powyższym Podatnik zwrócił się z zapytaniem: czy faktury elektroniczne muszą zawierać oznaczenie "oryginał" i "kopia"?

Zdaniem Jednostki faktura elektroniczna powinna być oznaczona tylko jako "oryginał."

Biorąc pod uwagę powyższe Naczelnik Podkarpackiego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie stwierdza, co następuje:

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) określa w § 1:

1. sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej,

2. zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Przywołane rozporządzenie nie określa elementów, które powinna zawierać faktura VAT. W tym zakresie obowiązują przepisy rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług. Zgodnie z § 21 ww. rozporządzenia faktury i faktury korygujące są wystawiane, w co najmniej dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "oryginał", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "kopia".

W ocenie tutejszego organu podatkowego, przez kopię e-faktury należy rozumieć jej kopię elektroniczną tj. drugi egzemplarz faktury przesłany do kontrahenta, który nie powinien się różnić od egzemplarza posiadanego przez wystawcę faktury. Do takiego wniosku prowadzi § 4 pkt 1 i 2 rozporządzenia regulującego zasady wystawiania faktur elektronicznych, zgodnie z którym faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.) weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Zauważyć należy również, iż zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej (...), faktury elektroniczne powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Wprowadzenie do faktury przesłanej w formie elektronicznej zmian w postaci zastąpienia wyrazu "oryginał" wyrazem "kopia" spowoduje brak możliwości zagwarantowania integralności danych w fakturach posiadanych przez nabywcę towaru i wystawcę faktury.