Pytanie:

Czy możliwe jest wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie papierowej, jednakże w innym formacie (zmniejszonym), aniżeli ich oryginał?

- czy możliwe jest wystawianie i przechowywanie kopii faktur w formie papierowej, jednakże w innym formacie (zmniejszonym), aniżeli ich oryginał?

Strona, przedstawiając własne stanowisko wskazała, iż przepisy prawa podatkowego nie regulują takich kwestii jak format oraz rozmiar w jakim wystawione powinny być faktury.

Jednocześnie Strona uznała, iż decyzja odnośnie przedmiotowej kwestii leży w gestii podatnika. Tym samym wskazano, że gdy zaistnieje konieczność wystawienia kopii faktury VAT w postaci papierowej , wówczas kopia ta nie musi odzwierciedlać rzeczywistego rozmiaru oryginału faktury.

Postanowieniem z dnia 25 kwietnia 2006r., nr 1471/NTR1/443-50b/06/PB Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie uznał stanowisko Strony za nieprawidłowe.

Na powyższe postanowienie Strona w dniu 9 maja 2006r. złożyła zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie.

W zażaleniu Strona zaskarżonemu postanowieniu zarzuca naruszenie przepisów § 21 ust. 1 i 2 oraz § 23 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług /Dz. U. z 2005r. Nr 95, poz. 798 z późn. zm./ - poprzez ich błędną interpretację.

W zażaleniu Strona wskazuje, iż z powołanych powyżej przepisów nie wynika, aby faktury oznaczone odpowiednio jako "ORYGINAŁ" oraz "KOPIA" powinny być wystawione w skali 1:1. Z przepisów tych wynika jedynie to, że faktury powinny być wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden oznaczony jako "ORYGINAŁ" - otrzymuje nabywca, natomiast drugi oznaczony jako "KOPIA" - zatrzymuje sprzedawca.

Ponadto Strona podnosi, iż wymóg identyczności dwóch (lub więcej) egzemplarzy faktury nie wynika z treści § 23 ust. 2 rozporządzenia. Przepis ten stanowi o obowiązku przechowywania faktur w oryginalnej postaci, tj. w takiej formie w jakiej zostały wystawione. Wystawienie "KOPII" faktury w zmniejszonym formacie nie ma wpływu na treść wystawianego dokumentu. Zdaniem Strony, taka forma wystawienia "KOPII" faktury daje gwarancję integralności treści "ORGINAŁU" i "KOPII".

Ponadto, jak zauważa Strona identyczność wystawianych dokumentów "ORYGINAŁ" i "KOPIA" polegać ma jedynie na zgodności treści określonej w § 9 ww. rozporządzenia.

Mając powyższe na uwadze, Strona wnosi o uchylenie w całości wydanego przez Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie postanowienia.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie po zapoznaniu się z całością zgromadzonego w sprawie materiału oraz po rozpatrzeniu zażalenia z dnia 8 maja 2006r. stwierdza, co następuje:

Na wstępie należy wskazać, iż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług /Dz. U. Nr 54, poz. 535 z późn. zm./ podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Powołany powyżej przepis reguluje jeden z fundamentalnych elementów konstrukcji podatku od towarów i usług jakim jest faktura.

Faktura stanowi podstawowy dokument księgowy, którego zasadniczą funkcją jest udokumentowanie transakcji określonych w art. 5 ww. ustawy.

Ponadto, powołany przepis art. 106 ust. 1 określa minimum elementów, które powinna zawierać faktura.

Jak wynika z treści ust. 8 powołanego art. 106, Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w drodze rozporządzenia:

1) określi szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania;

2) może określić wzory faktur dla wszystkich lub niektórych rodzajów czynności;

3) może określić przypadki, w których faktury mogą być wystawione przez inne podmioty niż wymienione w ust. 1 i 2, oraz szczegółowe zasady i warunki wystawiania faktur w takich przypadkach.

W związku z wykonaniem powyższej delegacji ustawowej, Minister Finansów w wydanym rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług /Dz. U. z 2005r. Nr 95, poz. 798 z późn. zm./ określił szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, które powinny zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania.

Przepis § 9 ust. 1 powołanego aktu reguluje kwestie danych jakie powinna zawierać faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży.

Natomiast § 21 ww. rozporządzenia konstytuuje, iż faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Ponadto, oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz "ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz "KOPIA"

Ponadto, przepis § 23 rozporządzenia stanowi, iż podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa powyżej przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Ponadto, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie zauważa, iż przepisy zarówno ustawy z dnia 11 marca 2004r., jak również rozporządzenia z dnia 25 maja 2005r. nie określają formy wystawianych dokumentów. Regulują jedynie zasady wystawiania faktur, dane, które dokumenty te winny zawierać, oraz sposób i okres ich przechowywania.

W tym miejscu należy podkreślić, iż zarówno przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, jak również akty wykonawcze do tej ustawy nie definiują słowa "kopia". Zatem, dla ustalenia tej definicji organ odwoławczy wykorzystał definicję zawartą w Słowniku Języka Polskiego (wydawnictwo PWN S.A. - www.pwn.pl), zgodnie z którą "kopia" to "dokładne odtworzenie oryginału, np.: dzieła sztuki, dokumentu itp."

W świetle powyższego oraz powołanej definicji organ odwoławczy stwierdza, iż kopia faktury to dokładne otworzenie oryginału faktury.

Tym niemniej w przedmiotowej sprawie nie chodzi o odtworzenie oryginału wystawianej przez Stronę faktury co do treści oraz elementów, które powinna zawierać, zgodnie z przepisem § 9 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów, tym celom służy bowiem dokument oznaczony jako duplikat, o którym mowa w § 22 tego rozporządzenia.

Jak wskazuje treść powołanego powyżej § 21 rozporządzenia z dnia 25 maja 2005r. oryginały faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał powinien zawierać wyraz oryginał, natomiast kopia - wyraz kopia.

Zdaniem tutejszego organu, egzemplarz oznaczony wyrazem KOPIA nie jest kopią (w sensie dosłownym) wystawionej faktury, lecz jest jej drugim egzemplarzem. Tym samym powinien być on wystawiony w tym samym formacie co egzemplarz oznaczony wyrazem ORYGINAŁ.

Mając powyższe na uwadze, Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie postanawia jak w sentencji decyzji.