Pytanie:

W czyim posiadaniu powinna znajdować się kopia, a w czyim oryginał noty korygującej ?

Na podstawie:- art. 14a par. 1, 2 i 4, art. 216 i 217 oraz 236 par. 2 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku Spółki z dn.14.05.2007r. /data wpływu do tut. Organu - 16.05.2007r. w sprawie zastosowania przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie nie podziela poglądu wyrażonego we wniosku

Pismem z dnia 14.05.2007r. /data wpływu do tut. Organu - 16.05.2007r./ Spółka z o.o. X zwróciła się o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w przedmiocie noty korygującej.
We wniosku przedstawiony został następujący stan faktyczny:Spółka otrzymuje od nabywcy usług noty korygujące zmieniające dane nabywcy usługi. Nabywca będący jednocześnie wystawcą noty korygującej żąda od sprzedawcy odesłania potwierdzonej kopii noty korygującej, a pozostawienia w dokumentacji sprzedaży podatnika oryginału, który zostanie połączony z kopią faktury sprzedaży, której dotyczy dana nota korygująca.Zdaniem Wnioskodawcy, postępowanie takie jest nieprawidłowe. Wg Spółki sprzedawca będący odbiorcą noty, powinien odesłać nabywcy oryginał noty korygującej, a w dokumentacji sprzedaży pozostawić jej kopię.Swoje stanowisko Wnioskodawca argumentuje w następujący sposób:Zgodnie z par.18 rozporządzenia dn.25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom (.........) (Dz.U. nr 95 poz.798 ze zm.) notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi. Nabywca przesyła ją wystawcy faktury wraz z kopią, który w przypadku akceptacji zmiany danych w niej zawartych, potwierdza ją podpisem. Brak jest zapisu co dalej dzieje się z przesłaną notą.Z uwagi na zapis par.18 ust.1 powyższego rozporządzenia, że nabywca (.....) "może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą, ilekroć w ustawie jest mowa o fakturach należy pod tymi pojęciami rozumieć także noty korygujące i przy braku odrębnych uregulowań stosować do nich przepisy dotyczące faktur.W związku z tym, wg Wnioskodawcy, nabywca będący wystawcą noty korygującej musi w posiadanej przez siebie dokumentacji przechowywać oryginały not korygujących, gdyż zgodnie z par.21 ust.1 rozporządzenia nabywca zawsze otrzymuje oryginał faktury, a sprzedawca kopię.Aby dokonać zmiany treści faktury sprzedaży, nabywca musi otrzymać zaakceptowany oryginał noty korygującej, zmiana treści nie może zostać dokonana kopią.Wg Spółki bez znaczenia jest, że nabywca jest wystawcą noty korygującej. Usługodawca nie posługuje się pojęciem wystawcy faktury lecz pojęciami nabywca i sprzedawca /par.10, par.21 rozporządzenia/. oznacza to, zdaniem Spółki, że nie jest istotne, kto jest wystawcą faktury (noty korygującej) ale istotny jest status podatnika, czy jest on sprzedawcą czy nabywcą i od tego zależy u kogo znajdzie się oryginał lub kopia faktury (noty korygującej).Dodatkowo, jeżeli przyjąć, że to wystawca noty korygującej powinien posiadać jej kopię doprowadziłoby to do sytuacji, w której nabywca nie mógłby uzyskać duplikatu tego dokumentu, gdyż duplikat wystawia sprzedawca na wniosek nabywcy, na podstawie danych zawartych w kopii faktury (noty korygującej), a sprzedawca w tej sytuacji nie dysponuje kopią lecz oryginałem. Rozumowanie takie, zdaniem Wnioskodawcy prowadzi do absurdu normy prawnej zawartej w par.22 ust.3 rozporządzenia.Tym samym zdaniem Spółki, prawidłowe postępowanie w przypadku otrzymania od nabywcy noty korygującej polega na zaakceptowaniu treści noty, odesłaniu nabywcy oryginału noty korygującej, a pozostawieniu we własnych aktach jej kopii.

Po przeanalizowaniu przedstawionego stanowiska wnioskodawcy, mając na uwadze obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa podatkowego Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie stwierdza, co następuje:Zgodnie z art. 106 par. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.Zasady wystawiania faktur stwierdzających dokonanie sprzedaży oraz dokumentów korygujących uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25.05.2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.).Z zapisów rozporządzenia wynika, że faktura wystawiona na zasadach powyższego rozporządzenia stanowi podstawę do rozliczenia podatku od towarów i usług.W par. 21 rozporządzenia zapisano, iż faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.Zatem zasadą jest, że to w dyspozycji odbiorcy dokumentu winien być jego oryginał, zaś u jego wystawcy kopia.Natomiast na podstawie par. 18 powyższego rozporządzenia, nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w par. 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.Nota korygująca jest przesyłana wystawcy faktury lub faktury korygującej, wraz z kopią. Jeżeli wystawca faktury lub faktury korygującej akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktury lub faktury korygującej. W tym szczególnym przypadku ustawodawca przyznał prawo wystawienia noty korygującej nabywcy towaru lub usługi, który prowadzi działalność gospodarczą w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku VAT.Jak wynika z konstrukcji w/w wymienionych przepisów,nota korygująca jest rodzajem faktury.
A zatem uznać należy, że mają do niej zastosowanie uregulowania dotyczące wystawiania faktur, tj. wystawca dokumentu pozostawia u siebie jego kopię, a nabywca otrzymuje oryginał.Wg par.22 rozporządzenia, jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lug fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej.Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz "duplikat" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisy powyższe stosuje się odpowiednio do not korygujących. Wg słownika języka polskiego PWN "odpowiednio" oznacza "spełniający warunki".Zdaniem tut. Organu, powyższy zapis oznacza, iż zasady powyższe moją zastosowanie w wyżej opisanych okolicznościach, uwzględniając sytuację nabywcy jako podmiotu uprawnionego do wystawiania not, tj. w wypadku zniszczenia lub zagubienia oryginału noty korygującej nabywca na wniosek sprzedawcy ponownie wystawia notę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w jej kopii. Duplikat noty należy wystawić w dwóch egzemplarzach /oryginał dla sprzedawcy, a kopia - dla nabywcy/.Dodać należy, że gdyby intencją ustawodawcy było odmienna od faktur i faktur korygujących zasada postępowania w przypadku not korygujących, dałby temu wyraz w przepisach podatkowych /w tym przypadku w rozporządzeniu wykonawczym/.

W przedstawionej sytuacji posiłkować się również należy zapisem art. 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) o rachunkach, z którego wynika, że podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawiania, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania.
W tym stanie rzeczy Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Polesie nie podziela stanowiska Spółki wyrażonego w złożonym wniosku.
Powyższa interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia. Zgodnie z art. 14b par. 2 ustawy - Ordynacja podatkowa, przedmiotowa interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast organy