Istota interpretacji:

Czy w kontekście przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych istnieje możliwość zrezygnowania z archiwizacji papierowej kopii faktury sprzedaży, które to przechowywane byłyby w siedzibie firmy tylko w pliku PDF z możliwością natychmiastowego wydruku w razie potrzeby?

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis zdarzenia przyszłego.

Firma dokonując sprzedaży wystawia wiele faktur dokumentujących tę transakcję, które w oryginale wysyłane są w wersji papierowej do kontrahenta, papierowa kopia archiwizowana jest w siedzibie firmy. Równolegle system księgowy tworzy kopię faktury sprzedaży w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF. Na podstawie tworzonych plików, które są trwale przechowywane, możliwe jest każdorazowe wydrukowanie dokumentu, o ile zaistnieje taka potrzeba.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Czy w kontekście przepisów o podatku dochodowym od osób prawnych istnieje możliwość zrezygnowania z archiwizacji papierowej kopii faktury sprzedaży, które to przechowywane byłyby w siedzibie firmy trwale tylko w pliku PDF z możliwością natychmiastowego wydruku w razie potrzeby...

Zdaniem Wnioskodawcy, zachowanie faktur sprzedaży w siedzibie firmy tylko w postaci plików PDF jest zgodne z przepisami prawa, o ile będą one zapisane na nośnikach cyfrowych w sposób trwały, umożliwiający każdorazowy wydruk potrzebnych dokumentów. Takie warunki zobowiązuje się spełnić Spółka.

Powyższe stanowisko zajął również Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku: I FSK 1169/08 – wyrok NSA z 3 listopada 2009 r.

Takie działanie usprawniłoby funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz ograniczyło koszty biurowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego opisu zdarzenia przyszłego uznaje się za nieprawidłowe.

Ogólną zasadą dot. dokumentów związanych z podatkami (podstawą opodatkowania, przychodami, kosztami, odliczeniami) jest ich przechowywanie do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 70 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

W związku z powyższym, w myśl art. 86 § 1 cyt. ustawy, podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Definicja ksiąg podatkowych zawarta w art. 3 pkt 4 ustawy Ordynacja podatkowa stanowi, iż są nimi księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a - 16m.

Odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej, są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
   
   

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
   
   

Z kolei art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości stanowi, iż z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, list płac, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, iż Wnioskodawca dokonując sprzedaży wystawia wiele faktur dokumentujących te transakcje, które w oryginale wysyłane są w wersji papierowej do kontrahenta, papierowa kopia archiwizowana jest w siedzibie firmy. Równolegle system księgowy tworzy kopię faktury w wersji elektronicznej w postaci pliku PDF. Na podstawie tworzonych plików, które są trwale przechowywane, możliwe jest każdorazowe wydrukowanie dokumentu, o ile zaistnieje taka potrzeba.

Cytowany wyżej artykuł 73 ustawy o rachunkowości warunkuje stosowanie metody przechowywania danych na nośnikach pozwalających zachować w trwałej postaci zawartość dowodów od posiadania urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera regulacji dotyczących wystawiania oraz formy faktur VAT. Kwestie te normuje ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 z późn. zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenia wykonawcze.

Szczególne zasady dotyczące postępowania z fakturami określone zostały w rozporządzeniu z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2008 r. Nr 212, poz. 1337).

Możliwość przechowywania kopii faktur VAT w formie elektronicznej dają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119). Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci).

W interpretacji indywidualnej z dnia 16.09.2010 r. nr ILPP1/443-726/10-4/MP wskazano, iż nie będzie możliwe przechowywanie kopii wystawianych faktur w formie papierowej wyłącznie w systemie komputerowym z możliwością ich wydrukowania na żądanie organów podatkowych w dowolnym czasie.

W związku z powyższym, Wnioskodawca zobowiązany jest nadal do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci. Tym samym, Wnioskodawca nie ma możliwości rezygnacji z archiwizacji papierowych kopii faktur sprzedaży.

Jednocześnie należy wskazać, iż powołane w treści wniosku orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego nie może wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tego orzeczenia, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, iż zdaniem organu podatkowego teza badanego rozstrzygnięcia nie ma zastosowania w przedmiotowym postępowaniu. Przy zaistniałym podobieństwie stanu faktycznego oraz rozważań prawnych organ podatkowy uważa, iż w badanej sprawie należy jednak uznać stanowisko Wnioskodawcy za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Jednocześnie nadmienia się, iż wniosek Spółki w zakresie podatku od towarów i usług został rozpatrzony odrębną interpretacją indywidualną wydaną w dniu 16.09.2010 r. nr ILPP1/443-726/10-4/MP.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje