Pytanie:

Czy wiarygodne jest oświadczenie pracownika i współpracownika w przypadku zgubienia przez nich biletu dotyczącego podróży służbowej pracownika lub podróży współpracownika? Czy uznanie takiego dokumentu za wiarygodny przez Spółkę nie budzi wątpliwości Organu Podatkowego i dokument ten pozwala zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów? Ze współpracownikami, tj. osobami nie będącymi pracownikami Spółki, Spółka zawiera umowy cywilnoprawne na wykonanie różnego typu usług. W związku z wykonaniem umowy współpracownik otrzymuje wynagrodzenie i zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, m. in. kosztów podróży. Rozliczanie kosztów podróży dokonywane jest na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki - bilety, faktury, rachunki. Bywa, że osoby ubiegające się o zwrot kosztów podróży dostarczają oświadczenie o dokonanym wydatku związanym z podróżą i przyczynach braku jego udokumentowania, najczęściej z powodu zgubienia biletu.

- kosztów podróży służbowej ponoszonych przez pracowników,

- kosztów podróży osoby nie będącej pracownikiem.

W zakresie rozliczania tych wydatków Spółka stosuje przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Ze współpracownikami, tj. osobami nie będącymi pracownikami Spółki, zawierane są umowy cywilnoprawne na wykonanie różnego typu usług związanych z osiągnięciem przychodu przez Spółkę. W związku z wykonaniem umowy współpracownik otrzymuje wynagrodzenie oraz zwrot wydatków poniesionych na jej wykonanie, m. in. zwrot kosztów podróży.

Rozliczanie kosztów podróży dokonywane jest na podstawie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki - bilety, faktury, rachunki.

Zdarzają się przypadki, że osoby ubiegające się o zwrot kosztów podróży dostarczają oświadczenie o dokonanym wydatku związanym z podróżą i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenia są składane z różnych przyczyn, najczęściej przyczyną składanych oświadczeń jest zgubienie biletu.

Spółka zbiera dokumenty, z których wynika: wysokość kosztu poniesionego przez pracownika bądź współpracownika, dokonanie zwrotu tych kosztów przez Spółkę i zasadność dokonania tego zwrotu (związek tych kosztów z przychodami Spółki).

Na podstawie zebranych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztu podróży służbowej pracownika bądź kosztów podróży współpracownika Spółka zalicza ww. wydatek do kosztów uzyskania przychodu Spółki.

W związku z powyższym stanem faktycznym Spółka wnosi o odpowiedź na następujące pytania:

1. Czy w opisanej sytuacji Spółka właściwie uznaje oświadczenie pracownika i współpracownika za wiarygodne w przypadku zgubienia biletu przez ww. osoby?

2. Czy uznanie takiego dokumentu za wiarygodny przez Spółkę nie budzi wątpliwości dla Organu Podatkowego i zgodnie z przepisami podatkowymi jest to prawidłowy dokument, który pozwala zaliczyć poniesiony wydatek do kosztów uzyskania przychodów Spółki?

Podatnik cytuje przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Zdaniem Podatnika, koszty wymienione we wniosku nie zostały umieszczone w katalogu zawartym w art. 16 ust. 1 updop.

Aby Spółka miała prawo zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, musi zostać spełniony także warunek właściwego udokumentowania wydatku.

Od dnia 1 stycznia 2007 r. zgodnie z § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, do rozliczania kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jak stanowi art. 9 ust. 1 updop, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębne przepisy regulujące sposób prowadzenia ewidencji księgowej zawarte zostały w ustawie z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W myśl art. 20 ust. 2, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Przepis art. 21 ust. 1 wymienia elementy, jakie powinien zawierać dowód księgowy.

Zdaniem Spółki, dysponuje ona odpowiednimi dowodami, które zawierają wymienione w odpowiednich przepisach elementy.

W przypadku, kiedy pracownik lub współpracownik składa pisemne oświadczenie o przyczynach braku udokumentowania dokonanego wydatku, tj. zgubił bilet, Spółka uznaje to oświadczenie za wiarygodne, zwraca koszt podróży służbowej pracownikowi bądź współpracownikowi i taki wydatek zalicza do kosztów uzyskania przychodu Spółki.

Odnosząc się do opisanego stanu faktycznego, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie informuje, co następuje:

Na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), zwanej dalej updop, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Interpretacja pojęcia "koszty uzyskania przychodów" zawartego w w/w art. 15 ust. 1 updop, prowadzi do wniosku, że podatnik ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod warunkiem że:

- są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów,

- są to koszty poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

- nie są kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 updop.

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Ad. 1

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej ponosi koszty związane z rozliczeniem kosztów podróży służbowej ponoszonych przez pracowników oraz przez współpracowników (którym na podstawie zawartych ze Spółką umów cywilnoprawnych przysługuje zwrot kosztów podróży).

Przepis art. 77 5 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Podróżą służbową pracownika jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy. W związku z powyższym istnieje konieczność udokumentowania polecenia wyjazdu służbowego. Ono bowiem pozwala uznać dany wyjazd za mający charakter podróży służbowej (na polecenie pracodawcy i w związku z wykonywaniem określonych zadań).

Zasadniczo wydatki na podróże służbowe pracowników, a także w sytuacji opisanej przez Spółkę we wniosku zwrot kosztów podróży osobom niebędącym pracownikami (współpracownikom), jeżeli związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę (przedsiębiorcę) mogą być zaliczone w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Związane są one bowiem z prowadzoną działalnością gospodarczą i można przypisać im zamiar, intencję podjęcia w celu uzyskiwania przychodu przez firmę. W związku z tym, wydatki powyższe stanowią koszt uzyskania przychodu. Spełniają bowiem generalną przesłankę zaliczalności wydatków do kosztów, tj. poniesienie ich w celu uzyskania przychodu.

W pierwszej kolejności Podatnik sam powinien udokumentować poniesienie wydatku. Powinność ta związana jest przede wszystkim z faktem, że to podatnik jest podmiotem, który staje się "inicjatorem" danego rodzaju wydatku.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych.

W tym wypadku przepis art. 15 ust. 1 updop należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Odrębnymi przepisami, o których mowa wyżej, jest ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Przepisy art. 20 i art. 21 tej ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Nieudokumentowanie poniesionych wydatków zgodnie z ww. przepisami stanowi naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co skutkuje tym, że wydatki takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, że art. 180 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa dopuszcza jako dowód wszystko, co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Stąd dowód poniesienia wydatku w postaci faktury, rachunku, paragonu fiskalnego, wyjątkowo w postaci oświadczenia o zagubieniu biletu może być uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli na jego podstawie możliwe jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy oznaczonym wydatkiem a uzyskanym przez Spółkę przychodem.

Przepis § 8a ust. 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990) został wprowadzony w celu rozliczania podróży służbowej na podstawie pełnej dokumentacji wszystkich wydatków.

Rozporządzenie powyższe dopuszcza sytuacje, że jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Oświadczenie pracownika o zgubieniu biletu nie zastępuje bezpośrednio tego dokumentu (gdyż bilet można było uzyskać - tylko nastąpiła jego utrata), lecz w świetle art. 180 ustawy Ordynacja podatkowa jest samodzielnym dowodem podlegającym ocenie w toku ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego. Jeśli w trakcie takich postępowań na podstawie analizy sprawy i dokonanej oceny można to oświadczenie uznać za zgodne z rzeczywistością (tj. Spółka posiada także inną poza oświadczeniem pracownika dokumentację świadczącą o fakcie odbycia podróży służbowej, np. druk polecenia wyjazdu), oświadczenie o zgubieniu biletu może być uznane za wiarygodne.

Ad. 2

W zakresie pytania nr 2, tj. czy organ podatkowy uznaje złożone oświadczenie jako dokument świadczący o wysokości kosztu uzyskania przychodów (dokumentujący w istocie wydatek na zakup biletu), należy zauważyć, że postępowanie w sprawie udzielenia interpretacji podatkowej nie polega na prowadzeniu postępowania wyjaśniającego m. in. w sprawie przedstawionych okoliczności faktycznych, a takie należałoby prowadzić w celu potwierdzenia wykazanych oświadczeniem konkretnych kosztów w celu zakwalifikowania ich do kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź musi być zatem udzielona warunkowo - o ile organ w prowadzonych postępowaniach uznaje wysokość kosztów za wiarygodne - oświadczenie o wysokości kosztów w związku ze zgubionym biletem jest podstawą do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Przy uwzględnianiu kosztów uzyskania przychodów należy również uwzględnić ewentualnie przepisy szczególne, określone w art. 16 ust. 1 pkt 30, pkt 51, pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, o ile mogą mieć w sprawie zastosowanie.

Mając na uwadze wskazane wyżej okoliczności, Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie orzekł jak w sentencji.

Zawarta w niniejszym postanowieniu interpretacja odnosi się do przedstawionego przez Podatnika we wniosku stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania postanowienia.

Zgodnie z art. 14b § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, powyższa interpretacja nie jest wiążąca dla Podatnika, jednakże jest wiążąca dla właściwych organów podatkowych i organów kontroli skarbowej do momentu jej zmiany lub uchylenia.

Na postanowienie służy Stronie prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie za pośrednictwem Naczelnika tutejszego Urzędu w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego postanowienia. Zażalenie na postanowienie organu podatkowego powinno zawierać zarzuty przeciw postanowieniu oraz uzasadnienie przyczyn uznania interpretacji zawartej w niniejszym postanowieniu za niewłaściwą.