Pytanie:

Czy wydatek udokumentowany tą fakturą spółka mogła zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów roku 2003 czy 2004?

Spółka w marcu 2004r. (przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za 2003r.) otrzy-mała od kontrahenta fakturę dokumentującą usługę wykonaną w październiku 2003r.

Ocena prawna stanu faktycznego:

Zgodnie z art. 15 ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz okre-ślone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie po-niesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Przepis art. 15 ust. 4 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. ustanawia zasady, w myśl których koszty uzy-skania przychodu mogą być potrącone tylko w tym roku podatkowym, którego przychodów dotyczą. Oznacza to, że do kosztów uzyskania przychodów w danym roku podatkowym zaliczyć należy:

• faktycznie poniesione w danym roku i są związane z przychodami uzyskanymi w tym samym roku,
• poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podat-kowego,
• określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, których jeszcze nie poniesiono, a które odno-szą się do przychodów danego roku podatkowego.

Jednocześnie jak wynika z powołanego przepisu art. 15 ust. 4 od zasady potrącalności kosztów uzyskania przychodów w roku podatkowym, którego dotyczą jest jeden wyjątek, tj. gdy zarachowa-nie kosztu w danym roku było niemożliwe (np. gdy podatnik otrzymał rachunek dotyczący danego roku podatkowego z opóźnieniem, tj. po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i złożeniu zezna-nia podatkowego), wówczas koszt ten potrąca się w roku, w którym został faktycznie poniesiony.

Pojęcie "zarachowania" nie zostało zdefiniowane w samej ustawie. W potocznym znaczeniu wyraz "zarachować" znaczy tyle co obliczyć, porachować, zaliczyć na poczet czegoś - "Słownik języka polskiego" pod red. M. Szymkowiaka, t. III, Warszawa 1981r., str. 950. Oznacza to, że, brak możli-wości zarachowania kosztów wystąpi wówczas, gdy koszt nie był jeszcze znany co do rodzaju i kwoty; brak było dokumentów (faktur) pozwalających obliczyć i zaksięgować (zaliczyć) ten koszt do danego roku podatkowego. Należy przy tym wskazać, że w zgodnym stanowisku doktryny i orzecznictwa akcentuje się, iż brak możliwości zarachowania stanowi kategorię obiektywną, w myśl której podatnik z przyczyn całkowicie niezależnych od niego nie był w stanie zarachować kosztów w tym roku podatkowym którego dotyczyły oraz to, że brak możliwości zarachowania, nawet w przypadku posiadania już dokumentu (faktury) występuje wówczas gdy księgi podatkowe zostały już zamknięte.

Zgodnie bowiem z postanowieniami art. 9 ust 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. podatnicy są zobo-wiązani do prowadzenie ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapew-niający określenie dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Zgodnie z art. 12 ust. 5 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 z późn. zm.) zamknięcie ksiąg rachunkowych polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe, z uwzględnieniem nie istotnych w tym przypadku postanowień art. 13 ust. 2 i 3.

Jak wynika z kolei z treści art. 12 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994r. ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy.

A zatem fakturę dokumentującą wykonaną usługę za miesiąc październik 2003r. otrzymaną w marcu 2004r. tj. przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego za 2003r. - spółka winna zaksięgować w księgach dotyczących 2003r. z uwagi na fakt, że nie zaistniała sytu-acja, w której brak było możliwości zarachowania tego wydatku do kosztów roku 2003.