W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością ze 100% kapitałem niemieckim. Organem uprawnionym do reprezentowania Spółki jest Zarząd składający się z dwóch osób - obywateli Niemiec, którzy nie pobierają od Spółki wynagrodzenia.

W związku z działalnością Spółki w Polsce planowany jest comiesięczny przyjazd Zarządu lub osób z Niemiec. W związku z tym Spółce zlecono wynajęcie mieszkania w Polsce celem zakwaterowania tych osób oraz obciążenie Spółki kosztami za wynajem.

W związku z powyższym zadano następujące pytania.

Czy Wnioskodawca może zaksięgować fakturę za wynajem mieszkania dla osób z Zarządu z Niemiec? Czy sama umowa wynajmu i dowód zapłaty czynszu w przypadku wynajmu mieszkania od osoby fizycznej jest wystarczającym dokumentem do zaksięgowania tego wydatku w koszty działalności firmy?

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie koszty zakwaterowania związane z pobytem Zarządu w Polsce można potraktować jako "koszty zarządu" pośrednio wpływające na działalność Spółki, mające wpływ na wysokość podatku dochodowego od osób prawnych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Kwestie ewentualnych uprawnień do zwrotu kosztów członkom władz statutowych osoby prawnej niebędących jej pracownikami, należy rozpatrywać na tle przepisów szczególnych bądź postanowień regulaminów, uchwał i statutów osoby prawnej, określających ich prawa i obowiązki. O ile postanowienia regulaminów i statutów przewidują zwrot należności z tytułu podróży osób niebędących pracownikami, pozostających w związku z realizacją zadań osoby prawnej, to powinny one również określać zakres bądź warunki realizacji tych należności. Mogą one zatem postanawiać o wypłacie kosztów podróży służbowych na warunkach podobnych, jakie mają zastosowanie do podróży służbowych pracowników zatrudnionych w jednostkach państwowej lub samorządowej sfery budżetowej, określonych w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy na podstawie art. 775§ 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) - tj. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.) - bądź ograniczyć zakres należności do zwrotu np. udokumentowanych kosztów przejazdu i ewentualnie noclegu według faktycznie poniesionych kosztów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Działania w celu osiągnięcia przychodu nie można utożsamiać z celowością tego działania, bowiem ww. ustawa do tego pojęcia się nie odwołuje. O tym co celowe, potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący tę działalność. Jednakże nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodów i jako taki podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania. Skoro bowiem ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem osiągnięcia przychodów, to ten cel musi być widoczny. Ponoszone koszty winny ten cel realizować lub co najmniej zakładać go jako realny. Zatem kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.

Zgodnie z art. 201 ustawy z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r. Nr 94, poz. 1037 ze zm.), zarząd jest organem wykonawczym spółki, który prowadzi sprawy i reprezentuje ją na zewnątrz. Ponadto zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych za koszty uzyskania przychodów nie uznaje się wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów. W myśl art. 2 ustawy Kodeks pracy, pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Z przedstawionych informacji wynika, że Zarząd Spółki składa się z dwóch osób, będących nierezydentami, nie pobiera od Spółki żadnego wynagrodzenia. Ze Spółką łączy go natomiast stosunek organizacyjny, czyli pewna więź prawna, która powstaje na skutek powołania danej osoby do pełnienia funkcji zarządcy. W przypadku wspólnika będącego Członkiem Zarządu, który aktywnie uczestniczy w zarządzaniu Spółką, nie można też mówić o jednostronności świadczeń, gdyż chodzi o wydatki ponoszone bezpośrednio w związku z działalnością gospodarczą Spółki i w celu uzyskania przychodów. W trakcie comiesięcznych podróży Członkowie Zarządu nadzorują działalność Spółki w Polsce.

Biorąc zatem powyższe pod uwagę, poniesione przez Spółkę koszty noclegu podczas podróży Członków Zarządu mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, jeżeli mają związek z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą, ponoszone są w celu uzyskania przychodów oraz udokumentowane są wymaganymi przez prawo dowodami.

Warunki, jakie musi spełniać dowód księgowy określają przepisy zawarte w art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). W myśl tego przepisu dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
7. (skreślony).

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w ust. 1 pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych (art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

Dowodem księgowym może być zatem faktura bądź dowód zapłaty czynszu wynikającego z zawartej umowy, o ile spełniać będą powyższe warunki.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje