Pytanie:

Czy zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej w czasie podróży służbowej pracownika na podstawie sporządzonego przez niego rachunku kosztów (bez konieczności załączenia zakupionych biletów) stanowi koszty uzyskania przychodów pracodawcy.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że pracownicy wykonujący na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy otrzymują między innymi zwrot kosztów przejazdów środkami komunikacji publicznej (PKP, PKS) w kwocie odpowiadającej cenie biletów. Podstawę zwrotu tych kosztów stanowią przedkładane przez delegowanego pracownika polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży sporządzany przez pracownika, w którym pracownik wyszczególnia także wysokość kosztów przejazdów środkami komunikacji publicznej. Do rachunku kosztów podróży pracownik nie zawsze jest w stanie dołączyć jednak bilety dokumentujące przejazd lub faktury za zakup biletów. W takich przypadkach pracodawca sprawdza zgodność kwot dotyczących przejazdów wykazywanych na rachunkach kosztów podróży z cennikami przewoźników.
Zdaniem podatnika (Zakładu budżetowego) rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju nie stawia warunku, aby zwrot kosztów przejazdów był możliwy tylko na podstawie przedłożonych przez pracownika biletów lub rachunków. Z uwagi na powyższe, zdaniem Zakładu, zwrot kosztów przejazdu pracownika środkami komunikacji publicznej tylko na podstawie polecenia wyjazdu służbowego i rachunku kosztów podróży sporządzanego przez pracownika stanowi koszt uzyskania przychodu Zakładu bez konieczności dodatkowego udokumentowania tych przejazdów biletami lub rachunkami zewnętrznymi.

Zgodnie z definicją kosztów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992r o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art.16 ust. 1 ustawy.
Wydatki poniesione w czasie podróży służbowej pracownika m. in. koszty przejazdów oraz dojazdów środkami komunikacji miejscowej nie mieszczą się w zamkniętym katalogu wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów zamieszczonym w art. 16 ust.1 ustawy, zatem ich kwalifikacji należy dokonać w świetle art.15 ust. 1 ustawy.

Zaliczenie określonych wydatków poniesionych przez podatnika do kosztów podatkowych uzależnione jest od spełnienia następujących warunków koniecznych :
1.poniesienia wydatku przez podatnika,
2.definitywnego charakteru poniesionego wydatku,
3.związku poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
4.poniesienia wydatku w celu osiągnięcia przychodów - wpływ wydatku na wysokość osiągniętych przychodów.
Z kolei do ustalania wysokości należności z tytułu podróży służbowej pracownika Zakładu budżetowego mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Zgodnie z § 3 w/w rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów :
przejazdów,
noclegów,
dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Stosownie do § 5 ust. 2 rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.
Pracownikowi, który odbył podróż służbową przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Pracodawca może jednak na wniosek pracownika nie wypłacać ryczałtu lecz wyrazić zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Ryczałt na dojazdy przysługuje wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik faktycznie ponosi koszty dojazdów (§ 6 rozporządzenia).

W świetle powyższych przepisów art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w związku z § 3, § 5 i 6 w/w rozporządzenia w przypadku, gdy pracownik odbył podróż służbową, pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione na rzecz tego pracownika wydatki stanowiące zwrot kosztów przejazdów w wysokości ceny zakupionego przez niego biletu określonego środka transportu (PKP, PKS). Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży albo koszty udokumentowane zakupionymi biletami (za zgodą pracodawcy).

Wobec powyższego tut. organ podatkowy nie potwierdza stanowiska Zakładu, iż zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej w czasie podróży służbowej pracownika na podstawie sporządzonego przez niego rachunku kosztów (bez konieczności załączenia zakupionych biletów) stanowi koszty uzyskania przychodów pracodawcy.