Pytanie:

Czy wartości diet wypłacanych pracownikom z tytułu podróży służbowych stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów?

• przywóz owoców i warzyw od kontrahentów na terenie kraju i za granicą w czasie sezonu i poza sezonem,
• przewóz towaru pomiędzy dwiema chłodniami, gdzie znajdują się bazy gospodarcze Spółki,
• przerzuty nadwyżek towaru do innych chłodni na terenie kraju celem magazynowania zgodnie z zawartymi umowami,
• wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów.

W trakcie wykonywania obowiązków służbowych kierowcy przebywają kilka dni poza miejscem swojego zamieszkania. Kierowcy w trasę wyjeżdżają ciągnikami siodłowymi zaopatrzonymi w miejsce do spania, zatem nie korzystają z noclegów w hotelach.

Spółka stoi na stanowisku, iż diety i inne wydatki wypłacane kierowcom w związku z odbywaną przez nich podróżą służbową będą kosztem uzyskania przychodu dla niej jako pracodawcy.

Na tle zaprezentowanego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku stwierdza, co następuje:

Zgodnie z art. 77<5> § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz.U. z 1998r., Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Na mocy art. 77<5> § 3 Kodeksu pracy pracodawca uprawniony jest do określenia innych, korzystniejszych warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej. W wyniku zmian wprowadzonych w Kodeksie pracy z dniem 01.01.2003r. pracodawcy inni niż jednostki sfery budżetowej uzyskali bowiem możliwość określania warunków wypłacania pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej: w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Z tym, że nie mogą oni ustalać diety za dobę podróży służbowej na terenie kraju oraz za granicą w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na terenie kraju określona dla pracownika zatrudnionego w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej (tj. od 1 marca 2004r. dieta nie może być niższa niż 21 zł).

Jednocześnie w Kodeksie pracy wprowadzono zasadę, że w przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa nie zawiera omawianych postanowień ? pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990) oraz rozporządzenia w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1991).

I tak, pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową odbywaną na obszarze kraju, zgodnie z §3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, przysługują;

1. diety,
2. zwrot kosztów:

- przejazdów,
- noclegów,
- dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
- innych udokumentowanych wydatków.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet przysługuje za czas podróży służbowej liczony od momentu jej rozpoczęcia (wyjazdu) do momentu jej zakończenia, tj. powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zdania. Pracownikowi oddelegowanemu w podróż służbową przysługuje również zwrot innych wydatków. Wśród najbardziej typowych - w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowców ? można wymienić opłatę za przejazdy płatną autostradą czy też opłatę za korzystanie z parkingu. Ich zwrot następuje w wysokości faktycznie poniesionej, pod warunkiem ich odpowiedniego udokumentowania i związku z odbytą podróżą.

Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminie i państwie określonym przez pracodawcę. Świadczenia z tytułu odbywania delegacji zagranicznych są podobne do świadczeń otrzymywanych w związku z delegacjami krajowymi. Podstawowym świadczeniem na rzecz pracownika, podobnie jak w przypadku służbowej podróży krajowej, jest dieta. Szczególnie ważne dla ustalenia jej wysokości jest prawidłowe określenie czasu pobytu w zagranicznej podróży służbowej. I tak, w przypadku korzystania ze środków komunikacji lądowej liczy się go od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju. Generalnie w związku z zagraniczną podróżą służbową pracownikowi przysługują:

1. diety,
2. zwrot kosztów:

- przejazdów, dojazdów,
- noclegów,
- innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki pracownika. Jej wysokość za dobę podróży służbowej w poszczególnych państwach określa załącznik do ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Jeżeli podróż odbywa się przez kilka państw ? dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Dieta w pełnej wysokości przysługuje za każdą pełną dobę.

W konsekwencji uznać należy, iż pracownikom Spółki ? kierowcom, których praca polega na wyjazdach samochodami, przysługuje dieta oraz zwrot poniesionych przez nich innych kosztów.

Natomiast ustawową definicję kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.1.

Co do zasady podróże służbowe pracowników związane są z osiąganiem przychodów przez pracodawcę. Podejmowane są bowiem w celu realizacji zadań służbowych, a tym z kolei można przypisać zamiar, intencję podjęcia ich w celu uzyskania przychodu.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka wypłaca swoim pracownikom zatrudnionym na stanowiskach kierowców ? przysługujące im na podstawie odrębnych przepisów ? należności na pokrycie kosztów związanych z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi w kraju i za granicą. Wydatki te nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zawierającym katalog wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Zatem kwoty wypłacane przez Spółkę z tego tytułu ? prawidłowo udokumentowane ? mogą stanowić w pełnej wysokości koszt uzyskania przychodów.

Stąd stanowisko przedstawione przez Podatnika we wniosku jest prawidłowe.