Pytanie:

Jakie dokumenty trzeba prowadzić i co należy zrobić aby koszty użytkowania samochodu zaliczać do kosztów uzyskania przychodu?

Pan X użytkuje samochód osobowy, marki Toyota Yaris (bez homologacji ciężarowej), będący współwłasnością żony oraz teściowej (zawarta umowa użyczenia) dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej i całkowity przebieg tego pojazdu jest związany z prowadzeniem jednoosobowej firmy. Samochód nie został zaliczony do środków trwałych w prowadzonej działalności gospodarczej.

Podatnik zadał następujące pytanie:

Jakie dokumenty trzeba prowadzić i co należy zrobić aby koszty użytkowania samochodu zaliczać do kosztów uzyskania przychodu?

Kosztami uzyskania przychodu są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów
z wyjątkiem wymienionych w art. 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2000r. Nr 14 poz. 176 z póź. zm.).

Zgodnie z punktem 46 powyższego przepisu nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania samochodu osobowego (nie wprowadzonego do ewidencji środków trwałych) dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu wg ustalonego wzoru. Zgodnie z art. 23 ust. 5 w przypadku braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodu osobowego nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Zatem wszystkie prawidłowo udokumentowane wydatki, związane z używaniem samochodu do działalnosci gospodarczej należy zaewidencjonować.

Natomiast na koniec okresu rozliczeniowego, w celu określenia limitu wydatków podlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów porównuje się wartość poniesionych wydatków na kwotę wynikającą z pomnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (narastająco od początku roku).

W przypadku gdy kwota poniesionych wydatków będzie niższa od wyliczonego limitu za koszty uzyskania przychodów należy uznać kwotę faktycznie poniesionych wydatków.

Jeżeli wydatki związane z uzywaniem samochodu do działalności gospodarczej przekroczą limit, do kosztów uzyskania przychodów można przyjąć poniesione wydatki wyłącznie do wysokości określonego limitu.