Istota interpretacji:

Czy ponoszone przez Spółkę koszty związane z wizytacją/nadzorem zakładu produkcyjnego Spółki przez jej klientów są w Spółce kosztem uzyskania przychodów?

• reklamacją jakościową,

• reklamacją dotyczącą nieterminowego wywiązania się z umowy,

• wizytacją zakładu produkcyjnego Spółki przez Jej Klientów.
  
  

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego:

Wnioskodawca (dalej również Spółka) jest podmiotem gospodarczym zajmującym się produkcją m. in. specjalistycznych wiązek elektrycznych, które są montowane w pojazdach ciężarowych, autobusach i urządzeniach przemysłowych. Wiązki te wykorzystywane są do przesyłania sygnałów informacyjnych i przepływu mocy. Są to skomplikowane urządzenia (składają się z dziesiątków a nawet setek kabli, zacisków, przełączników itp.), których wyprodukowanie wymaga znaczącego nakładu pracy ręcznej. Istotnym elementem procesu produkcyjnego jest testowanie działania gotowego produktu. Produkcja odbywa się w osobnych działach odpowiedzialnych za realizację poszczególnych etapów produkcyjnych. Część procesów jest zautomatyzowana (jak np. nakładanie zacisków na końcówki kabli), część natomiast wykonywana jest wyłącznie przez ludzi (montaż kabli, testowanie).

Zdarza się, że klienci, którzy kupują towary od Spółki zgłaszają reklamacje. Spółka ponosi w związku z tym określone koszty.

Zasadniczo reklamacje można podzielić na następujące grupy:

1. reklamacja związana z jakością produktów - klient informuje Spółkę o problemie związanym z jakością dostarczonych mu produktów (np. kupowana przez klienta wiązka elektryczna nie posiada ustalonych właściwości). W takim wypadku Spółka przede wszystkim podejmuje czynności mające na celu ustalenie przyczyny powstania wady jakościowej. Przeprowadzane są w szczególności różnego rodzaju analizy, testy, pomiary. Produkt sprawdzany jest także pod względem poprawności wykonania z rysunkami technicznymi. W przypadku reklamacji jakościowych Spółka jest zobowiązana do sporządzenia odpowiedniego raportu, w którym zawarte są informacje, które z elementów z danej reklamacji zostały sprawdzone oraz czy reklamacja jest zasadna. Jeżeli błąd zostaje wykryty, to reklamacja nie tylko jest przez Spółkę uznawana, ale jednocześnie wprowadzana jest specjalna procedura mająca na celu uniknięcie podobnych błędów w przyszłości, bowiem zapewnienie wysokiej jakości produktów jest dla Spółki priorytetem. W przypadku reklamacji jakościowych, koszty jakimi obciążana jest Spółka są zróżnicowane. Jeśli reklamacja jest zasadna klienci mogą obciążyć Spółkę m.in.:
• kosztami materiałowymi z tytułu zwrotu wadliwego produktu;
• kosztami logistycznymi, kosztami opakowań (w przypadku odesłania wadliwych produktów do Spółki);
• kosztami demontażu i montażu (koszty zdemontowania uszkodzonych części i zamontowania nowych części);
• kosztami administracyjnymi - są to umówione koszty stałe (ryczałt), naliczane w związku z nakładem pracy wynikającym z procesu związanego z wystawieniem reklamacji przez klienta;
• kosztami dodatkowymi związanymi z dodatkowym nakładem pracy - są to koszty, które klient musi ponieść np. w związku z demontażem dostarczonych przez Spółkę produktów obarczonych wadą jakościową, czy też z usunięciem usterki.

2. reklamacja związana z niedotrzymaniem przez Spółkę ustalonych terminów - co do zasady klienci ustalają ze Spółką termin, w którym Spółka przekaże (wyprodukuje) określoną partię towaru. W wyjątkowych przypadkach może się okazać, że Spółka nie dotrzyma umówionego terminu, tj. przekaże partię towaru z opóźnieniem. W takim wypadku klient Spółki obciąża ją za dodatkowe koszty, jakie musiał ponieść w związku z niewywiązaniem się przez Spółkę z ustalonego terminu.Przy obciążaniu Spółki klient uwzględnia np. koszty podróży własnych pracowników, koszty logistyczne, koszty dodatkowej pracy. Przykładowo jeden z klientów Spółki, w związku z niedotrzymaniem przez Spółkę terminu, zmuszony był dokonać zmian na swojej linii produkcyjnej, tj. musiał przewieźć kabiny samochodowe z M. do S. Pociągnęło to za sobą konieczność poniesienia ww. kosztów (logistyka, koszty dodatkowej pracy, etc.). Kosztami tymi Klient obciążył Spółkę.
3. koszty związane z wizytacją/nadzorem wyznaczonej przez Klienta osoby nad pracownikami Spółki - Spółka ponosi koszty związane z przyjazdem do Spółki przedstawicieli Klienta w związku z wizytacją/nadzorem procesu produkcyjnego.Podróże te nie wiążą się z konkretną reklamacją zgłoszoną przez Klienta. Nadzór/wizytacje mają na celu podtrzymywanie dobrych relacji handlowych między Klientem a Spółką. Spółce zależy również na tym, aby Jej Klient czuł się pewnie co do tego, że Spółka dba o jakość produkcji, przestrzega ustalonych procedur, itp. Spółka podkreśla, że zapewnia swojemu głównemu Klientowi możliwość okresowych wizytacji/dokonywania nadzoru nad procesem produkcyjnym, gdyż wiązki elektryczne produkowane są na konkretne zamówienie (produkowana wiązka musi posiadać określone właściwości, np. musi być dostosowana do konkretnego typu samochodu). Zdarza się więc, że Klient - chcąc otrzymywać produkt jak najbardziej odpowiadający oczekiwaniom - chce, aby jego pracownik skontrolował, czy nadzorował proces produkcji wiązki, przeszkolił odpowiednio pracowników Spółki, itp. Koszty związane z takim właśnie działaniem przedstawicieli Klienta (tj. np. nocleg, transport, wynagrodzenie pracownika Klienta, który przebywa w Spółce w celu kontroli procesu produkcji, czy w celu przeszkolenia pracowników Spółki) ponosi Spółka. Nadzór nad zakładem produkcyjnym Spółki, w szczególności rady i sugestie przekazywane w czasie wizytacji pracownikom Spółki, mają na celu między innymi zmniejszenie ilości otrzymywanych przez Spółkę reklamacji. Przebywając w Spółce, pracownik Klienta służy wsparciem również w rozwiązywaniu problemów produkcyjnych, czy też logistycznych. Aktywność taka ma na celu ukierunkowanie pracowników Spółki na wyeliminowanie pojawiających się kłopotów, co wprost przekłada się na zadowolenie Klienta ze współpracy ze Spółką. Spółka - dla celów wewnętrznych - zalicza ww. koszt wizytacji do "kosztów reklamacji", ponieważ otrzymywany dokument obciążeniowy od Klienta jest taki sam jak dokument, którym obciążana jest Spółka przez tego Klienta w przypadku np. reklamacji jakościowej. Długość "wizytacji"/nadzoru mającego na celu sprawowanie nadzoru nad procesem produkcji może być różna. Zależy to od wagi realizowanego zlecenia, od stopnia trudności przygotowania danej wiązki, itp.
   
   

Odbiorcą produktów Spółki są w szczególności przedsiębiorstwa z sektora motoryzacyjnego, telekomunikacyjnego i elektrycznego. Głównym Klientem Spółki jest koncern samochodowy. Spółka pozostaje w ścisłych relacjach handlowych z jednostkami Klienta mającymi swoją siedzibę m. in. na terenie Niemiec, Austrii, Polski. Największym odbiorcą jest Klient.

Spółka informuje również, że z niektórymi klientami zawarła umowę dotyczącą współpracy. Przykładowo, umowa łączy ją z Klientem. W umowie tej postanowiono, że Spółka ponosić będzie odpowiedzialność za szkodę Klienta, jak również ponosić będzie odpowiedzialność za wady i usterki towarów. W ramach ponoszonej odpowiedzialności Spółka, zgodnie z zawartą umową, zobowiązana jest do zrekompensowania Klientowi różnych elementów szkody, o jakich stanowi ogólna norma zakładowa Klienta. Norma ta, w rozstrzygającej w przypadku wątpliwości wersji niemieckojęzycznej, wymieniając elementy odpowiedzialności za wady, mówi np. o "nakładach na wynagrodzenie", "nakładach na materiał", czy też "kosztach obsługi reklamacji".

Spółka podkreśla, że stara się dokładać należytej staranności w procesie produkcji wiązek elektrycznych. Nie jest w stanie jednak wyeliminować wszelkich pomyłek i błędów skutkujących zgłoszeniem reklamacji. Wnioskodawca wyjaśnia, że posiada szereg procedur mających na celu ograniczenie ilości reklamacji. Spółka dba o to, aby zaistniałe pomyłki i błędy, które skutkują reklamacją nie pojawiały się w przyszłości. Spółka dba również o systemy informatyczne, jak również o posiadany sprzęt IT. Ograniczeniu ilości reklamacji służą też szkolenia organizowane dla pracowników, czy umożliwienie pracownikom Spółki kontaktu z przedstawicielami Klienta w czasie wykonywania nadzoru w zakładzie produkcyjnym, okresowych wizytacji, itp.

W związku z powyższym zadano następujące pytania:

1. Czy ponoszone przez Spółkę koszty związane z reklamacją jakościową są w Spółce kosztem uzyskania przychodów...
2. Czy ponoszone przez Spółkę koszty związane z reklamacją związaną z niedotrzymaniem terminów są w Spółce kosztem uzyskania przychodów...
3. Czy ponoszone przez Spółkę koszty związane z wizytacją zakładu produkcyjnego Spółki przez Jej klientów są w Spółce kosztem uzyskania przychodów...
   
   

Przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie nr 3 dotyczące stanu faktycznego.

Wniosek Spółki w zakresie pytania nr 1 (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe), pytania nr 2 (stan faktyczny i zdarzenie przyszłe) i pytania nr 3 (zdarzenie przyszłe) został rozpatrzony odrębnymi interpretacjami nr IPTPB3/423-67/11-4/KJ, nr IPTPB3/423-67/11-5/KJ, nr IPTPB3/423-67/11-6/KJ, nr IPTPB3/423-67/11-7/KJ i nr IPTPB3/423-67/11-9/KJ.

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty pobytu przedstawicieli Klienta w siedzibie Spółki (celem wizytacji zakładu produkcyjnego) stanowią koszt uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 25 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione:

• ostatecznie (definitywnie),

• w celu osiągnięcia przychodów lub,

• w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów

i które zostały odpowiednio udokumentowane oraz nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Kryterium celowości zawarte w przytoczonym powyżej przepisie interpretować należy z uwzględnieniem subiektywizacji do najlepszego, racjonalnego rozumowania i wiedzy podatnika, które jednak da się zweryfikować za pomocą obiektywnego związku przyczynowo -skutkowego. Co więcej, w orzecznictwie i piśmiennictwie słusznie wskazuje się, iż o zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów nie rozstrzyga faktyczne zrealizowanie zamierzonego celu. W sytuacji braku następstwa działania podatnika, poniesiony koszt może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, jeśli został on "poniesiony w sposób racjonalny, albowiem mógł - z uwagi na obiektywne uwarunkowania - przyczynić się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów" (tak: S. Babiarz, L. Błystak, B. Dauter i inni. Podatek dochodowy od osób prawnych. Komentarz, Wrocław 2009, s, 411).

Reasumując, zdaniem Spółki, ma Ona co do zasady prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, jeśli nie zostały one wyłączone z kosztów uzyskania przychodu w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i gdy wykaże ich związek z prowadzoną działalnością. Spółka przypomina również, że kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami.

Co więcej, zdaniem Spółki nie można również pominąć szczegółowej analizy związku przyczynowo - skutkowego pomiędzy omawianymi wydatkami, a przychodami Spółki. W tym zakresie Spółka zwraca przede wszystkim uwagę, że koszty wizytacji/nadzoru procesu produkcji dotyczą tylko i wyłącznie osób zatrudnionych przez głównego Klienta Spółki. Świadczy to o wadze, jaką Klient przywiązuje do otrzymywania nieobarczonych jakimikolwiek wadami towarów. Sposobem, aby Klient był jak najbardziej zadowolony ze współpracy ze Spółką nie jest Jej zdaniem tylko pozytywne rozpatrywanie reklamacji, ale takie jej działanie, które doprowadzi do możliwie jak największej minimalizacji ich liczby. Skoro zatem zdecydowana większość wymiany handlowej Spółki odbywa się z Klientem, nadzór poprzez Jego pracownika, który chociażby instruuje pracowników Spółki co do przebiegu procesów np. kontroli, wysyłki, która ma wpływ na produkt końcowy otrzymywany przez klienta, nie jest w ocenie Spółki niczym niecodziennym. Im bardziej towary produkowane przez Spółkę będą odpowiadać oczekiwaniom Klienta, tym bardziej będzie to oddziaływać na osiągane przez Nią przychody.

Zmniejszenie ilości reklamacji wpłynie natomiast nie tylko na zadowolenie Klienta, ale zwiększy również wymianę handlową – zamiast angażować pracowników i środki w rozpatrywanie reklamacji i ewentualne usuwanie ich skutków, aktywa te mogą być przesunięte na zwiększenie ilości produkowanych przez Spółkę towarów. Ponadto, nie sposób pominąć, że obecność pracownika Klienta, sprawowany przez niego nadzór nad procesem produkcji, ma także walor "ogólny". Pracownik Klienta służy bowiem wsparciem w rozwiązywaniu problemów produkcyjnych, czy też logistycznych. Wyeliminowanie tych zagadnień również przekłada się na zadowolenie Klienta, a zatem i na wysokość przychodów Spółki.

Spółka stoi na stanowisku, że w zakresie opisywanych kosztów przez pryzmat art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych należy podkreślić, że kluczowe znaczenie ma tutaj analiza przedmiotowa wydatku. A jeżeli dodatkowo koszt taki poniesiony jest na rzecz Klienta który ma w ten sposób wpływ na kształt i cechy kupowanego przezeń produktu końcowego, to tylko uwypukla to jeszcze związek z wysokością przychodów Spółki. A zatem, koszty związane z nadzorem Klienta, wykonywanym poprzez swoich pracowników w siedzibie Spółki (tj. np. nocleg, transport, wynagrodzenie etc.), są kosztami uzyskania przychodów.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Ustawową definicję kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (j. t. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 ze zm.). W myśl tego przepisu kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Są to więc koszty bezpośrednio i pośrednio związane z funkcjonowaniem firmy. Obowiązkiem podatnika odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy.

W przedstawionym stanie faktycznym, Wnioskodawca ponosi wydatki związane z przyjazdem i pobytem przedstawicieli głównego Klienta Spółki w celu szkolenia pracowników i wizytacji/nadzoru procesu produkcyjnego. Osoby te instruują pracowników co do przebiegu procesów kontroli i wysyłki wyrobów, sprawują nadzór nad procesem produkcji, a także służą wsparciem w rozwiązywaniu problemów produkcyjnych czy też logistycznych.

Ponoszone wydatki z tego tytułu (tj. np. koszty transportu, noclegu, wynagrodzenia), o których mowa we wniosku, nie zostały wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych pośród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i mieszczą się w kategorii kosztów uzyskania przychodów jako wydatki służące zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Można je zaliczyć do kosztów usług świadczonych przez kontrahentów, tj. usług obcych. Warunkiem jest jednak wykazanie przez Wnioskującego, że ponoszone przez niego wydatki – obiektywnie rzecz ujmując – były racjonalne co do zasady i co do wielkości.

Jednocześnie konieczne jest właściwe udokumentowanie wydatku w sposób umożliwiający wykazanie jego związku z przychodem. W tym celu Spółka powinna gromadzić dokumentację dotyczącą wykonanych na jej rzecz usług, potwierdzającą faktyczne wykonanie usługi, w formie m.in.: umowy o świadczenie usług, sprawozdań, raportów, opinii, analiz ekonomicznych, zawierających przykładowo informacje na temat podjętych czynności, zakresu wykonanych usług, wniosków z przeprowadzonych analiz, rekomendacji dotyczących działań, wiadomości e-mail, faktur ze specyfikacjami dotyczącymi wykonanych poszczególnych usług. To Spółka bowiem odnosi korzyść w postaci możliwości zaliczenia danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, tym samym na niej spoczywa obowiązek odpowiedniego udokumentowania oraz uzasadnienia celowości i zasadności poniesionych kosztów.

Zgodnie z art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Dodać należy, że zgodnie z art. 15 ust. 4e tej ustawy za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Zatem należy uznać, iż wydatki wskazane przez Spółkę we wniosku mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w momencie ich poniesienia, pod warunkiem jednak wykazania przez Spółkę celowości poniesienia tych wydatków.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Kielcach, ul. Prosta 10, 25-366 Kielce po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.

Referencje