Istota interpretacji:

Czy w opisanym stanie faktycznym w sytuacji, gdy sprawcy nie zostaną wykryci, a dochodzenie zostanie przez policję umorzone, wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość skradzionego paliwa? W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 1, kiedy należy wartość skradzionego paliwa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawiony następujący stan faktyczny (zdarzenie przyszłe).

Wnioskodawca jest podmiotem prowadzącym sieć stacji benzynowych, na których dokonuje sprzedaży detalicznej paliw tankowanych bezpośrednio do zbiorników pojazdów mechanicznych. W toku sprzedaży niejednokrotnie zdarzają się sytuacje, gdy klient po zatankowaniu, odjeżdża bez uregulowania należności. Z prawnego punktu widzenia jest to zwykła kradzież.

Aby ograniczyć tego typu zjawiska, a także ułatwić policji poszukiwanie sprawców, wnioskodawca poczynił szereg kroków. Przede wszystkim każda stacja benzynowa jest na bieżąco monitorowana przez kamery, które jednocześnie zapisują obraz, utrwalając w ten sposób materiał dowodowy dla wymiaru sprawiedliwości. Jednocześnie pracownicy zobowiązani są do zwracania uwagi na kierowców zachowujących się nietypowo lub na pojazdy, co do których mogą mieć określone podejrzenia. Niemniej jednak nie sposób całkowicie wykluczyć ryzyka kradzieży, bowiem ilość obsługiwanych na stacjach pojazdów uniemożliwia stałe i nieprzerwane obserwowanie każdego z nich. Wpływa na to również specyfika samoobsługowych stacji benzynowych, gdzie do bezpośredniego kontaktu klienta z pracownikiem stacji dochodzi dopiero w momencie podejścia klienta do kasy, bowiem wszystkie czynności związane z tankowaniem pojazdów dokonywane są samodzielnie przez klientów.

W przypadku stwierdzenia kradzieży pracownicy wnioskodawcy zobowiązani są do zachowania specjalnej procedury, opracowanej przez wnioskodawcę. W przypadku odjazdu ze stacji klienta bez uregulowania przez niego należności za paliwo sprzedawca zobowiązany jest zgłosić bezzwłocznie ucieczkę policji, podając m.in. numer rejestracyjny pojazdu, jego model, producenta i kolor, opis osób w pojeździe, oraz godzinę zdarzenia.

Jednocześnie pracownicy stacji proszą świadków zdarzenia o podanie ich nazwisk i adresów oraz innych odnośnych informacji. Jednocześnie kierownik stacji musi upewnić się czy:

1. przypadek został niezwłocznie zgłoszony policji z podaniem jak największej ilości wskazanych wyżej szczegółów;
2. zanotowane zostało nazwisko i numer służbowy policjanta przyjmującego zgłoszenie, razem z datą i godziną zgłoszenia;
3. odnotowane zostały nazwiska i adresy wszelkich świadków;
4. sprzedawca zrobił wszystko co możliwe, żeby ułatwić schwytanie winnych;
5. czy jakiś sprzedawca nie jest związany z kilkoma przypadkami ucieczki bez zapłacenia należności... Jeśli tak, trzeba wyjaśnić okoliczności.
   
   

Transakcję, która znajduje się na monitorze, a na pewno jest ucieczką (upewniono się, oglądając kasetę video), należy zarejestrować na gotówkę i odnotować ten fakt w raporcie z kradzieży paliw. Nie wolno pomniejszyć depozytu - można to zrobić raz w miesiącu potrącając jednorazowo łączną wartość ucieczek, do których doszło przez cały miesiąc

Wcześniej jednak należy wypełnić protokół, którego wzór znajduje się na każdej stacji i przesłać do biura po podpisaniu dokumentu przez dyrektora regionalnego. W następstwie zgłoszenia przez wnioskodawcę kradzieży policja wszczyna postępowanie mające na celu ustalenie sprawców kradzieży. W przypadku, gdy prowadzone postępowanie nie jest skuteczne i nie doprowadzi do schwytania sprawców, organ policji wydaje i doręcza wnioskodawcy postanowienie o umorzeniu dochodzenia i wpisaniu sprawy do rejestru przestępstw.

W związku z powyższym zadano następujące pytania

1. Czy w opisanym stanie faktycznym w sytuacji, gdy sprawcy nie zostaną wykryci, a dochodzenie zostanie przez policję umorzone, wnioskodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość skradzionego paliwa...
2. W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytanie nr 1, kiedy należy wartość skradzionego paliwa zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów...
   
   

Stanowisko Wnioskodawcy

Zdaniem wnioskodawcy:

1. Wartość paliwa, które zostało skradzione, zaś sprawcy - mimo opisanej w opisie stanu faktycznego staranności nie zostali ujawnieni, stanowi dla wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu;
2. Wartość skradzionego paliwa podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w dacie wydania przez policję postanowienia o umorzeniu dochodzenia z powodu niewykrycia sprawców.
   
   

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy.

Wśród wymienionych w tzw. negatywnym katalogu kosztów ujętym w art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie wyszczególniono strat w środkach obrotowych. Oznacza to, iż co do zasady straty te, jako związane z prowadzoną działalnością mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

U podatników prowadzących działalność gospodarczą w przypadku strat w majątku obrotowym trudno mówić, że zmierzają one do osiągnięcia przychodów. Mogą one jednak co do zasady stanowić element kosztowy w prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Z treści ogólnej definicji kosztu podatkowego wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów wszelkich kosztów, pod warunkiem, że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma bądź może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, jego zachowanie lub zabezpieczenie.

Możliwość zaliczenia poniesionej straty do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowana jest od spełnienia następujących warunków:

• strata musi być związana z całokształtem prowadzonej działalności,
• jej powstanie musi być spowodowane działaniem niezawinionym przez podatnika,
• musi być właściwie udokumentowana,
• podatnik winien wykazać, iż podjął właściwe działania zabezpieczające przed powstaniem tejże straty.
  
  

Należy mieć na uwadze, że nie w każdym przypadku strata może być kosztem uzyskania przychodów. Ze względu na różnorodność występujących sytuacji, zaliczenie strat do kosztów uzyskania przychodów powinno być każdorazowo oceniane indywidualnie w aspekcie: całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej, okoliczności, które spowodowały powstanie straty, formy udokumentowania straty oraz podjętych działań zabezpieczających. Podatnik nie może bezkrytycznie kwalifikować do kosztów uzyskania przychodów wszelkich strat powstałych w działalności, będących następstwem jego niewłaściwego lub nieracjonalnego działania. Ryzyko prowadzonej działalności gospodarczej ponosi podatnik i nie ma możliwości przenoszenia tego ryzyka na Budżet Państwa w postaci zmniejszenia podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, poprzez zaliczenie w koszty poniesionych strat. Wyjątkiem będą tu jedynie nieprzewidywalne sytuacje, których uniknięcie było niemożliwe, pomimo podjęcia wszelkich koniecznych działań w celu ich zapobieżenia.

Należy podkreślić, iż w omawianym stanie faktycznym wnioskodawca nie może w żaden sposób uniknąć opisywanych strat. Nie sposób jednak odmówić wnioskodawcy należytej staranności w walce z tym zjawiskiem - zainstalowano kamery monitoringu, przygotowano stosowną procedurę postępowania i przeszkolono personel, o zdarzeniu zawiadamia się policję niezwłocznie po jego wystąpieniu. Poza działaniami szczegółowo wymienionymi w opisie stanu faktycznego trudno wyobrazić sobie, co jeszcze miałby wnioskodawca zrobić. Można zatem uznać, iż sytuacje, o których mowa są nie do uniknięcia.

Ponadto, aby zaliczyć poniesioną stratę do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest spełnienie warunku formalnego tj. właściwe udokumentowanie poniesionego kosztu. Zaistnienie szkody powinno być uprawdopodobnione przez właściwe organy, np. Policję (umorzenie dochodzenia).

W przekonaniu wnioskodawcy koszty, których dotyczy wniosek stanowią koszty pośrednie. Ich cechą charakterystyczną jest bowiem to, że dotyczą całokształtu prowadzonej działalności gospodarczej i ponoszone są w celu zachowania źródła przychodów. Tego rodzaju kosztem są między innymi straty w środkach obrotowych związane ze zdarzeniami losowymi niezależnymi od Podatnika. Wydatki takie należy zatem zaliczać do kosztów uzyskania przychodów jako koszty ogólne prowadzonej działalności gospodarczej. Koszty te będą potrącane w dacie poniesienia. Jednocześnie zdaniem wnioskodawcy datą która przesądza o tym, że strata jest poniesiona jest data postanowienia właściwego organu władzy, które przesądza o jej nieodwracalności. Postanowienie o umorzeniu dochodzenia z powodu niewykrycia sprawców powoduje, iż nie ma możliwości - odnalezienia sprawcy kradzieży i zmuszenia go do naprawienia wyrządzonej wnioskodawcy szkody.

Powyższe stanowisko znajduje swe potwierdzenie również w praktyce interpretacyjnej organów podatkowych.

W odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z dyspozycją art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011r., Nr 74, poz. 397) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Przepis powyższy zakłada zatem konieczność spełnienia przez dany wydatek szeregu przesłanek, ażeby można było go uznać za koszt uzyskania przychodu. Wśród warunków, które powinny być łącznie spełnione wymienić należy:

1. poniesienie kosztu przez podatnika,
2. definitywny (rzeczywisty) charakter poniesionego kosztu,
3. związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
4. cel poniesienia kosztu, którym jest; uzyskanie przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła,
5. właściwe udokumentowanie.
   
   

Jednocześnie organ pragnie zwrócić uwagę, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 16 ust. 1 ustawy nie zawierają zakazu uznawania poniesionych strat w środkach obrotowych za koszty uzyskania przychodów. Oznacza to, iż ustawodawca co do zasady dopuszcza możliwość zaliczenia wyżej wskazanych strat w poczet kosztów, niemniej jednak uzależnia to od spełnienia szeregu warunków.

Do uznania za koszty uzyskania przychodu straty w środkach obrotowych Spółki muszą zostać spełnione przesłanki z art. 15 powołanej ustawy. Po pierwsze konieczne jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem. Wykazanie takiego związku jest niezbędne, albowiem proste zaliczenie straty środków obrotowych do kosztów uzyskania przychodów mogłoby prowadzić do nieprawidłowych wniosków, z punktu widzenia racjonalnego gospodarowania oraz zasad poboru podatków. Trudno zresztą dosłownie mówić o samych stratach (jako kosztach) poniesionych w celu uzyskania przychodów. Stwierdzić należy, iż straty powstają wbrew woli podmiotów prowadzących określoną działalność gospodarczą. Tak więc nie samo ponoszenie strat należy traktować jako środek zmierzający do osiągnięcia przychodów, bo byłoby to nieracjonalne, lecz cały zespół działań, starań, zabiegów dokonywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w celu pozyskiwania przychodów, zaś straty tylko jako, często nieunikniony i nieodłączny, aczkolwiek niechciany, element tych działań, objęty ryzykiem towarzyszącym każdej aktywności gospodarczej. W tym też kontekście należy rozpatrywać możliwość zaliczenia określonych strat do kosztów uzyskania przychodów. Ponadto w przypadku możliwości zaliczenia strat w środkach obrotowych Spółki do kosztów uzyskania przychodów niezbędne jest wykazanie, że strata, która powstała w majątku Spółki było nie tylko nieunikniona, co również niezawiniona oraz z uwagi na definitywny charakter jej poniesienia - właściwie udokumentowana.

W ocenie organu, mając na uwadze całokształt okoliczności przedstawionych we wniosku oraz stanowisko podatnika, należy stwierdzić, iż ubytki powstałe w majątku Spółki na skutek kradzieży paliwa spełniają co do zasady katalog przesłanek, ażeby uznać je za koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy. Wydatki na paliwo z uwagi na profil działalności Spółki, stanowią środki obrotowe pozostające w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Jednocześnie sposób udokumentowania, spełnia wymogi dla uznania powstałej starty jako rzeczywistej, tj. definitywnej i nieodwracalnej. Niemniej jednak pomimo zawartych we wniosku stwierdzeń, iż wprowadzony system zabezpieczeń oraz specjalne procedury dotyczące raportowania poniesienia przedmiotowych strat świadczą, iż powstałe straty miały charakter nieunikniony, a sam Wnioskodawca dochował należytej staranności ocenianej przez pryzmat profesjonalnego przedsiębiorcy, ażeby zabezpieczyć się przed ich poniesieniem, stwierdzić należy, iż jednoznaczne potwierdzenie tej oceny wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego. Organ podatkowy nie jest uprawniony do dokonania takich ustaleń w ramach postępowania w przedmiocie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej. Z tego względu, niniejsza interpretacja ogranicza się do wykładni przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i wskazania elementów faktycznych, które są istotne dla kwalifikacji przedmiotowych kosztów. W przedmiotowej sprawie bowiem - mając na uwadze treść przepisu art. 14b ustawy Ordynacja podatkowa - organ nie jest uprawniony do przeprowadzenia postępowania dowodowego.

Odnosząc się z kolei do kwestii określenia momentu potrącania kosztów podatkowych uznanych za inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, art. 15 ust. 4d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi, iż koszty te są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Zgodnie natomiast z art. 15 ust. 4e ww. ustawy za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów. W przedmiotowej sprawie datą poniesienia kosztu będzie data wydania postanowienia o umorzeniu śledztwa, przesądzająca o definitywnym charakterze wydatku, oczywiście pod warunkiem, że w tej samej dacie Spółka ujmie wydatek jako koszt w księgach rachunkowych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.