Pytanie:

Czy wydatki na podróże służbowe pracowników Spółki, poniesione na podstawie wydrukowanych ze strony internetowej rezerwacji biletów kolejowych, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę stan faktyczny oraz obowiązujący stan prawny, Naczelnik tut. Urzędu stwierdza, co następuje:

Zgodnie z treścią art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W świetle powyższych uregulowań podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą lub inną działalnością zarobkową, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Aby dany wydatek mógł być zakwalifikowany do kosztów uzyskania przychodów, musi pozostawać w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, a jego poniesienie musi zmierzać do osiągnięcia przychodów. Jednakże, wydatek taki musi być właściwie udokumentowany. Brak stosownych dokumentów, zgodnie z przyjętą linią orzecznictwa, uniemożliwia zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Powołany wyżej przepis art. 15 ust. 1 ustawy o pdop nie określa zasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów. Jednakże na podstawie art. 9 ust. 1 w/w ustawy, na podatnika został nałożony obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tymi odrębnymi przepisami jest ustawa z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), która w art. 20 ust. 2 stanowi, iż podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej "dowodami źródłowymi", wśród nich zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów.

Jednocześnie w art. 21 ust. 1 ww. ustawy o rachunkowości określono, iż dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, bowiem o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Spółka, podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, winna w oparciu o racjonalne i obiektywne przesłanki uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie świadczenia Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Zasadne jest w tym miejscu zwrócenie uwagi na przepis art.10 ustawy o rachunkowości, który stwarza Spółce możliwości takiego sposobu prowadzenia ksiąg, aby sposób ten uwzględniał specyfikę prowadzonej działalności. Podatnik, mając zatem na uwadze art.10 ww. ustawy, powinien rozważyć, czy dokumenty w postaci wydruków ze strony internetowej potwierdzających rezerwację biletów spełniają warunki dowodu księgowego, o których mowa w art. 21 ustawy o rachunkowości, a zatem czy mogą być przedmiotem zapisów księgowych oraz czy posiadane dokumenty stanowią dowody będące podstawą do prawidłowego ustalenia dochodu (a zatem przychodów i kosztów) - w trybie art. 9 ust. 1 i art.15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zwrócić przy tym należy uwagę na istotę dowodów wykonania usług w postępowaniu kontrolnym lub podatkowym. Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. - Ordynacja podatkowa (tekst jednolity: Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 ww. ustawy, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2 oraz materiały zgromadzone w toku prawomocnie zakończonego postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, iż katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego nie wynika, iż Spółka oprócz wydrukowanych ze strony internetowej potwierdzeń rezerwacji biletów kolejowych posiada jeszcze inne dowody i dokumenty, które potwierdzałyby, że wydatki te dotyczą podróży służbowych odbytych przez pracowników Spółki oraz uzasadniałyby celowość ich poniesienia, a także wskazywałyby na związek z uzyskanymi przychodami.W ocenie Naczelnika tut. Urzędu w/w wydruki nie są wystarczającymi dowodami do uznania, że poniesione przez Spółkę wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów. Dlatego też zdaniem tut. organu podatkowego, posiadanie przez Spółkę jako dowodu poniesienia wydatku na podróże służbowe pracowników Spółki jedynie samego "biletu elektronicznego", nie daje możliwości na ich podstawie zakwalifikowania tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.Podkreślić jednak należy, iż w sytuacji, gdy Spółka oprócz ww. "biletów elektronicznych" posiada inne dowody pozwalające na udokumentowanie, iż poniesione wydatki dotyczą podróży służbowych oraz wskazujące na związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy tymi wydatkami a osiąganiem przychodów (funkcjonowaniem podatnika), to wówczas wydatek ten może zostać uznany za koszt podatkowy. Reasumując, postanowienia ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają wprost zasad i sposobu dokumentowania wydatków. Przytoczony przepis art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nawiązuje do odrębnych przepisów, zgodnie z którymi podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, na podstawie której będzie możliwe prawidłowe określenie wysokości dochodu, podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy. Ustawa odwołuje się więc do norm prawa bilansowego, co oznacza, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i terminowo, a transakcje udokumentowane w sposób wskazany w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który to artykuł enumeratywnie określa, jakie elementy winny znajdować się na dowodzie księgowym. Ustawodawca nie narzuca żadnych technicznych rozwiązań co do sposobu dokumentowania kosztów, podkreśla natomiast, że prowadzona ewidencja rachunkowa ma zapewnić określenie dochodu i podstawy opodatkowania oraz należnego podatku. Jednocześnie regulacje ustawy Ordynacja podatkowa nakazują, dla ustalenia stanu faktycznego, oprzeć się na wszystkich dowodach - oczywiście nie pozostających w sprzeczności z prawem. Dowody te zaś winny potwierdzać faktyczne wykonanie świadczenia oraz celowość i racjonalność poniesionego wydatku z punktu widzenia prowadzonej działalności gospodarczej w kontekście związków przyczynowo-skutkowych z osiąganymi lub oczekiwanymi przychodami. W związku z powyższym wydruki ze strony internetowej potwierdzające rezerwacje biletu, w ocenie tut. organu podatkowego, nie mogą stanowić podstawy do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków poniesionych na ich podstawie z tytułu podróży służbowych pracowników Spółki. Stanowisko to dotyczy ceny biletu brutto ponieważ brak jest podstaw do wyliczenia kwoty netto i podatku VAT zawartego w cenie. Tym samym, zdaniem Naczelnika tut. Urzędu, stanowisko Spółki przedstawione we wniosku jest nieprawidłowe.

Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak na wstępie.Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.