Pytanie:

Czy wydatki na zakup paliwa, materiałów biurowych, kart telefonicznych, drobnych narzędzi, opłaty za przejazd autostradami, mostami oraz opłaty pocztowe udokumentowane paragonami mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Podatnik zwraca się z zapytaniem: czy koszty udokumentowane jak wyżej mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?
Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków - Krowodrza, działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 ze zm.) informuję, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Z powyższego zapisu wynika, iż za koszty uzyskania przychodu uznać można wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki, które związane są z prowadzona działalnością gospodarcza i których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, a które nie zostały wymienione w przepisach art. 16 ust. 1 ustawy podatkowej. Gdy istnieje związek przyczynowo - skutkowy między poniesionym przez podatnika wydatkiem a osiągniętym przychodem, wówczas spełniony jest podstawowy i wystarczający warunek do uznania poniesionego wydatku za koszt podatkowy.
Uregulowanie zawarte w art. 9 ust. 1 cytowanej ustawy wskazuje, iż podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębne przepisy zamieszczone są w ustawie z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.). Stosownie do treści art. 4 ust. 1 tej ustawy, jednostki obowiązane są stosować określone ustawa zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkowa i finansowa oraz wynik finansowy, co oznacza, że tylko prawidłowo prowadzone księgi rachunkowe mogą być uznane za dowód poniesienia kosztów uzyskania przychodów. Podstawa zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, którymi są między innymi obce dowody otrzymane od kontrahentów. Zgodnie z art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości, dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określona także w jednostkach naturalnych,
4.datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna data - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

W związku z powyższym, w sytuacji, gdy brak jest możliwości udokumentowania wydatków poniesionych za granicą fakturą VAT, w celu zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów należy transakcję poświadczyć dodatkowym dowodem zastępczym, który będzie uzupełniony o brakujące elementy wyszczególnione w art. 21 ust 1 ustawy o rachunkowości. Paragon, jako zewnętrzny dowód obcy otrzymany od kontrahenta, niespełniający wszystkich warunków określonych przepisem art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, może być jednak zakwalifikowany jako dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w kosztach uzyskania przychodów, gdyż zgodnie z art. 21 ust. 1a cytowanej ustawy można zaniechać zamieszczania na dowodzie wymaganych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 5 i 6, a więc między innymi podpisu wystawcy dowodu, jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych. W tym przypadku nie ma potrzeby dodatkowego potwierdzenia dowodem wewnętrznym wydatków poniesionych poza granicami państwa z uwagi na niemożność uzyskania faktury VAT. Paragon taki powinien być opisany (przez uprawnioną osobę) poprzez umieszczenie na nim danych i podpisu osoby, która dokonała opłat oraz opisu operacji gospodarczej, przy zastosowaniu ogólnie ustalonych, przez Spółkę zasad. Zaznaczyć należy, że paragon dodatkowo opisany przez Spółkę winien znaleźć potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym, na przykład dokumentującym podróże służbowe, ich cel i związek z funkcjonowaniem podmiotu. Ponadto właściwe udokumentowanie wydatków winno odbywać się już w momencie ich ponoszenia, za niedopuszczalne zaś należy uznać ich dokumentowanie dokumentami sporządzanymi w okresie późniejszym.
Jednocześnie, zgodnie z art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.
W świetle powyższego tutejszy organ podatkowy, postanowił jak w sentencji.

W wyżej wymienionej sprawie na dzień złożenia wniosku nie toczy się i nie toczyło postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie podatkowe przed sądem administracyjnym Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę.
Stosownie do art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5.

Pouczenie:
Na powyższe postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie, za pośrednictwem Naczelnika Urzedu Skarbowego Kraków-Krowodrza w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia.