Pytanie:

Czy można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki wynikające ze zbiorczego miesięcznego zestawienia delegacji odbytych przez konkretnego pracownika, przedstawionego przez niego pod koniec miesiąca?

Działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), art. 9 ust. 1, art. 15 ust. 1 oraz art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. - o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie, po rozpatrzeniu wniosku z dnia 7.09.2006 r. w sprawie udzielenia pisemnej interpretacji w zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z zakresu podatku dochodowego od osób prawnych,stwierdza, że stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe.

Pismem z dnia 7.09.2006 r. Z. spółka z o.o. zwrócił się z wnioskiem do tut. organu podatkowego o udzielenie pisemnej interpretacji z zakresu stosowania przepisów prawa podatkowego w sprawie - czy można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu wydatki wynikające ze zbiorczego miesięcznego zestawienia delegacji odbytych przez konkretnego pracownika, przedstawionego przez niego pod koniec miesiąca. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Z. spółka z o.o. wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Niektórzy pracownicy w ciągu jednego miesiąca odbywają po kilka podróży służbowych. W związku z tym każdy z tych pracowników w ciągu jednego miesiąca ponosi kilkakrotnie koszty podróży służbowych.Zdaniem wnioskodawcy, wydatki wynikające ze zbiorczego miesięcznego zestawienia delegacji przedstawionych oddzielnie przez każdego z pracowników pod koniec miesiąca zgodnie z zapisem art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych można zaliczyć w koszty uzyskania przychodu.

Uwzględniając powyższy wniosek oraz biorąc pod uwagę, iż w przedmiotowej sprawie nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa ani postępowanie przed sądem administracyjnym, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie, po zapoznaniu się ze stanem faktycznym przedstawionym przez wnioskodawcę, informuje, iż stanowisko tut. organu podatkowego w przedmiocie zapytania jest następujące:

Ustawową definicję kosztów uzyskania przychodu w przypadku podatników będących osobami prawnymi zawiera art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Zgodnie z powyższą definicją kosztami uzyskania przychodu są wszystkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Aby wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, należy ocenić jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz możliwość osiągnięcia przychodu. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości. W takim ujęciu kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim. Biorąc powyższe pod uwagę wydatki z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki stanowić będą koszt uzyskania przychodu.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych. W tym wypadku przepis art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, który zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający ustalenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Odrębnymi przepisami, o których mowa wyżej jest ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 1994 r. Nr 121, poz. 591 ze zm.). Przepisy art. 20 i art. 21 tejże ustawy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Nieudokumentowanie poniesionych wydatków zgodnie z ww. przepisami stanowi naruszenie art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co skutkuje tym, że wydatki takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Biorąc powyższe pod uwagę,w sytuacji gdy zbiorcze miesięczne zestawienie delegacji odbytych przez konkretnego pracownika spełniać będzie warunki, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości, to tym samym wydatki w ten sposób udokumentowane stanowić będą podstawę uznania za koszt uzyskania przychodu.