Pytanie:

Czy wydatki ponoszone przez pracodawcę z tytułu używania przez pracowników samochodów własnych na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej są kosztem uzyskania przychodów pracodawcy dla celów podatku dochodowego od osób prawnych?

W ocenie podatnika - pracodawcy, wydatki z tytułu używania przez pracowników samochodów własnych na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej są kosztem uzyskania przychodów - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku.

Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sokołowie Podlaskim, mając na uwadze stan faktyczny przedstawiony przez wnioskodawcę i obowiązujący stan prawny w dacie wniesienia wniosku, postanawia udzielić następującej interpretacji, co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jedn. tekst w Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ww. ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy. O sposobie klasyfikacji kosztów decyduje sam podatnik i to on ponosi odpowiedzialność za zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodów podatnik musi jednoznacznie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 775 § 1 tejże ustawy, zawierającego definicję podróży służbowej - pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przepisami regulującymi zasady przyznawania świadczeń przysługujących pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.).

Zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej, a także innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast w myśl § 5 ust. 3, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od wartości określonych w tym przepisie.

Nadmienia się ponadto, że należności z tytułu podróży służbowych nie są składnikiem wynagrodzenia za pracę pracownika. Stanowią one zwrot kosztów związanych ze świadczeniem pracy przez pracownika, które obowiązany jest ponosić pracodawca.

Zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych fakturą lub rachunkiem (wykazujących związek z uzyskiwaniem przychodów firmy), są u pracodawcy kosztem uzyskania przychodu i to w pełnej wypłaconej pracownikowi kwocie, nawet wówczas, gdy przekroczą limity określone w przepisach ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Ograniczenie w zakresie wysokości wydatku zaliczonego w ciężar kosztów dla celów podatkowych wprowadza przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do którego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra.

Ponadto, stosownie do art. 16 ust.5 ustawy, przebieg pojazdu o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonego przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Reasumując, w ciężar kosztów uzyskania przychodów wnioskodawca może zaliczyć wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika, w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych ww. rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W świetle powyższego, stanowisko wnioskodawcy przedstawione w ww. wniosku, odnośnie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania przez pracowników samochodów własnych na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej - do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. - jest prawidłowe.

Jednocześnie, Naczelnik tut. Urzędu zauważa, że tut. organ podatkowy nie jest właściwy i w związku z tym nie posiada uprawnień do interpretacji przepisów prawa pracy. Stąd też nie rozstrzyga, czy w przedstawionym przez wnioskodawcę stanie faktycznym pracownicy odbywają podróże służbowe. Udzielając odpowiedzi przyjęto, że na podstawie przepisów prawa pracy pracownicy, o których mowa we wniosku, odbywają podróż służbową.

Powyższa interpretacja dotyczy przedstawionego przez podatnika stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

Interpretacja ta nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Interpretacja traci moc w momencie zmiany stanu prawnego.

Na postanowienie niniejsze służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego w Sokołowie Podlaskim, w terminie 7 dni od dnia doręczenia postanowienia (art. 14a § 4 w związku z art. 236 § 2 pkt 1 oraz art. 239 ustawy - Ordynacja podatkowa).

Nadmienia się przy tym, że zgodnie z art. 1 ust. 1 pkt 1 lit.a) ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity w Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532 z późn. zm.) od ewentualnie złożonego zażalenia (podania) istnieje obowiązek uiszczenia z góry opłaty skarbowej w wysokości 5 zł. oraz po 0,50 zł. od każdego załącznika.