Pytanie:

czy koszty wynajmu lokali mieszkalnych, które będą udostępnione pracownikom Spółki przebywających w delegacjach, będą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów,

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, pracodawca ma zapewnić nocleg lub zwraca, albo ponosi koszty zakwaterowania pracownika będącego w podróży służbowej. Czyli pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpłatne zakwaterowanie pracownikowi podczas delegacji np. poprzez wynajem lokali mieszkalnych. Dlatego obecnie Spółka rozważa opcję wynajmowania na podstawie umowy cywilnoprawnej lokali mieszkalnych i udostępniania ich odpowiednio pracownikom przebywającym w delegacjach w tych miejscowościach. Za wynajem takich lokali firma byłaby obciążana rachunkami wystawianymi przez Wynajmującego na rzecz Spółki. W związku z powyższym Spółka ma wątpliwości, czy koszty najmu w/w lokali mieszkalnych będą stanowiły koszty uzyskania w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.Zdaniem Spółki wydatek ten powinien zostać uznany za koszt uzyskania przychodów na podstawie art.15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatek Spółki na najem lokali mieszkalnych, udostępnianych pracownikom w ramach wykonywanych przez nich zadań służbowych poza ich miejscem zamieszkania, związany jest z profilem działalności gospodarczej Spółki i wiąże się z osiąganymi przez nią przychodami.

Zgodnie z art.15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r Nr.54,poz.654 ze zm) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W związku z tym, przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art.16 ust.1.

Jak wynika z powyższego, warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest istnienie związku danego wydatku z przychodami podatnika. W takim ujęciu kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim.Ciężar dowodu - co do wskazania, że poniesiony wydatek ma lub może mieć wpływ na uzyskany przychód - spoczywa na podatniku. Również o celowości ponoszenia wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą.

Podróżą służbową jest wyjazd podjęty na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub poza miejsce wykonywania przez pracownika obowiązków służbowych, który jednocześnie ma związek z wykonywaniem zadań związanych z działalnością pracodawcy.Z tego względu należy uznać, że wszystkie podróże służbowe co do zasady związane są z osiąganymi przez pracodawcę przychodami, a wydatki poniesione w związku z tymi podróżami stanowią, w granicach określonych przepisami prawa podatkowego, koszty uzyskania przychodów.Jednym z obowiązków pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi odbywającemu podróż służbową bezpłatnego noclegu lub zwrot kosztów noclegu - w przypadku, gdy pracownikom nie zapewniono bezpłatnego noclegu, przy czym w gestii pracodawcy pozostaje wybór, czy zapewni on swoim pracownikom bezpłatne noclegi, czy też zdecyduje się na zwrot poniesionych przez nich kosztów noclegów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka zamierza wynająć lokale mieszkalne, które następnie będą udostępniane jej pracownikom odbywającym podróże służbowe w miejscowościach, w których znajdują się wynajęte przez Spółkę lokale. Wynajęcie tych lokali umożliwi Spółce zapewnienie jej pracownikom, w trakcie odbywanych przez nich podróży służbowych, bezpłatnych noclegów, a tym samym wyeliminuje konieczność zwracania pracownikom kosztów noclegów.W związku z powyższym, poniesione przez Spółkę wydatki na wynajem lokali mieszkalnych w tych miejscowościach, do których zostali oddelegowani jej pracownicy w celu wykonywania zadań służbowych stanowić będą koszty uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.Jednocześnie należy zauważyć, że to na Podatniku ciąży obowiązek odpowiedniego udokumentowania przedmiotowych wydatków oraz wykazania, że wydatek ten jest uzasadniony z punktu widzenia prowadzonej przez Spółkę działalności gospodarczej.

Mając powyższe na uwadze, postanowiono jak na wstępie. Niniejsze postanowienie dotyczy wyłącznie stanu faktycznego przedstawionego we wniosku oraz obowiązującego w tym stanie faktycznym stanu prawnego.