Pytanie:

Czy diety z tytułu podróży służbowej wypłacone zatrudnionym pracownikom stanowią koszt uzyskania przychodów w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

W odpowiedzi na pismo z dnia 22.11.2004 r. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Wadowicach działając w oparciu o przepisy art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zm.) udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego.

W przesłanym piśmie Spółka prosi o udzielenie odpowiedzi czy diety z tytułu podróży służbowej wypłacone zatrudnionym pracownikom stanowią koszt uzyskania przychodów w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jak wynika z treści załączonej umowy o pracę, pracownikowi zatrudnionemu na stanowisku przedstawiciela handlowego określono podstawowe miejsce pracy. Ponadto pracodawca zastrzegł sobie prawo delegowania pracownika celem świadczenia pracy także w inne miejsca na terenie Polski t.j. obszar województwa małopolskiego i mazowieckiego oraz poza jej granicami. Ponadto w umowie o pracę stwierdza się, iż wynagrodzenie nie będzie zawierało kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z delegowaniem pracownika celem wykonywania pracy poza podstawowym miejscem pracy. Koszty te będą zwracane pracownikowi niezwłocznie po przedłożeniu przez niego dowodów poniesienia wydatków.

Zgodnie z ogólną definicją kosztów uzyskania przychodów zawartą w art.15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (jednolity tekst: Dz. U.z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Oznacza to, iż wydatki związane z podróżą służbową pracodawca zalicza do kosztów uzyskania przychodów na tym samych zasadach jak pozostałe wydatki.

Sposób rozliczenia należności z tytułu podróży służbowej regulują dwa rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r.:
1) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarach kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1990),
2) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz.1991 i z 2003 r. Nr 199, poz. 1951).

Zgodnie z przepisami zawartymi w powyższych rozporządzeniach miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia (zakończenia) podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, a także innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb z podróżą służbową.

Warunkiem zastosowania przedstawionych unormowań prawnych jest ustalenie zakresu pojęcia podróży służbowej. Zgodnie z treścią art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) elementem koniecznym umowy o pracę jest wskazanie miejsca wykonywania pracy. Zatem należy przyjąć, iż podróżą służbową pracownika jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy. W świetle art. 77 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi, wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności związane z podróżą służbową.

Jak wynika z treści przedstawionej umowy o pracę, pracownikowi określono stałe miejsce pracy. W umowie o pracę sprecyzowano ponadto obszar, na który może być oddelegowany pracownik celem świadczenia pracy poza podstawowym miejscem jej wykonywania. Zatem wykonywanie zadania na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę spełnia przesłanki zakwalifikowania tego wyjazdu jako podróży służbowej.

W świetle przedstawionych unormowań prawnych diety oraz inne koszty związane z wyjazdami pracowników poza stałe miejsce pracy stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli ich poniesienie było bezpośrednio związane z działalnością Spółki i spowodowało lub mogło spowodować osiągnięcie przez nią przychodu.

Stanowisko Spółki przedstawione w piśmie jest słuszne pod względem prawnym.