Pytanie:
Czy można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone przez Spółkę na wynajem pokoju hotelowego, gdzie odbywają sie spotkania, wizyty kontrahentów, itp. oraz zatrzymuje się na czas pobytu w Polsce prezes zarządu, będący jednocześnie jedynym udziałowcem spółki?
P O S T A N O W I E N I E Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Kraków, działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 04.02.2005 r. (uzupełnionego w dniu 23.02.3005 r.) w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie uznania za koszt uzyskania przychodu wydatków poniesionych na wynajem pokoju hotelowego w celach wskazanych we wniosku stwierdza, iż przedstawione we wniosku stanowisko jest prawidłowe. U Z A S A D N I E N I E Przedmiot działalności Podatnika stanowi handel warzywami i owocami na terenie Europy. Profil działalności, spotkania, wizyty kontrahentów, kierowców i współpracowników wymagają, oprócz najmu pomieszczeń stricte gospodarczych, najmu lokalu, w którym w/w osoby mogą zatrzymać się na czas negocjacji kontraktów, przejazdu, odpraw celnych itp. Firma wynajęła pokój w hotelu o średnim standardzie, na 6 m-cy, co pozwoliło na uzyskanie rabatu. W pokoju tym zatrzymuje się również, na czas niezbędny do prawidłowego zarządzania firmą i negocjowania kontraktów, prezes Spółki, będący jednocześnie jedynym udziałowcem. Podatnik uznał, że wydatki ponoszone na utrzymanie pokoju hotelowego, stanowią koszt uzyskania przychodu.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r., nr 54, poz. 654 ze zmianami), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Zatem za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki po wyłączeniu kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 w/w ustawy, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z przychodami. Mowa tu o kosztach bezpośrednio i pośrednio związanych z uzyskiwanym przychodem oraz o kosztach dotyczących całokształtu działalności podatnika, czyli związanych z funkcjonowaniem firmy.
Stosownie do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych powołanej wyżej, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz udziałowców (akcjonariuszy) i członków spółdzielni nie będących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów.
Równocześnie zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a w/w ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłaconych z tytułu pełnionych funkcji.Z przedstawionego przez Spółkę stanu faktycznego wynika, że wyżej wymienione wydatki związane są m. in. z wykonywaniem przez udziałowca funkcji Prezesa Zarządu. Na podstawie w/w przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów podlegają więc jednostronne świadczenia na rzecz udziałowców spółki z o.o. niebędących pracownikami tej spółki w rozumieniu odrębnych przepisów (np. przepisy kodeksu pracy).
W sytuacji jednak, gdy poniesiony wydatek ma związek z pełnioną funkcją, w tym przypadku funkcją Prezesa Zarządu, trudno mówić o jednostronnych wydatkach na rzecz udziałowca. Ponadto analizując przepis art. 16 ust. 1 pkt 38a w/w ustawy stwierdzić należy, że w przypadku przedmiotowej Spółki, nie będzie on miał zastosowania ponieważ jedyny udziałowiec pełni równocześnie funkcję Prezesa Zarządu. Wchodzi więc On w skład nie tylko organu stanowiącego, ale równocześnie w skład organu zarządzającego Spółką, a przepis dotyczy wyłączenia z kosztów jedynie wydatków ponoszonych na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych z pominięciem wydatków na rzecz osób wchodzących w skład organu zarządzającego. Ponadto Prezes Zarządu nie jest wyłącznym użytkownikiem przedmiotowego pokoju hotelowego. Jak to wskazano we wniosku pokój jest używany również w innych celach związanych z prowadzoną działalnością.
Tak więc wydatki poniesione przez Spółkę na utrzymanie pokoju hotelowego, w którym odbywają się negocjacje, zatrzymują się kontrahenci i pracownicy na czas negocjacji kontraktów, przejazdu, odpraw celnych itp., a także Prezes Spółki na czas niezbędny do negocjowania kontraktów i zarządzania firmą, będą stanowiły koszty uzyskania przychodu po spełnieniu unormowania zawartego w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnik, czyli Spółka powinien dysponować wymaganym przez prawo dowodem, że taki wydatek poniesiono i był niezbędny dla osiągnięcia przychodu firmy. Na podatniku więc spoczywa ciężar dowodu faktu, że dany koszt został poniesiony oraz udowodnienia związku między kosztem a przychodem.
Dowody poniesienia wydatków, które zaliczane są do kosztów uzyskania przychodów, muszą być prawdziwe pod względem formalno - prawnym, merytorycznym i rachunkowym.
Powyższa interpretacja:
- dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia, traci swoją moc z chwilą zmiany przepisów jej dotyczących;
- nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej.
Pouczenie:
Na niniejsze postanowienie zgodnie z art. 14a § 4 w/w ustawy Ordynacja podatkowa służy zażalenie. Stosownie do art. 236 § 1 powyższej ustawy zażalenie wnosi się do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie za pośrednictwem Naczelnika tutejszego Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia.
