Pytanie:

Czy Spółka może zaliczyc do kosztów uzyskania przychodów opłaty ponoszone przez nią za czynności wykonywane przez organy administracji miar i podległe im urzędy a jeżeli tak to kiedy będą one kosztem?

Naczelnik Urzędu Skarbowego w oparciu o art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 ze zm.) w odpowiedzi na pismo uprzejmie informuje:

Jak wynika z pisma Spółka zajmuje się między innymi wzorcowaniem i legalizacją liczników energii elektrycznej i ponosi z tego tytułu znaczne opłaty za czynności wykonywane przez organy administracji miar i podległe im urzędy. W związku z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 października 2004 r. (Dz. U. Nr 229, poz. 2309) w sprawie opłat za czynności urzędowe wykonywane przez organy administracji miar i podległe im urzędy - Spółka pismem zwróciła się z zapytaniem w sprawie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu ww. opłat ponoszonych przez Jednostkę na podstawie zawartego w tym rozporządzeniu wzoru formularza i wniosku o przeprowadzenie legalizacji oraz daty powstania kosztu.

Zgodnie z:
- art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1,
- art. 15. ust. 4 cytowanej ustawy koszty uzyskania przychodów są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, którego dotyczą, tj. są potrącalne także koszty uzyskania poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego oraz określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że ich zarachowanie nie było możliwe; w tym przypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione.

Natomiast w myśl art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe (dowody źródłowe) stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej:
- zewnętrzne obce
- zewnętrzne własne
- wewnętrzne,
a ust. 3 ww. artykułu podaje jakie inne sporządzone przez jednostkę dowody księgowe mogą stanowić podstawę dokonywania zapisów.
Równocześnie art. 21 ustawy o rachunkowości jasno określa, że dowód księgowy powinien zawierać:
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. odpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21 oraz wolne od błędów rachunkowych - o tym mówi art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Jeżeli Jednostka ponosi opłaty za czynności wykonywane przez organy administracji miar i podległe im urzędy a związane z wzorcowaniem i legalizacją liczników energii elektrycznej i są one poniesione w związku z uzyskaniem przychodu, to opłaty te będą stanowiły dla Spółki koszt uzyskania przychodu w roku podatkowym, w którym Jednostka uzyska ten przychód (art. 15 ust. 1 i 4 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) pod warunkiem ich udokumentowania zgodnie z art. 20 i 21 ustawy o rachunkowości.