Pytanie:

Jak prawidłowo dokumentować koszt czynszu za lokal usługowy zarządzany przez Wspólnotę Mieszkaniową Nieruchomości , w której Spółka z o.o posiada udział wynoszący 1/2 części w prawie własności w/w lokalu , natomiast pozostałe 1/2 części udziału posiada osoba fizyczna. Zgodnie z posiadanymi udziałami połowę kosztów czynszu ponosi spółka , a połowę osoba fizyczna.

W dniu 26.01.2005 r. do tutejszego Organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki z o.o , uzupełniony dodatkowym pismem z dnia 17.02.2005 r. w sprawie dokumentowania kosztów czynszu za lokal usługowy zarządzany przez Wspólnotę Mieszkaniową Nieruchomości oraz sposobu zaliczania w koszty otrzymanych not księgowych za czynsz do ustalenia podatku dochodowego od osób prawnych.

Spółka z o.o posiada udział 1/2 części w prawie własności lokalu , natomiast pozostałe 1/2 części udziału posiada osoba fizyczna.

Zgodnie z posiadanymi udziałami połowę kosztów czynszu ponosi spółka, a połowę osoba fizyczna.

Wspólnota mieszkaniowa wystawia notę za czynsz na Spółkę i osobę fizyczną.Zdaniem Spółki Wspólnota Mieszkaniowa powinna wystawiać dwa osobne rachunki; 50 % kosztów na Spółkę oraz 50 % kosztów dla osoby fizycznej. Osobne rachunki posiadałby wtedy prawidłową nazwę firmy i pozwoliłyby w prawidłowej wysokości dokumentować koszty czynszu, zarówno Spółce jak i osobie fizycznej.

Biorąc pod uwagę opisany stan faktyczny Organ podatkowy uprzejmie wyjaśnia:
Wspólnoty mieszkaniowe stanowią ogół właścicieli , których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. W celu należytego utrzymania lokali ich właściciele zobowiązani są do ponoszenia wydatków na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej .Ustawa o własności lokali nie określa sposobu ewidencji księgowej wspólnot - sposób i zakres jej prowadzenia pozostawia właścicielom .

Zgodnie z art. 15 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U z 2000 r., Nr. 80 poz. 903 ze zm.) o którym mowa w art. 14 w/wym. ustawy , dostatecznym dokumentem potwierdzającym poniesienie wydatku jest dowód wpłaty na rachunek bankowy wspólnoty mieszkaniowej ze wskazaniem czego wpłata dotyczy. Dowód ten wraz z pisemną informacją od wspólnoty mieszkaniowej o wysokości opłat stanowi dostateczne udokumentowanie poniesionych wydatków.

Zgodnie z art. 87 § 1 ustawy Ordynacja podatkowa Wspólnota nie musi wystawiać rachunków , ponieważ ona nie świadczy usług na rzecz członków Wspólnoty , a jedynie gromadzi środki i dokonuje z nich stosownych opłat.

W tej sytuacji organ podatkowy stoi na stanowisku, że nota wystawiona przez Wspólnotę jest prawidłowa, gdyż dotyczy lokalu, który stanowi współwłasność i każdy ze współwłaścicieli powinien partycypować w kosztach proporcjonalnie do posiadanych udziałów .

Art. 207 Kodeksu cywilnego mówi, że pożytki i inne przychody z rzeczy wspólnej przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów i w takim samym stosunku współwłaściciele ponoszą wydatki i ciężary związane z rzeczą wspólną .

Zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U z 2000 r. Nr. 54 poz. 654 z późn. zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.Środki finansowe przeznaczone na opłaty: za dostawę energii elektrycznej, cieplnej, gazu i wody w części dotyczącej nieruchomości wspólnej o której mowa w art. 15 ustawy o własności lokali, i w wysokości zgodnej z zapisem w akcie notarialnym odnośnie udziałów będą dla Spółki kosztem uzyskania przychodu, o ile są związane z przychodem.