Pytanie:

Jak należy zaewidencjonować zakup kwiatów dla pracowników "P" oraz innych osób w świetle podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług ?

W odpowiedzi na pismo AKF-406/10/04 otrzymane dnia 03.11.2004 r. dotyczące interpretacji przepisów prawa podatkowego, na podstawie art. 14a ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 926 ze zmianami), Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego informuje.

W wymienionym piśmie "P" w Kielcach zwraca się z prośbą o odpowiedź na pytanie: Jak należy zaewidencjonować zakup kwiatów dla pracowników "P" oraz innych osób w świetle podatku dochodowego od osób fizycznych, podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług?

1. Pojęcie reprezentacji nie zostało wyraźnie zdefiniowane w przepisach podatkowych, w praktyce obok definicji słownikowych można posiłkować się np. zapisem (nieaktualnej już, lecz użytecznej pod względem pojęciowym) Instrukcji Ministra Finansów (Instrukcja nr 1/KL Min. Fin. Z dnia 01.02.1989 r. w sprawie zmian w typowych planach kont, Dz. Urz. Min. Fin. z 1989 r. Nr 1, poz. 2) zgodnie z § 12 ust. 3 i 4 koszty reprezentacji i reklamy obejmują m.in.: "Koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakupy kwiatów dla dekoracji pomieszczeń i dla wręczania ich określonym osobom (delegacjom)."
Przepisy podatkowe nie określają szczegółowo rodzaju wydatków, które można zaliczyć do kosztów reprezentacji i reklamy, jednak charakter tych wydatków powinien być na tyle związany z prowadzoną działalnością, by możliwa była ocena, iż mogą one mieć wpływ na uzyskanie przychodu.
Wydatki na kwiaty (z okazji jubileuszu czy pogrzebu) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. W świetle ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz.654 ze zmianami) będą to koszty objęte limitem (0,25% przychodu), który wynika z przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy.

2. Czynności realizowane w ramach reprezentacji i reklamy zaliczone w podatku dochodowym od osób prawnych do kosztów uzyskania przychodów (nielimitowanych jak i limitowanych) są w swej istocie związane z prowadzoną działalnością.
Zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r., o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535) przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem.
Nie podlegają, zatem opodatkowaniu nieodpłatne czynności zużycia towarów na cele reprezentacji i reklamy w ramach działalności jednostki.
Podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z faktur dokumentujących ww. zakupy, natomiast nie ma on obowiązku naliczania podatku należnego od wartości przekazanych kwiatów.

3. Na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych otrzymanie prezentu okolicznościowego, jakim jest bukiet kwiatów, nie może rodzić powstania obowiązku podatkowego u obdarowanego. Tego rodzaju czynność nie ma charakteru przekazania towarów o konkretnej wartości użytkowej.
Nie można też przyjąć, że jest to przychód będący nieodpłatnym świadczeniem określonym w art. 12-14 i 17 w/w ustawy.
Wręczenie kwiatów ma wymiar jedynie symboliczny i nie można uznać, iż obdarowany z tego tytułu osiągnął jakiś wymierny przychód.