Istota interpretacji:

Czy zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Wnioskodawca postępuje właściwie zaliczając do kosztów uzyskania przychodu, oprócz ryczałtu za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych, także opłaty za przejazd autostradą oraz za parkingi?

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Pracownicy Wnioskodawcy oraz osoby współpracujące z Wnioskodawcą (wykonawcy w projektach badawczych, doktoranci, studenci) otrzymują zwroty kosztów podróży, tzn. diety i inne należności za czas podróży. Należności za czas podróży obliczane są zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

W przypadku podróży samochodem prywatnym pracownikowi przysługuje ryczałt zgodny z rozporządzeniem ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy po spełnieniu wymogów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (m.in. prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu).

Dodatkowo pracownicy i współpracownicy Wnioskodawcy przedstawiają do rozliczenia dokumenty potwierdzające zapłatę za przejazd autostradą oraz za parkingi płatne. Koszty te zwracane są delegowanemu niezależnie od kwoty przysługującej z tytułu ryczałtu.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy zgodnie z ustawą z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Wnioskodawca postępuje właściwie zaliczając do kosztów uzyskania przychodu, oprócz ryczałtu za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych, także opłaty za przejazd autostradą oraz za parkingi...

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z rozporządzeniem ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, w przypadku podróży samochodem prywatnym pracownikowi przysługuje ryczałt ustalony w rozporządzeniu. Ryczałt ten (tzw. kilometrówka) pokrywa koszty przejazdu prywatnym samochodem. Wnioskodawca uważa, że ryczałt pokrywa tylko koszty paliwa oraz eksploatacji samochodu. Pracownicy i współpracownicy Wnioskodawcy mają prawo do zwrotu kosztów przejazdu autostradą oraz parkingów w ramach podróży związanej z wykonywaniem powierzonych przez pracodawcę obowiązków.

Pracodawca ma prawo ująć w rozliczeniu podatkowym koszty ryczałtu za przejazd prywatnym samochodem oraz dodatkowe opłaty za parking i przejazd autostradą (wysokość kosztów potwierdzona dokumentami). Wydatki pracodawcy poniesione na pokrycie kosztów podróży (uwzględniając opłaty za parkingi i przejazdy autostradą) są kosztami uzyskania przychodu.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397, zwanej dalej "updop"), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo – skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z jego funkcjonowaniem, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą jednak zostać uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodów osobowych nie stanowiących składników jego majatku. I tak:

• stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu;
• zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu
  
  

Ww. przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu tych wydatków, wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów faktycznego przebiegu i stawki za jeden kilometr. Zaliczenie ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest ponadto uwarunkowane prowadzeniem przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 5 zd. 1 updop przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 updop powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 16 ust. 5 zd. 3 updop).

Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu – w przypadku wykorzystywania dla potrzeb działalności podatnika samochodów osobowych nienależących do składników jego majątku – został szczegółowo określony w cytowanym powyżej art. 16 ust. 5 updop, który stanowi, iż ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane (art. 16 ust. 5 zd. 2 updop).

Tylko prowadzenie ewidencji w powyższy sposób umożliwi sprawdzenie czy wykazane na jej podstawie wydatki związane z używaniem samochodów nie stanowiących składników majątku podatnika spełniają przesłankę, o której stanowi art. 15 ust. 1 updop. Brak ewidencji przebiegu pojazdu lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, nie stanowiącego składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż pracownicy i współpracownicy Wnioskodawcy otrzymują zwroty kosztów podróży, tzn. diety i inne należności za czas podróży. W przypadku podróży samochodem prywatnym osobom tym przysługuje ryczałt zgodny z rozporządzeniem ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271). Dodatkowo pracownicy i współpracownicy przedstawiają do rozliczenia dokumenty potwierdzające zapłatę za przejazd autostradą oraz za parkingi.

W przedstawionym stanie faktycznym kluczowe znaczenie ma ustalenie co mieści się w zakresie pojęcia "koszty używania" samochodu.

Wskazać zatem należy, iż koszty używania samochodu osobowego w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a i pkt 51 updop nie oznaczają wyłącznie stricte kosztów jego eksploatacji. Koszt używania nie jest bowiem pojęciem tożsamym z kosztem eksploatacji. Do wydatków z tytułu używania samochodu osobowego niestanowiącego własności podatnika zaliczać niewątpliwie należy wszystkie wydatki poniesione w związku z uprawnieniem do posługiwania się (np. czynsz najmu), jak i z samym posługiwaniem się rzeczą (korzystaniem z rzeczy), a więc również wskazane we wniosku wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi.

Skoro wydatki z tytułu opłat za przejazd autostradą oraz opłat za parkingi stanowią wydatki z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności gospodarczej, to podatnik będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu.

Reasumując, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zwrócone pracownikom i współpracownikom udokumentowane wydatki, związane z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika bądź współpracownika dla jego potrzeb (obejmujące m.in. opłaty za przejazd autostradą i parkowanie), pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w granicach wynikającego z niej limitu.

W świetle powyższego, stanowisko Wnioskodawcy, iż zwrócone pracownikom i współpracownikom w związku z używaniem prywatnych samochodów wydatki na jego potrzeby z tytułu opłat za parkingi i przejazdy autostradą mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu niezależnie od kosztów ryczałtu, jest zatem nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.