Istota interpretacji:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki?

• w siedzibie Spółki -jest prawidłowe
• poza siedzibą -jest nieprawidłowe.
  
  

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i dystrybucji artykułów spożywczych. Spółka organizuje spotkania z kontrahentami. W czasie tych spotkań omawiane są różnego rodzaju sprawy biznesowe. Przykładowo Spółka ustala warunki sprzedaży towarów, przedstawia aktualną ofertę handlową negocjuje postanowienia umów zawieranych z kontrahentami, itp.

Ponieważ działalność handlowa Spółki odbywa się na terenie całego kraju oraz w innych krajach świata, spotkania takie odbywają się w biurze Spółki oraz w restauracjach w kraju oraz za jego granicą.

Jeśli spotkania odbywają się w biurze Spółki, Spółka w czasie spotkań zapewnia herbatę, kawę, cukier, śmietankę do kawy, słodycze, (drobny poczęstunek). Spotkania z kontrahentem również mają miejsce często poza biurem Spółki np. przedstawiciel Spółki proponuje kontrahentowi spotkanie w restauracji. W takim wypadku Wnioskodawca ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Takie spotkanie w restauracji nie ma charakteru wytwornej i okazałej kolacji (obiadu lub lunchu), czy specjalnie zorganizowanej imprezy. Organizując spotkanie Wnioskodawca chce przede wszystkim omówić bieżące sprawy biznesowe. Celem, dla którego organizowane jest spotkanie, nie jest chęć okazania przepychu.

Wydatki dotyczące spotkań z kontrahentami w restauracjach są dokumentowane rachunkami lub fakturami VAT wystawionymi na Spółkę.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy wydatki ponoszone w związku z organizacją spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na nabycie poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszty uzyskania przychodów dla Spółki...

Zdaniem Spółki, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. W art. 16 ust. 1 pkt 28 Ustawy CIT z kosztów uzyskania przychodów ustawodawca wyłączył wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Zdaniem Spółki, wymienienie wśród kosztów reprezentacji wydatków na nabycie usług gastronomicznych, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, ma charakter wyliczenia przykładowego. Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w wyroku WSA w Warszawie z dnia 12 czerwca 2008 r., sygn. III SA/Wa 157/08, w którym został wyrażony pogląd, że "wymienienie jako przykładowych wydatków na usługi gastronomiczne, zakupu żywności i napojów w tym alkoholowych, nie oznacza, iż wydatki te nigdy nie będą kosztami. Stwierdzić należy, że nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny".

Podsumowując, Spółka uważa, że nie wszystkie wydatki poniesione na zakup usług gastronomicznych, żywności i napojów, powinny być automatycznie wyłączane z kosztów uzyskania przychodów. Odpowiedź na pytanie, czy dany wydatek powinien być wyłączony z kosztów uzyskania przychodów jako koszt reprezentacji powinna być poprzedzona odpowiedzią na pytanie, w jakim celu Spółka poniosła dany wydatek, tj. dlaczego Spółka zaprosiła danego kontrahenta do restauracji. Co było głównym motywem działania Spółki, czy chęć odbycia spotkania biznesowego (np. chęć omówienia spraw biznesowych na "neutralnym" gruncie, w przyjaznej atmosferze), czy też głównym powodem organizacji spotkania w restauracji była chęć zaimponowania kontrahentom rozmachem, przepychem, czy wystawnością. Ustawa CIT nie definiuje pojęcia reprezentacji. Nie czyni tego również żadna inna stawa podatkowa.

W związku z tym należy sięgnąć do definicji słownikowej pojęcia reprezentacji, aby ustalić, jakie znaczenie ma ono w języku powszechnym. Reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Przenosząc powyższą definicję na grunt działalności gospodarczej, należy przyjąć, że reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, czy wręczanie upominków. Należy zatem zauważyć, że działania te mają na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, tj. w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami. Spółka uważa, że ponoszone przez nią wydatki nie mają charakteru reprezentacyjnego. Zaproponowanie kontrahentom kawy lub herbaty, poczęstowanie drobnymi słodyczami, czy też zaproszenie na obiad w restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to praktyka powszechnie spotykana. Organizacja spotkań biznesowych z kontrahentami nie wiąże się, w opinii Spółki z chęcią zaimponowania kontrahentowi okazałością, czy wystawnością, ponieważ w trakcie spotkań omawiane są sprawy biznesowe, związane z działalnością Spółki. Spółka organizując spotkanie nie działa więc w celu "wykreowania, czy utrwalenia pozytywnego wizerunku", ale w celu omówienia konkretnych spraw związanych ze współpracą z danym kontrahentem. Spółka podkreśla, że spotkania te nie mają charakteru wystawnej imprezy.

Przedstawiciel Spółki odwiedzając danego kontrahenta proponuje mu spotkanie w restauracji, płacąc rachunek za takie spotkanie. Powszechnie przyjętą zasadą jest bowiem to, że osoba zapraszająca do restauracji ponosi koszt takiego spotkania. W konsekwencji, Spółka ponosi koszt posiłku (np. lunchu, obiadu, czy kolacji). Kontrahentami Spółki są często osoby prowadzące hurtownie, właściciele hurtowni lub sklepów detalicznych itp. W obiektach tych często nie ma sali konferencyjnej, czy wydzielonego pomieszczenia, w którym można prowadzić negocjacje handlowe, czy omawiać warunki współpracy. Zdarza się też, że kontrahent proponuje spotkanie w restauracji zamiast w biurze Spółki z uwagi na łatwiejszy dojazd, swobodniejsze warunki do negocjacji, chęć odbycia spotkania na "neutralnym" gruncie, itp.

Przedstawiciele Spółki również podczas delegacji zagranicznych prowadzą spotkania biznesowe w restauracjach w różnych krajach świata pokrywając koszty takich spotkań.

Zamierzeniem organizatora spotkania nie było promowanie działalności prowadzonej przez Spółkę oraz usług świadczonych w jej ramach, a jedynie ustalenie zasad kooperacji służących przeprowadzeniu w przyszłości określonych działań gospodarczych.

Tym samym brak jest podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów.

Spółka uważa, że wydatki na organizację spotkań stanowią koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 Ustawy CIT.

Na potwierdzenie swojego stanowiska Spółka powołuje:

• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. (sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM): "Zaproszenie kontrahenta na kawę, "zwykły" lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie spotykana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest "okazały" ani "wykwintny", bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością. Tym samym brak podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów."
• interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 6 stycznia 2009 r. (sygn. ILPB3/423-666/08-2/KS): "(…) wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych typu kawa, herbata, napoje, cukier w celu poczęstowania klientów oraz potencjalnych klientów, stanowią zwyczajowy poczęstunek klientów i należą do powszechnie obowiązujących kanonów kultury. Przedmiotowe wydatki stanowią koszt uzyskania przychodu, o którym mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem, że wydatki te nie posiadają charakteru okazałości".
  
  

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 i 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.). Zgodnie z art. 15 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Decydującym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów jest zatem poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przy czym każdy wydatek, poza wyraźnie wskazanym w ustawie - wymaga indywidualnej oceny pod kątem adekwatnego związku z przychodami i racjonalności działania podmiotu.

Nie każdy koszt poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Takimi kosztami nie mogą bowiem być wydatki enumeratywnie wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy, do katalogu wydatków nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów zalicza się koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje terminu "reprezentacja", dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną" - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika ułatwiającego zawarcie umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojęcie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego należy stwierdzić, że wydatki na poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami typu kawa, herbata, cukier, śmietankę do kawy, słodycze oraz drobny poczęstunek serwowany w trakcie spotkań z potencjalnymi kontrahentami w siedzibie Spółki - jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte, to jako wydatki nie wymienione w tzw. negatywnym katalogu kosztów mogą stanowić, zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak również prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne z tego faktu w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Reasumując, wydatki na zakup artykułów spożywczych przeznaczonych na poczęstunek podczas spotkań z kontrahentami nie noszące znamion okazałości serwowane w trakcie spotkań w siedzibie Spółki, należy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Jednocześnie należy zwrócić uwagę, na charakter jaki mają wydatki, obejmujące zakup usług gastronomicznych serwowanych w restauracji w czasie negocjowania lub podpisywania umów z potencjalnymi kontrahentami. Wydatki te, w ocenie tut. organu, mają charakter typowo reprezentacyjny i jako takie nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, w związku z ustawowym ich wyłączeniem na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy. Ich charakter świadczy o kreowaniu pozytywnego wizerunku firmy, czyli kształtowaniu lepszego postrzegania Spółki na zewnątrz.

Należy zauważyć, że działania reprezentacyjne obejmują nie tylko imprezy czy spotkania organizowane z wielkim rozmachem, wystawne bankiety z ekskluzywnym menu. Istotny jest bowiem cel tych działań, którym w przedmiotowej sprawie jest stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, ułatwienie zawarcia umowy bądź kontraktu, stworzenie miłej atmosfery podczas spotkań z kontrahentami, zamawiającymi, podwykonawcami itd., w której partner będzie czuł, że jest traktowany z szacunkiem, właściwie "ugoszczony".

Wydatki ponoszone w związku ze spotkaniami z kontrahentami odbywającymi się poza siedzibą Spółki, nie mogą być uznane za koszty podatkowe, pomimo ich związku z przychodem, gdyż jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym zawierają się w katalogu wyłączeń z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na organizację spotkań z kontrahentami w siedzibie Spółki należy zatem uznać za prawidłowe, natomiast poza siedzibą - za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji organów podatkowych oraz orzeczeń sądowych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego interpretację.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.