Istota interpretacji:

1. Czy koszty noclegu w hotelu w części przekraczającej limit hotelowy stanowią koszt uzyskania przychodu? 2. Czy zwrot poniesionych przez pracownika kosztów dojazdów z dworca i do dworca oraz dojazdów komunikacji miejscowej w kwocie przekraczającej ryczałty jakie przysługiwałyby pracownikowi na podstawie cytowanego rozporządzenia stanowią dla Instytutu koszt uzyskania przychodu? 3. Czy w przypadku wynajęcia samochodu z kierowcą za przewóz trzech pracowników z dworca do miejscowości docelowej konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu, czy w części przekraczającej limit wydatków na ten cel określonych przepisami koszty te stanowią koszty uzyskania przychodu? 4. Czy należności wypłacone pracownikowi z tytułu dojazdu pracownika np. z lotniska do hotelu w części przekraczającej ryczałt określony rozporządzeniem stanowią koszt uzyskania przychodu?

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny oraz opis zdarzenia przyszłego.

1. Podczas zagranicznej podróży służbowej występują przypadki, gdzie pracownicy korzystają z noclegu, którego koszt stwierdzony rachunkiem przekracza limit diety hotelowej. Sytuacje takie pojawiają się, gdy niemożliwe jest znalezienie noclegu w cenie nie przekraczającej limitu hotelowego lub w sytuacjach, gdy nocleg rezerwuje organizator konferencji. Koszty noclegu Wnioskodawca zwraca pracownikowi w wysokości wynikającej z przedłożonego rachunku. Wypłata w pełnej wysokości następuje za zgodą Dyrektora, który decyzję podejmuje po uprzednim pisemnym wyjaśnieniu pracownika o przyczynach powodujących przekroczenie limitu hotelowego. Dla Instytutu koszty noclegu w pełnej wysokości stanowią koszt uzyskania przychodu.

2. Pracownik podczas zagranicznej podróży służbowej w celu przejazdu z lotniska do miejscowości docelowej wynajął samochód (…) wraz z kierowcą. Z przewozu samochodem korzystało także dwóch pracowników odbywających tę samą podróż służbową. Według wyjaśnień w piśmie skierowanym do Dyrektora Instytutu konieczność wynajęcia samochodu wyniknęła z powodu niekorzystnych połączeń z lotniska do miejscowości docelowej, w której również korzystali z noclegu. Za wynajęty samochód pracownik przedstawił rachunek wystawiony na Instytut.

W drodze powrotnej na lotnisko znajdujące się w innej miejscowości pracownicy korzystali z przejazdu pociągiem dołączając do rozliczenia bilety kolejowe.

Pracownicy korzystający z udokumentowanych w ten sposób przejazdów, nie otrzymali ryczałtu na pokrycie dojazdu.

W miejscowości docelowej pracownicy korzystali z taksówek w celu dojazdu z hotelu do miejsca odbywającej się konferencji. Pracownik, który zapłacił za przejazdy taksówkami przedstawił rachunki (rachunki bez podania adresata). Koszty przejazdu taksówkami przekraczały limit jaki przysługiwałby pracownikowi na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejscowej (10% diety za każdą rozpoczętą dobę). Wszystkie koszty poniesione przez pracownika podczas odbywanej podróży służbowej (w pełnej wysokości) Instytut zaliczył do kosztów uzyskania przychodów.

2a. Pracownikowi w celu odbycia zagranicznej podróży służbowej za pośrednictwem biura podróży zakupiono bilety lotnicze na przelot za granicą i z powrotem oraz opłacono wynajem samochodu w kraju, do którego pracownik miał odbyć podróż służbową. Za wynajem samochodu fakturę wystawiło biuro podróży. W związku z tym, że pracownikowi zapewniono wynajęcie samochodu na dojazdy związane z wykonaniem obowiązków służbowych podczas podróży zagranicznej nie wypłacono mu ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca w miejscowości docelowej za granicą oraz ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Po odbyciu podróży służbowej pracownik przedstawił dokument potwierdzający korzystanie z samochodu osobowego z podaniem między innymi marki wynajętego samochodu oraz przebytych kilometrów. Przebieg pojazdu został udokumentowany również w ewidencji przebiegu pojazdu zatwierdzony przez Dyrektora Instytutu. Koszty wynajętego samochodu w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu Instytut nie zaliczył do kosztów uzyskania przychodu.

2b. Instytut niejednokrotnie bierze udział w wystawach za granicą połączonych z konferencją naukową mających na celu propagowanie nauki, osiągnięć naukowo - technicznych. W celu zorganizowania stoiska na wystawę konieczne jest wynajęcie samochodu w celu przewiezienia sprzętu z lotniska do miejsca wystawy oraz załatwienia innych spraw i dokonania zakupów związanych z wystawą. Samochód służy również do przewozu delegowanych pracowników z hotelu do miejsca wystawy, konferencji. Pracownicy nie otrzymują żadnych ryczałtów na dojazdy. W większości przypadków za wynajęty samochód pracownik, który wypożycza samochód dostarcza rachunek na nazwisko i swój adres prywatny. Dostarcza również ewidencję przebiegu wypożyczonego pojazdu. Różnicę wynikającą z przeliczenia przebytych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu, a kosztami związanymi z wynajmem samochodu (opłata za wynajem, paliwo, parkingi, przejazd autostradą) zalicza pracownikowi do przychodu zaś dla Instytutu różnica ta nie stanowi kosztów uzyskania przychodów.

2c. Występują przypadki, że w czasie odbywania podróży służbowej za granicą zachodzi konieczność wynajęcia samochodu osobowego. Najczęstszą przyczyną wynajęcia samochodu jest niekorzystne połączenie z dworca do miejscowości, w której pracownik korzysta z noclegu, optymalizacja czasu niezbędnego do wykonania zadań powierzonych pracownikowi w zagranicznej podróży służbowej. Na wynajem samochodu pracownik uzyskuje zgodę pracodawcy. Za wynajęty samochód pracownik przedstawia rachunek imienny (i adres prywatny). Przedstawiając imienny rachunek pracownik składa wyjaśnienie, że firma wypożyczająca samochód wystawia rachunki tylko na imię i nazwisko oraz adres wypożyczającego bezpośrednio samochód i że nie ma możliwości w tej sytuacji otrzymania rachunku na adres firmy. W celu udokumentowania przebytych kilometrów przedkłada ewidencję przebiegu pojazdu. Pracownikowi koszty poniesione za wynajem samochodu oraz paliwo zwrócono w pełnej wysokości. Nadwyżkę przekraczającą limit Instytut nie zaliczył do kosztów uzyskania przychodu.

W związku z powyższym zadano następujące pytania w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

1. Czy koszty noclegu w hotelu w części przekraczającej limit hotelowy stanowią koszt uzyskania przychodu...
2. Czy zwrot poniesionych przez pracownika kosztów dojazdów z dworca i do dworca oraz dojazdów komunikacji miejscowej w kwocie przekraczającej ryczałty jakie przysługiwałyby pracownikowi na podstawie cytowanego rozporządzenia stanowią dla Instytutu koszt uzyskania przychodu...
3. Czy w przypadku wynajęcia samochodu z kierowcą za przewóz trzech pracowników z dworca do miejscowości docelowej konieczna jest ewidencja przebiegu pojazdu, czy w części przekraczającej limit wydatków na ten cel określonych przepisami koszty te stanowią koszty uzyskania przychodu...
4. Czy należności wypłacone pracownikowi z tytułu dojazdu pracownika np. z lotniska do hotelu w części przekraczającej ryczałt określony rozporządzeniem stanowią koszt uzyskania przychodu...

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty noclegów w wysokości przekraczającej limit hotelowy stanowią w pełnej wysokości koszt uzyskania przychodu. W tym przypadku zastosowanie ma § 9 ust. 3 cytowanego rozporządzenia na podstawie którego, pracodawca w uzasadnionych przypadkach może wyrazić zgodę na nocleg w hotelu stwierdzony rachunkiem w wysokości przekraczającej limit hotelowy. Zgodnie z § 10 ust. 1 podczas podróży służbowej za granicą pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzysta z noclegu. W opinii Wnioskodawcy, zastosowanie ww. paragrafu ma miejsce wówczas, gdy pracownik nie przedstawi biletu, czy innego dokumentu za przejazd. Natomiast w przypadku, gdy pracownik udokumentuje poniesiony wydatek to do ewentualnego przekroczenia przysługującego ryczałtu winien mieć zastosowanie § 13 ust. 4 rozporządzenia, koszty przekraczające ryczałty określone w rozporządzeniu są kosztem uzyskania przychodu dla Instytutu.

Zdaniem Instytutu, w zdarzeniu przedstawionym w pkt 2 koszty przejazdu samochodem VAN z lotniska do miejscowości docelowej należy pracownikowi zwrócić na podstawie przedstawionego rachunku wystawionego na Instytut zgodnie z § 2 pkt 2 lit. c.

W przekonaniu Wnioskodawcy nie znajduje uzasadnienia przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu. Zdarzenie to ma taki sam charakter jak korzystanie z taksówki. Koszty te zaliczone winny być do kosztów przejazdu, o których mowa w § 2 ust. 2 pkt c. Stanowią one koszty przejazdu z jednej miejscowości do drugiej i powinny stanowić koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W związku z tym, że lotnisko nie znajdowało się w miejscowości docelowej pracownicy wynajęli samochód w celu kontynuowania podróży do miejscowości docelowej. Pracownikowi nie przysługuje ryczałt na dojazd, gdyż nie poniósł kosztów na dojazd z dworca kolejowego, autobusowego do hotelu i z powrotem, ponieważ ostatnim środkiem lokomocji był samochód. W przypadku wynajęcia samochodu dla przewozu sprzętu bądź innych materiałów z lotniska do miejsca wystawy winien być zastosowany również § 2 pkt 2 lit. c.

Żaden przepis art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie zawiera ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia przez Wnioskodawcę do kosztów uzyskania przychodów kwot stanowiących zwrot wydatków poniesionych przez pracownika na dojazdy (przejazdy) taksówkami lub innym środkiem transportu w części przekraczającej ryczałt na dojazdy z i do dworca oraz ryczałt na dojazdy komunikacją miejską w czasie podróży służbowej.

Oznacza to, że Instytut może w całości zaliczyć omawiane wydatki do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli został spełniony warunek określony w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, a mianowicie, wydatki poniesione z tytułu podróży służbowej pracownika (w tym na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów taksówkami w czasie tej podróży), mają na celu osiągnięcie przychodów oraz są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione.

W opinii Wnioskodawcy, zwrot pracownikowi kosztów przejazdu taksówką między innymi w nocy, czy w innych okolicznościach np. w razie strajku pracowników komunikacji miejscowej należy wypłacić w pełnej wysokości, jako zwrot faktycznie poniesionych kosztów w sytuacji, gdy byłby do tego zmuszony. Dla Instytutu kwota przekraczająca ryczałt na przejazdy stanowi koszt uzyskania przychodu.

Zdaniem Instytutu, koszt wynajęcia samochodu osobowego w miejscowości docelowej, w związku z wykonywaniem polecenia służbowego, w sytuacji przedłożenia rachunku imiennego należy wypłacić w całości, a kwota ta nie stanowi kosztu uzyskania przychodu.

Natomiast w sytuacji, gdy pracownik przedstawi rachunek na Instytut, to wszystkie koszty związane z wynajmem samochodu, w tym również koszty paliwa i parkingu należy w całości wypłacić pracownikowi a dla Instytutu wydatki z tytułu kosztów używania samochodów osobowych niebędących jego własnością dla potrzeb prowadzonej działalności tylko w takiej wysokości w jakiej mieszczą się w limicie wyznaczonym iloczynem przebytych oraz zaewidencjonowanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 tej ustawy kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…).

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Zaznacza się, iż zaliczenie konkretnych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów spowoduje obniżenie podstawy opodatkowania, zatem Wnioskodawca winien dysponować stosownymi dowodami, iż zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów było zasadne i celowe. W szczególności zaś, że wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie będą jednak mogły być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

W myśl przepisu art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) wskazanej ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ww. ustawy. Zgodnie z tym przepisem, przebieg pojazdu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Opłata najmu jest płatnością z tytułu używania samochodu osobowego na co wskazuje wykładnia językowa ww. przepisu. Ponieważ ustawodawca na gruncie prawa podatkowego nie definiuje pojęcia "wydatków z tytułu używania" należy się odwołać do słownika języka polskiego, w którym, przez "wydatek" rozumie się "sumę, która ma być wydana" lub "sumę wydaną na coś", natomiast "używać" oznacza "stosować coś, użytkować, posługiwać się czymś, robić z czegoś użytek" (Słownik Współczesnego Języka Polskiego pod. red. Bogusława Dunaja, Warszawa 1996, s. 1200 i 1262). Są to zatem wszelkie sumy wydane w związku z posługiwaniem się rzeczą, korzystaniem z rzeczy. Wydatki z tytułu czynszu za najem jako opłata za możliwość korzystania z rzeczy mieszczą się w tym pojęciu.

Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, na podstawie zawartej umowy najmu, nie stanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony w poczet kosztów uzyskania przychodów.

Z przedstawionego przez Wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, iż pracownik podczas zagranicznej podróży służbowej wynajmuje samochód (…) wraz z kierowcą, a z samochodu korzysta także dwóch innych pracowników odbywających tę samą podróż służbową. Ponadto, z miejscowości docelowej pracownicy korzystali z taksówek w celu dojazdu z hotelu do miejsca odbywania konferencji. W związku z czym, w tej sytuacji, nie będzie miał zastosowania art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Nie znajduje również uzasadnienia przedstawienie ewidencji przebiegu pojazdu, o której mowa w art. 16 ust. 5 ww. ustawy. Przedmiotowe wydatki, na podstawie dokumentu potwierdzającego korzystanie z usługi transportowej stanowią koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto, w pozostałych przypadkach najmu samochodu, warunkiem zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według ustalonego wzoru lub prowadzenie tej ewidencji w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu używania samochodu osobowego, na podstawie zawartej umowy najmu, nie stanowiącego jednocześnie składnika majątku podatnika, nie może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Tak więc, w przypadku najmu samochodu osobowego za granicą, stanowiących składnik majątkowy wynajmującego, Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu użytkowania samochodu - pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, jednak do wysokości nie wyższej niż kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczy również czynszów związanych z samochodami używanymi na podstawie umowy najmu.

Nadmienia się, iż wydatki w postaci opłat parkingowych oraz za przejazd autostradą nie są traktowane jako poniesione na użytkowanie samochodu osobowego, w związku z czym nie są limitowane i ograniczone ww. przepisem, podlegają więc zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem zasady określonej w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

W rozpatrywanej kwestii, będącej przedmiotem zadanych przez Wnioskodawcę pytań, należy odnieść się również do przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) z których wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi odbywającego podróż służbową, jeżeli układ zbiorowy, regulamin pracy lub umowa ich nie określa, zawierają przepisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1991 ze zm.) w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia z tytułu podróży, odbywanej w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1. diety;
2. zwrot kosztów:
   a) przejazdów i dojazdów,
   b) noclegów,
   c) innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
   
   

Stosownie do § 9 ust. 1 tegoż rozporządzenia za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia. Natomiast ust. 3 tego paragrafu stanowi, że w uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg w hotelu, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1. Zwrot kosztów noclegów w hotelu (potwierdzonych rachunkami) w czasie zagranicznej podróży służbowej dokonany przez Wnioskodawcę, w części przekraczającej kwotę limitu określonego w rozporządzeniu stanowi koszt uzyskania przychodu.

Z kolei, § 10 ust. 1 i 2 ww. rozporządzenia stanowi, że pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania (§ 13 ust. 4 tego rozporządzenia).

Nadmienić należy, iż przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie określają zasad dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Jednakże art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu/straty, podstawy opodatkowania i należnego podatku.

Tymi odrębnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia ewidencji rachunkowej, są regulacje ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 tej ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi":

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Stosownie do art. 21 ust. 1 ww. ustawy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jednostka może nie umieszczać danych, o których mowa wyżej w pkt 5 i 6, czyli m. in. podpisu wystawcy dowodu, w sytuacji, gdy wynika to z odrębnych przepisów lub techniki udokumentowania zapisów księgowych.

Wobec powyższego stwierdzić należy, iż w ciężar kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych Wnioskodawca może zaliczyć kwotę zwróconych pracownikom kosztów noclegu, w wysokości przekraczającej limit za nocleg określony w cytowanym powyżej Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, kwotę kosztów dojazdów z dworca i do dworca, dojazdów komunikacją miejscową oraz koszty dojazdu pracownika np. z lotniska do hotelu w wysokości przekraczającej ryczałt, jaki przysługiwałby pracownikom na podstawie ww. rozporządzenia, przy spełnieniu warunków, iż przedmiotowe koszty są potwierdzone dokumentami (rachunkami) dokumentującymi poszczególne wydatki, zgodnie z przepisami o rachunkowości, a podróże te związane są z wykonaniem zadań służbowych, w efekcie których, ma pozyskać nowe źródło przychodów, względnie utrzymać już istniejące.

Jednocześnie dodaje się, iż w zakresie opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych została wydana odrębna interpretacja w dniu 20 stycznia 2009 r., nr ILPB3/423-705/08-6/KS.

Ponadto informuje się, iż w zakresie stanu faktycznego oraz opisu zdarzenia przyszłego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych wydane zostały odrębne interpretacje w dniu 20 stycznia 2009 r., nr ILPB1/415-883/08-6/AMN, ILPB1/415-883/08-7/AMN.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje