W przedmiotowym wniosku zostało przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka zatrudnia w swoich strukturach pracowników, którzy zajmują się odczytami gazomierzy. Miejscem pracy tych osób, zgodnie z zapisami umowy o pracę jest Rejon Eksploatacji sieci, który obejmuje w większości przypadków obszar miasta powiatowego oraz gmin. W ramach swoich obowiązków inkasenci wykonują czynności odczytowe na obszarze kilku jednostek administracyjnych (np. kilku gmin). W swojej pracy, z uwagi na rozległy obszar działalności, wykorzystują prywatne samochody osobowe. Spółka dokonuje na podstawie zawartej umowy cywilnoprawnej wypłaty na rzecz pracowników, kwot z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby Spółki, w wysokości iloczynu kilometrów na jazdy lokalne określonego w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W związku z tym, że przepisy rozporządzenia mówią o mieście lub gminie, w którym pracownik jest zatrudniony, a jednocześnie § 3 dotyczy wyłącznie jazd lokalnych, to w naszej opinii miejsce zatrudnienia, oznacza w tym przypadku miejsce świadczenia pracy przez danego pracownika. W przypadku inkasentów, miejscem świadczenia pracy jest obszar np. kilku gmin lub miasta i gmin. W związku z powyższym, dla ustalenia miesięcznego limitu kilometrów dla poszczególnych parowników, sumuje się ilość mieszkańców gmin/miast, w których dokonuje odczytu gazomierzy, tzn. w których dokonuje odczytu gazomierzy, tzn. w których obszarze znajduje się miejsce wykonywania pracy.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie:

Czy w świetle obowiązujących przepisów, a w szczególności art. 16 ust. 1 pkt 30b ustawy o pdop, Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby Spółki w jazdach lokalnych w kwocie ustalonej poprzez sumowanie ilości mieszkańców w poszczególnych gminach/miastach obsługiwanych przez danego inkasenta ?

Zdaniem Spółki w związku z tym, iż miejsce wykonywania pracy inkasenta obejmuje kilka obszarów administracyjnych zastosowanie rozwiązania, w którym przyjmuje się zaludnienie tylko jednej gminy lub miasta, nie odzwierciedla faktycznie przejechanych kilometrów w trakcie dokonywanych odczytów (zaniżenie ilości). Dlatego też rozwiązanie wprowadzone przez Spółkę jest zgodne ze stanem faktycznym i zdaniem Spółki wypłacone pracownikom kwoty z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych na potrzeby podatnika w całości stanowią koszty uzyskania przychodów.

Na tle przedstawionego stanu faktycznego stwierdzam co następuje:

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych decydują przepisy ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (...).Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

1. w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
2. w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
   
   

W celu ustalenia, kiedy zwrot kosztów za używanie w celu służbowym samochodu osobowego stanowiącego własność pracownika jest jazdą lokalną a kiedy podróżą służbową, należy zawsze dokonać analizy zawartej umowy o pracę i ustalić czy wyjazdy należą do obowiązków pracownika, wtedy będzie to jazda lokalna a jeśli nie to będzie to podróż służbowa.Ze stanu faktycznego wynika, iż pracownicy używają prywatnych samochodów dla zrealizowania swoich obowiązków wynikających z umowy o pracę na terenie gmin lub miasta i gminy. Wobec powyższego w przedmiotowym stanie faktycznym ma zastosowanie przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ww. ustawy.

Wysokość kosztów w jazdach lokalnych polegających zwrotowi może być ustalona według:

• miesięcznego ryczałtu pieniężnego lub,
• w ramach tzw. "kilometrówki" (iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu).
  
  

W myśl § 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebedących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.), miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne, z uwzględnieniem ust. 2-4, ustala pracodawca.

Z kolei § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia wskazuje, iż limit, o którym mowa ust. 1, ustalony w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, nie może przekroczyć:

1. 300 km - w gminie lub mieście do 100 tys. mieszkańców,
2. 500 km - w gminie lub mieście ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
3. 700 km - ponad 500 tys. mieszkańców.
   
   

Przepis § 3 ust. 2 rozporządzenia, odwołuje się - przy ustalaniu limitu kilometrów za jazdy lokalne - do liczby mieszkańców w gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, wyraźnie nawiązuje do miejsca wykonywania pracy pracownika, o którym mowa w art. 29 § 1 ustawy Kodeks pracy.Ponadto należy zwrócić uwagę, iż użyte w ww. przepisie słowo "gmina" lub "miasto" jest w liczbie pojedynczej wskazuje to zatem, że nie jest możliwe przyznanie pracownikowi miesięcznego limitu z uwzględnieniem liczby mieszkańców kilku gmin, w których pracownik wykonuje swoje obowiązki.Biorąc pod uwagę przepisy i przedstawiony stan faktyczny Spółka ustalając limit na jazdy lokalne nie może sumować liczby mieszkańców gmin lub miasta i gminy. W sytuacji w której pracownicy w swoich umowach o pracę mają określone miejsce pracy jako rejon eksploatacji sieci i wykonują swoje obowiązki na obszarze kilku gmin lub miasta i gminy Spółka powinna rozliczyć się z pracownikami według ilości faktycznie przejechanych kilometrów czyli tzw. kilometrówki. Należy zwrócić uwagę, iż przy rozliczaniu się metodę tzw. kilometrówki pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów spełniające wymogi stawiane jej w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

Mając powyższe na uwadze Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione i udokumentowane wydatki z tytułu używania przez pracowników prywatnych samochodów, jednak do wysokości nie wyższej niż odpowiadająca kwocie wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Stanowisko wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się zanieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).
Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a 43-300 Bielsko-Biała.