Pytanie:

Czy wydatki ponoszone przez prokurentów w związku z realizacją ich funkcji stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów?

Zarząd Spółki, zgodnie z art. 208 § 6 Kodeksu spółek handlowych powołał dnia 9 czerwca 2006r. dwóch prokurentów, będących jednocześnie wspólnikami Spółki, którym przyznał (w drodze uchwały) wynagrodzenie w formie ryczałtu wypłacane miesięcznie "za pełnienie funkcji prokurenta" w kwocie 12.200zł (dwanaście tysięcy dwieście złotych) netto. Prokurentów ze Spółką nie łączy żadna umowa cywilnoprawna ani umowa o pracę. Jedynym źródłem istniejących relacji jest akt powołania na stanowiska prokurentów.

W związku z wykonywaniem swoich obowiązków prokurenci ponoszą wydatki związane m.in. z przemieszczaniem się w celu załatwiania spraw Spółki (organizowania spotkań, udziału w targach, na których reprezentują interesy Spółki) czy korzystaniem z samochodu służbowego.

W tym stanie faktycznym pytanie podatnika brzmi: czy wydatki Spółki związane z umożliwieniem realizacji funkcji Prokurentów (m.in. koszty telefonów, przejazdy, zakwaterowanie, wydatki związane z utrzymaniem samochodów służbowych, z których na co dzień przy realizacji swoich obowiązków korzystają Prokurenci) mogą stanowić dla Spółki koszt uzyskania przychodów?

Zdaniem podatnika wydatki ponoszone przez Prokurentów - ściśle związane z działalnością Spółki i związane z uzyskiwanymi przychodami - mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki jako spełniające wymogi art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

W świetle przedstawionego we wniosku stanu faktycznego Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Gdyni stwierdza, co następuje:

Ustawową definicję kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z generalną zasadą wyrażoną w tym artykule kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W związku z powyższym za koszt uzyskania przychodów mogą być uznane tylko wydatki spełniające jednocześnie następujące warunki:

- zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów

- zostały poniesione w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów

- nie są wymienione w art. 16 ust. 1.

Wydatki takie powinny być także, zgonie z odrębnymi przepisami, prawidłowo udokumentowane.

Zgodnie z art. 109 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964r., Nr 16, poz. 93 z późn. zm.) "prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do rejestru przedsiębiorców, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa". Funkcja prokurenta jest więc bezspornie związana z działalnością Spółki i jeżeli prokurent nie wykracza poza zakres swoich obowiązków należy uznać, iż wydatki ponoszone na jego wynagrodzenie, przyznane uchwałą zarządu są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów Spółki.

W przepisach podatkowych brak jest regulacji wyznaczających zasady zwracania wydatków poniesionych w związku z realizacją swoich obowiązków osobom innym niż jej pracownikom, dlatego też należy ten problem rozpatrywać na tle przepisów wewnętrznych Spółki, takich jak: statut, uchwały, regulaminy, zarządzenia etc., określających prawa i obowiązki prokurentów oraz zakres i zasady zwrotu takich wydatków.

Przedstawione przez Spółkę akty powołania prokurentów i uchwały zarządu przyznające im wynagrodzenie w kwocie 12.200zł netto "za pełnienie funkcji prokurenta", nie przewidują zwrotu wydatków ponoszonych przez prokurentów w związku z wykonywaną przez nich funkcją. Zatem, skoro brak jest podstaw prawnych do zwrotu przedmiotowych wydatków, to nie ma też podstaw do zaliczenia poniesionych przez Spółkę wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Przyznane prokurentom wynagrodzenie w formie ryczałtu "za pełnienie funkcji prokurenta" winno być tak skalkulowane, by pokryło wszystkie wydatki związane z pełnieniem ich obowiązków.

Tak więc wartość wydatków ponoszonych przez prokurentów, takich jak: koszty telefonów, przejazdy czy zakwaterowanie związane z przemieszczaniem się w celu załatwiania spraw Spółki, organizowaniem spotkań czy udziałem w targach, na których reprezentują interesy Spółki nie stanowi kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Odrębnie należy traktować wydatki, związane z wykorzystywaniem samochodu służbowego, które po spełnieniu warunków art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz odpowiednio udokumentowane stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki.

W związku z powyższym postanowiono jak w sentencji.

Postanowienie niniejsze dotyczy jedynie pytania Spółki odnośnie kosztów związanych z realizacją funkcji prokurentów. Na pytanie o zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wynagrodzenia wypłacanego prokurentom w formie miesięcznego ryczałtu zostanie wydane odrębne postanowienie.