Pytanie:

1.czy nie zalicza się do kosztów reprezentacji zużycia artykułów spożywczych na narady wewnętrzne? 2.czy nie zalicza się do kosztów reprezentacji wydatków związanych z wystrojem pomieszczeń biurowych, stanowiących ich wyposażenie? 3.czy drobne upominki i gadżety zawierające logo i dane teleadresowe Spółki przekazywane kontrahentom tej Spółki stanowią wydatek na reprezentację czy reklamę?

Naczelnik Trzeciego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Radomiustwierdza, że :

stanowisko Wnioskodawcy podane w w/w wniosku w zakresie wymienionym w punkcie 1 i 2 jest prawidłowe, a wymienione w punkcie 3 jest nieprawidłowe.

Z dniem 01.01.2007r zmianie uległy przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych między innymi w zakresie reprezentacji i reklamy. W świetle nowych uregulowań zgodnie z treścią art 16 ust 1 pkt 28 "nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, ( ... )". W związku z powyższym powstały wątpliwości odnośnie kwalifikacji różnego rodzaju wydatków w następujących sytuacjach faktycznych:

1.Spółka S.A. prowadzi działalność na terenie kilku województw, dlatego też w przedsiębiorstwie mają miejsce częste zebrania z udziałem pracowników oraz narady w celu omówienia bieżących spraw spółki. W ramach tych spotkań biuro zarządu dokonuje zakupu kawy, herbaty i słodyczy z przeznaczeniem do bezpośredniego spożycia dla pracowników obecnych na naradach. Wydatki te nie są uznawane przez spółkę za koszty reprezentacji, ponieważ spotkania mają charakter wewnętrzny. Podobne stanowisko w sprawie opodatkowania tych wydatków podatkiem od towarów i usług zajął tutejszy urząd w piśmie nr III MUS-WV/443/141/04/AG z dnia 2004-09-29

1.2.Ponadto spółka dokonuje zakupów różnego rodzaju materiałów do ogólnego wystroju wnętrz, np. Kwiaty doniczkowe, cięte, okazjonalnie też ozdoby świąteczne. Wydatki te są zaliczane przez spółkę do kosztów drobnych materiałów, ponieważ zakupów tych dokonuje się sporadycznie, a materiały są wykorzystywane przez kolejne lata i nie są one związane z konkretnymi spotkaniami z zewnętrznymi kontrahentami.

1.2.Do końca 2006 roku wydatki ponoszone na zakup firmowych kalendarzy, długopisów i innych gadżetów zawierających nasze logo, przekazywanych następnie kontrahentom podczas spotkań i konferencji branżowych spółka kwalifikowała do kosztów reklamy w ramach promocji i utrwalania znaku firmowego.

Zapytanie Spółki brzmi:1.Czy w obecnym stanie prawnym spółka słusznie nie zalicza do kosztów reprezentacji zużycia artykułów spożywczych na narady wewnętrzne?2.Czy spółka słusznie nie zalicza do kosztów reprezentacji wydatków związanych z wystrojem pomieszczeń biurowych, stanowiących ich wyposażenie?3.Czy drobne upominki i gadżety zawierające: logo i dane teleadresowe spółki, które są przekazywane naszym kontrahentom stanowią wydatek na reprezentację, czy reklamę wobec różnych interpretacji prawa podatkowego w tym zakresie?

Stanowisko wnioskodawcy:

Ad1) Kawa, herbata, napoje i drobne artykuły spożywcze są bezpośrednio konsumowane przez pracowników biorących udział w naradach wewnętrznych spółki. Zdaniem Spółki ich zakup nie jest związany z reprezentacją, gdyż zgodnie z definicją reprezentacja ze swej istoty "adresowana" jest do określonego kręgu osób spoza przedsiębiorstwa. Natomiast spotkania wewnętrzne mają na celu omówienie bieżących spraw spółki, okresowych podsumowań, budżetów itp.

Ad2) Dotychczas spółka zaliczała koszty zakupu materiałów do ogólnego wystroju wnętrz do drobnych materiałów związanych z wyposażeniem. Według Spółki zakup kwiatów i ozdób okazjonalnych jest związany z bieżącą działalnością i funkcjonowaniem biura. Głównym przeznaczeniem tych materiałów jest wyposażenie lub dekorowanie pomieszczeń, w których na co dzień przebywają pracownicy. Spółka dokonuje tych zakupów okazjonalnie lub na konkretne spotkania, konferencje, czy też imprezy artystyczne. W związku z tym nie stanowią one wydatków na reprezentację.

Ad3) Zakup kalendarzy i innych upominków z logo firmy spółka dotychczas ( do końca 2006r ) traktowała jako wydatek związany z reklamą Spółki. Jej zdaniem przekazywanie gadżetów zawierających logo i dane teleadresowe wpływa na pozytywny odbiór firmy w oczach klientów, promocję oraz utrwalanie wizerunku. Przedmiotem reklamy jest w tym przypadku marka spółki uwidoczniona w znaku firmowym. Adresatem tej reklamy są kontrahenci spółki w kraju i zagranicą biorący udział w spotkaniach branżowych, targach i konferencjach. Dlatego są to wydatki o charakterze reklamowym. Wobec prezentowanych w piśmiennictwie w zakresie prawa podatkowego interpretacji, iż gadżety takie należy zaliczać do kosztów reprezentacji, niestanowiącej obecnie kosztów uzyskania przychodów, powstała wątpliwość, czy spółka nasza słusznie kwalifikuje je do kosztów reklamy.

Od 1 stycznia 2007r na podstawie art 16 ust 1 pkt 28 w/w ustawy nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Katalog tych wyłączeń nie wymienia wydatków związanych z reklamą. Z tego względu wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości pod warunkiem, że spełnione są przesłanki wymienione w art 15 ust 1 tej ustawy.

Przepisy znowelizowanej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawierają definicji reprezentacji i reklamy. Wobec tego należy przy kwalifikacji danych wydatków odnieść się do definicji słownikowych.

Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego PWN z 1996r tom 3 ( str 37 i 45 ) reklamą jest wszystko, co zawiera dodatkowe informacje o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwości nabycia. Natomiast według Słownika Języka Polskiego pod red. W. Doroszewskiego, tom VII Warszawa 1965r. ( str 901 i 902 ) reklama to rozpowszechnianie informacji o usługach, towarach i możliwościach nabycia towarów zwykle za pomocą ogłoszeń w radio, telewizji, itp. W świetle powyższych definicji słownikowych "reklamy" za najistotniejszą jej cechę można przyjąć to, że są to zawsze informacje o konkretnych towarach, o ich zaletach, wartości i możliwościach nabycia, przekazywane bliżej nieokreślonemu kontrahentowi, mające na celu zachęcenie do kupna potencjalnego klienta.

Natomiast "reprezentacja"zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego oznacza "okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną" .W odniesieniu do działalności gospodarczej reprezentacja jest rozumiana jako kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, poprzez np. jej wystrój, kontakty oficjalne i handlowe z innymi podmiotami gospodarczymi, sposób podejmowania kontrahentów, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, że o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacjach z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.

W świetle powyższych pojęć słownikowych "reklama" i "reprezentacja", stwierdza się w odniesieniu do przedstawionego stanu faktycznego, że:1)wydatki na zakup kawy, herbaty i słodyczy z przeznaczeniem do bezpośredniego spożycia dla pracowników obecnych na naradach nie są zatem kosztami reprezentacji, lecz mają charakter świadczeń dla pracowników, będących kosztami ogólnymi spółki związanymi z prowadzoną działalnością Spółki na zasadzie art 15 ust 1 ustawy. Spółka słusznie nie zalicza ich do kosztów reprezentacji.2)Wydatki na zakup drobnych materiałów do ogólnego wystroju pomieszczeń biurowych typu kwiaty doniczkowe, cięte, czy też okazjonalne ozdoby świąteczne nie są kosztami reprezentacji, lecz pełnią funkcję czysto użytkową, estetyczną i jako związane z bieżącą działalnością firmy stanowią koszty uzyskania przychodów Spółki. 3)Wydatki na zakup kalendarzy, długopisów i innych gadżetów z logo firmy są związane z reprezentacją, gdyż przekazanie takich upominków wpływa na pozytywny wizerunek firmy w oczach kontrahentów. Nie stanowią one reklamy, gdyż np. kalendarz z logo Spółki i danymi teleadresowymi w żaden sposób nie zachęca do nabywania określonych towarów lub korzystania z określonych usług przez pozyskanych już kontrahentów.To celem jej reprezentacji jest w sposób pośredni stworzenie pozytywnego wizerunku firmy i jego produktów, a nie reklamy - jak wskazuje Wnioskodawca. Taki cel ma właśnie wręczanie drobnych upominków z logo firmy ( np. kalendarzy, długopisów itp. ), które wzbudzają pozytywne skojarzenia. Dlatego wymienione wydatki przekazywane przez Spółkę kontrahentom podczas spotkań i konferencji branżowych jako koszty reprezentacji, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na zasadzie art 16 ust 1 pkt 28 ustawy.

Reasumując powyższe okoliczności faktyczne i prawne - postanowiono jak w sentencji postanowienia.