Pytanie:

Czy wydatki ponoszone przez Spółkę na wyżywienie pracowników podczas spotkań roboczych należy traktować jako koszty uzyskania przychodów Spółki, czy też stanowią one koszty związane z reprezentacją?

W dniu 28.06.2007r. do tutejszego organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który uzupełniono w dniu 16.08.2007r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż w związku z prowadzoną przez Wnioskującą działalnością gospodarczą, odbywa ona częste spotkania z kontrahentami. Spotkania te nazywane są przez Wnioskującą spotkaniami roboczymi i poświęcone są omówieniu i zaakceptowaniu spraw czysto produkcyjnych, np. wymagana jest obecność kontrahenta przy próbnych wydrukach etykiet w celu ich zaakceptowania pod kątem wzoru i kolorystyki. W akceptacji etykiet biorą udział dwie strony: od strony Wnioskującej są to: przedstawiciel handlowy (opiekun kontrahenta) i przedstawiciel produkcji (kierownik), od strony zaś kontrahenta jest to wybrany pracownik (np. działu marketingu), który ma określoną wiedzę co do wyglądu etykiety. W trakcie takiego spotkania odbywa się próbny wydruk etykiety, który musi zostać zaakceptowany przez kontrahenta pod względem kolorystyki, liternictwa, rodzaju papieru itp. Akceptacje etykiet odbywają się z reguły bardzo wcześnie rano lub bardzo późno (nawet w nocy). Ponieważ kontrahenci Wnioskującej przyjeżdżają z bardzo odległych stron, dlatego zdarza się, iż w ramach oczekiwania na próbny druk, zapraszani są oni przez Spółkę do pobliskiej restauracji, zamawiane jest dla nich jedzenie do firmy lub kupowane są artykuły żywnościowe i z nich przyrządzane kanapki. Jeżeli jest to późna pora, z konsumpcji korzystają również pracownicy Wnioskującej.

Ponadto, poczęstunek taki stosowany jest przez Wnioskującą również podczas pobytu mechaników w Spółce, którzy dokonują naprawy maszyn poligraficznych bądź usuwają usterki w ramach ich zakupu. Naprawy te dokonywane są przez mechaników zagranicznych (zagraniczne pochodzenie maszyn) przy udziale mechaników - pracowników Wnioskującej i odbywają się z reguły późnym popołudniem lub nawet w nocy z uwagi na efektywne wykorzystanie czasu pracy maszyn w ciągu dnia. Ponieważ naprawy wymagają dużego tempa pracy a każda minuta przestoju powoduje opóźnienia w dostawach, mechanicy pracują bez przerwy, a Wnioskująca aby wynagrodzić im trud i pośpiech, zamawia dla nich takie same dania, jak dla kontrahentów.

Wobec przedstawionego powyżej stanu faktycznego zrodziła się wątpliwość, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na wyżywienie pracowników podczas spotkań roboczych należy traktować jako koszty uzyskania przychodów Spółki, czy też stanowią one koszty związane z reprezentacją?

W opinii Wnioskującej, koszty poniesione przez Spółkę na wyżywienie swoich pracowników, poniesione w związku z naprawą maszyn poligraficznych i akceptacją druku podczas spotkań roboczych, powinny być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Wnioskująca podkreśla, że ustawodawca w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa za koszty uzyskania przychodów wydatków na koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych i tylko z tego tytułu wydatki na konsumpcję nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wnioskująca podaje, że zgodnie z definicją zawartą w Słowniku języka polskiego PWN, słowo "reprezentacja" oznacza "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną", natomiast "reprezentacyjnie" to "w sposób okazały, okazale, wystawnie, wytwornie".

Zdaniem Spółki, w świetle przytoczonych powyżej definicji, trudno jest wydatek na zakup pizzy, hot-doga czy zrobioną kanapkę, mimo, że spożywa je kontrahent i przy okazji pracownik Spółki, potraktować jako wydatek na reprezentację gdyż wydatek ten nie jest ani okazały, ani wytworny.

Ponadto, Wnioskująca podnosi, że wydatki te są ściśle powiązane z prowadzoną przez Nią bieżącą działalnością gospodarczą i leżą w interesie Spółki ponieważ obecność kontrahenta, a co za tym idzie pracownika Spółki, przy próbnych wydrukach zapobiega dodatkowym kosztom związanym z reklamacją towaru. Wydatki Spółki na wyżywienie kontrahenta i pracownika nie są ponoszone aby zdobyć klienta, lecz żeby zapewnić elementarne potrzeby ludzkie oraz efektywne wykorzystanie czasu w trakcie pobytu w firmie. Również, oferowanie poczęstunku swoim i obcym mechanikom ma na celu zminimalizowanie strat Spółki poprzez szybszą naprawę maszyn niezbędnych do świadczenia produkcji - bez przerw, które musiałyby być przeznaczone na przejazdy i dojazdy mechaników na konsumpcję.

Wnioskująca stwierdza, że reprezentacja polega na wystawności i okazałości, pomaga w tworzeniu dobrego wizerunku firmy zachęcającego do współpracy (zdobycie nowego klienta). Zdaniem Spółki, ponoszone przez nią ww. wydatki do tej kategorii nie należą ponieważ są bardzo skromne i zakupione zostały dla klienta, który został już zdobyty.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, a także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przyniosło (przynosiło) przychody także w przyszłości.

Najwłaściwsza i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

- przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu), oraz

- potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu (zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów).

Stosownie zaś do przepisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiuje pojęcia reprezentacji, wobec czego należy uznać, że pojęcie to powinno być w kontekście analizowanego przepisu rozumiane w sposób przyjęty w języku potocznym. Na gruncie języka polskiego słowo "reprezentacja" to "okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem, pozycją społeczną" (Nowy Słownik Języka Polskiego, PWN, Warszawa, 2003).

W odniesieniu do działalności gospodarczej, reprezentacja jest rozumiana jako kształtowanie i utrwalanie korzystnego wizerunku firmy, poprzez np. sposób podejmowania kontrahentów, poczęstunek, wręczanie upominków. Z powyższego wynika, iż o reprezentacji można mówić w odniesieniu do działań mających na celu stworzenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami, gośćmi i potencjalnymi klientami.

Zatem, w opinii organu podatkowego, wydatków na wyżywienie pracowników Spółki podczas spotkań roboczych z kontrahentami nie można utożsamiać z wydatkami przeznaczonymi na reprezentację. Na przeszkodzie temu stoi bowiem charakter łączącego Wnioskodawcę z pracownikami stosunku pracy.

Stosownie bowiem do art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.), przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Charakter tego stosunku prawnego, przewidujący podległość pracownika oraz kierowniczą rolę pracodawcy, przesądza bowiem o tym, iż nieuzasadnione byłoby działanie pracodawcy, mające na celu tworzenie pozytywnego wizerunku firmy wobec pracownika.

W kontekście powyższego, wydatki poniesione przez Spółkę, związane z zapewnianiem wyżywienia pracownikom podczas spotkań roboczych z kontrahentami, stanowić mogą koszty uzyskania przychodów, przy spełnieniu przesłanek wymienionych w przytoczonym powyżej art. 15 ust. 1 ustawy.

Tutejszy organ podatkowy pragnie przy tym wskazać, iż zaliczając określony wydatek do kosztów uzyskania przychodów, podatnik podatku dochodowego od osób prawnych odnosi ewidentną korzyść, zatem obowiązany jest do wykazania związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (zachowaniem, zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej.

Skoro, jak wskazuje Wnioskująca, zapewnienie wyżywienia pracownikom podczas spotkań roboczych z klientami służy interesom Spółki i jest ściśle powiązane z prowadzoną przez nią bieżącą działalnością gospodarczą, ponieważ obecność pracownika Spółki (a co za tym idzie kontrahenta) przy próbnych wydrukach, zapobiega dodatkowym kosztom związanym z reklamacją towaru i zapewnia efektywną pracę, zaś nieprzerwane uczestnictwo mechaników - pracowników Spółki w naprawie maszyn zapobiega przestojom tych maszyn, a tym samym zapobiega stratom Jednostki, to wydatki poniesione na wyżywienie pracowników Wnioskującej, będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów.

Mając na względzie powyższe, w świetle przywołanej powyżej argumentacji Wnioskodawcy - w przekonaniu organu podatkowego - zasadnym jest uznanie, iż wydatki Spółki na wyżywienie Jej pracowników, poniesione w związku z naprawą maszyn i akceptacją druku podczas spotkań roboczych, stanowić będą, w związku z treścią art. 15 ust. 1 ustawy, koszt uzyskania przychodu, związany z funkcjonowaniem Firmy, dotyczący całokształtu działalności Podatnika, pośrednio związany z osiągnięciem przychodów (zachowaniem, zabezpieczeniem źródła przychodów).

Jednocześnie organ podatkowy wskazuje, iż w przedmiotowej interpretacji ustosunkowuje się wyłącznie do argumentacji i stanu faktycznego zawartych w piśmie Wnioskującej. Regulacje art. 14a-d ustawy Ordynacja podatkowa nie przewidują bowiem prowadzenia postępowania dowodowego w sprawach o interpretację przepisów prawa podatkowego.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.