Pytanie:
Czy koszty delegacji krajowych i zagranicznych oraz wydatki reprezentacyjne poniesione przez jedynego udziałowca i równocześnie prezesa zarządu dot. działalności Spółki - mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów?
P O S T A N O W I E N I E Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Podgórze działając na podstawie art. 14a § 1 oraz § 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn. Dz. U. z 2005 r. nr 8 poz. 60 ze zm.) po rozpatrzeniu wniosku z dnia 12.12.2005 r. (data wpływu 13.12.2005 r.) w sprawie udzielenia interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych stwierdza, że przedstawione we wniosku stanowisko - jest prawidłowe. U Z A S A D N I E N I E Po analizie stanu faktycznego tut. Urząd uznał, że podatnik jest uprawniony do złożenia wniosku o wydanie interpretacji, a w sprawie tej nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.
Ze złożonego wniosku wynika, że jedyny udziałowiec jest prezesem jednoosobowego zarządu Spółki, nie jest zatrudniony jako pracownik i nie pobiera z tyt. pełnionej funkcji żadnego wynagrodzenia. Podatnik zwrócił się z zapytaniem, czy koszty delegacji krajowych i zagranicznych oraz wydatki reprezentacyjne poniesione przez jedynego udziałowca i równocześnie prezesa zarządu dot. działalności Spółki - mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów?
Uregulowania prawne, które pozwalają prawidłowo zakwalifikować wydatki ponoszone na rzecz członka zarządu Spółki, będącego jedynym jej udziałowcem - zawarte są w art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm.). W świetle w/w artykułów za koszty uzyskania przychodów należy uznać wszelkie wydatki, po wyłączeniu wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy nie uznawanych za koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z przychodami.
W przypadku, gdy jedyny udziałowiec zarządza spółką, wykonuje na jej rzecz określone prace, świadczy pewne usługi - to wydatki z tym związane mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w spółce, jeżeli istnieje podstawa prawna w postaci prawnie skutecznej umowy cywilnoprawnej zawartej pomiędzy spółką a udziałowcem lub regulaminu spółki.
Z w/w dokumentów wynikać winny prawa i obowiązki stron t. j:
- zobowiązanie wspólnika do wykonywania na rzecz spółki określonych świadczeń
- zobowiązanie spółki do wypłacania udziałowcowi określonego wynagrodzenia za wykonane prace, usługi bądź zwrotu poniesionych przez niego wydatków.
Powyższe zasady mogą mieć również zastosowanie do rozliczenia kosztów podróży służbowych.
Odnosząc się do sytuacji opisanej we wniosku (t. j. członka zarządu nie łączy ze spółką stosunek pracy i nie otrzymuje on wynagrodzenia z tyt. pełnionej przez siebie funkcji) należy uznać, że wydatki związane z podróżami krajowymi i zagranicznymi prezesa oraz wydatki reprezentacyjne mogą stanowić koszty uzyskania przychodów o ile Spółka wykaże, iż poniesione koszty związane z tymi podróżami miały wpływ na uzyskanie przychodu (tzn. w ich wyniku powstał przychód niemożliwy do uzyskania bez ich odbycia ) oraz, że była zobowiązana do pokrycia tych wydatków.
Prezes Spółki będący jej jedynym udziałowcem odbywający taką podróż winien uprawdopodobnić celowość poniesionych i udokumentowanych wydatków poprzez:
- gromadzenie wszelkiej dokumentacji z prowadzonych pertraktacji z kontrahentami (np. oferty, umowy przedwstępne, korespondencja, faksy, rachunki telefoniczne i in.)
- opis celów wyjazdów np. wskazania z jakimi kontrahentami się spotkał, jakie umowy zawarł itp.
Powyższa interpretacja dotyczy stanu przedstawionego przez wnioskodawcę, traci swoją moc z chwilą zmiany przepisów jej dotyczących.Nie jest wiążąca dla podatnika, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej.
Na powyższe postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie za pośrednictwem Naczelnika Urzędu Skarbowego Kraków-Podgórze w terminie 7 dni od daty doręczenia niniejszego postanowienia (art. 236 Ordynacji podatkowej).
