Pytanie:

Czy można dokumentować zakupy usług zagranicznych innymi dokumentami niż rachunki i faktury prowadząc działalność turystyczną polegającą na rezerwacji i zakupie usług hotelowych, biletów lotniczych i kolejowych, wynajmie samochodów, przewodników itp. w związku z problemami z pozyskaniem faktur za wyświadczone usługi, zwłaszcza hotelarskie?

Czy wobec powyższego Podatnik może dokumentować zakupy usług zagranicznych innymi dokumentami niż rachunki czy faktury?

Spółka stoi na stanowisku, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych "kosztami uzyskania są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów...".

Celem i podstawą działania Spółki jest zamiar osiągnięcia przychodu. Jedynym kryterium warunkującym możliwość zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów, jakim posługuje się ustawodawca, jest związek przychodu z kosztem.

Wobec powyższego Spółka stoi na stanowisku, że nieprawidłowo wyłącza wydatki poniesione na zakup usług (usługi hotelowe, opłaty rejestracyjne na konferencje i kongresy, wynajem samochodów), na które usługodawcy nie wystawili faktur. Innymi dokumentami potwierdzającymi związek przychodu z kosztem, a tym samym potwierdzającymi zasadność poniesionego kosztu, mogłyby być potwierdzenia rezerwacji, wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę za usługi, potwierdzone zamówienia, korespondencja z usługodawcą w postaci wiadomości e-maliowych dotyczących uzasadnionych warunków i szczegółów transakcji, zawierających informacje o terminie i warunkach realizacji danej usługi.

Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego po zapoznaniu się z przedstawionym stanem faktycznym zauważa, co następuje:

Generalnie aby dany wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, winien spełniać stosownie do postanowień art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) łącznie następujące warunki:

- pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu,

- nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 powyższej ustawy.

Aby podatnik mógł określony wydatek zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać bezpośredni związek tego wydatku nie tylko z prowadzoną działalnością, ale przede wszystkim to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego w roku podatkowym przychodu.

Stosownie do przepisu art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Odrębnymi przepisami, o których mowa wyżej są przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), która w art. 20 określa, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej.

Natomiast art. 21 tej ustawy określa, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

- określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

- opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

- datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów.

Poświadczenie transakcji dowodem zewnętrznym, który nie spełnia wymogów określonych w przepisach ustawy o rachunkowości, nie pozbawia podatnika możliwości zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W takim wypadku zdarzenie takie powinno zostać udokumentowane dodatkowym dowodem zastępczym, w którym zawarte zostaną brakujące elementy, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości.

Wobec powyższego, pomimo że, jak twierdzi Spółka, poniesione przez nią wydatki mają związek przyczynowo-skutkowy z uzyskanym przychodem, to zgodnie z art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych powinny one być udokumentowane w prawidłowy sposób zgodnie z odrębnymi przepisami. Spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tylko te wydatki, które potwierdzone są dowodami spełniającymi powyższe wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości.

Z przedstawionego wniosku wynika, że Spółka posiada tylko potwierdzenia rezerwacji, potwierdzenia przyjęcia zamówienia, korespondencję z usługodawcą w postaci wiadomości e-maliowych oraz wyciągi bankowe dokumentujące zapłatę za usługi, natomiast nie posiada faktury za wykonane usługi. Należy zauważyć, że skoro Podatnik nie posiada dowodów księgowych w rozumieniu przepisów art. 21 ustawy o rachunkowości w związku z przepisem szczególnym art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczącym dokumentowania m.in. wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, to nie jest możliwe wykazanie związku tego wydatku z osiąganym przychodem (skoro Podatnik nie może zgodnie z wymaganym prawem udowodnić i udokumentować poniesienia tego kosztu).

Niniejsza interpretacja co do zakresu stosowania przepisów prawa podatkowego została dokonana dla stanu faktycznego opisanego we wniosku i w oparciu o przepisy obowiązujące w dniu jej udzielenia. Zmiana poszczególnych elementów stanu faktycznego może mieć wpływ na zmianę praw i obowiązków Podatnika.

Zgodnie z art. 14b § 1 i 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla Podatnika, wiąże natomiast właściwe organy podatkowe i organy kontroli skarbowej - do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Na niniejsze postanowienie Spółce służy prawo wniesienia zażalenia do Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie za pośrednictwem Naczelnika tut. Urzędu Skarbowego w terminie 7 dni od dnia doręczenia (art. 236 i art. 239 w związku z art. 14a § 4 ustawy Ordynacja podatkowa). Do zażalenia należy załączyć znaki opłaty skarbowej w wysokości 5 zł (ustawa z dnia 9 wrzenia 2000 r. o opłacie skarbowej - t. j. Dz. U. z 2004 r. Nr 253, poz. 2532).