Pytanie:

Czy koszty zakupu paliwa, usługi mycia samochodu, ponoszone przez firmę z tytułu użytkowania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodu osobowego zastępczego stanowią w świetle podatku dochodowego od osób prawnych koszty uzyskania przychodu? Czy istnieje ograniczenie w zaistniałej sytuacji dotyczące wysokości wydatków w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra?

W dniu 20.02.2006r. do tutejszego organu podatkowego wpłynął wniosek Spółki o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, uzupełniony pismem z dnia 23.03.2006r. (wpływ do tutejszego organu podatkowego w dniu 24.03.2006r.) oraz z dnia 11.04.2006r. (wpływ do tutejszego organu podatkowego w dniu 12.04.2006r.).

Wnioskujący wskazał, że zawarł umowę leasingu operacyjnego, na podstawie której leasingodawca zobowiązał się nabyć samochód osobowy od wskazanego przez Spółkę dealera i oddać go do korzystania Spółce. Spółka na podstawie tej umowy złożyła zamówienie na określony model samochodu do dealera, który potwierdził jego realizację we wskazanym terminie. Spółka wskazała, że umowa ramowa z leasingodawcą nie pokryła się z realizacją złożonego przez Spółkę zamówienia u dealera. Nie dotrzymanie terminu realizacji zamówienia - z przyczyn niezależnych od firmy zewnętrznej - spowodowało, że na czas oczekiwania na przedmiot transakcji (czyli okres w którym dealer zobowiązał się dostarczyć przedmiot leasingu) dealer udostępnił Spółce zastępczy samochód osobowy. W okresie korzystania z samochodu zastępczego Spółka nie ponosiła żadnych opłat z tego tytułu, zarówno w stosunku do dealera jak i leasingodawcy, w szczególności nie uiszczała na rzecz leasingodawcy rat leasingowych.

Na podstawie powyższego stanu faktycznego Wnioskujący zwrócił się z następującymi pytaniami:

- Czy koszty ponoszone przez firmę z tytułu użytkowania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodu osobowego zastępczego stanowią w świetle podatku dochodowego od osób prawnych koszty uzyskania przychodu? Wnioskujący wyjaśnił, że koszty poniesione przez Spółkę z tytułu użytkowania dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu zastępczego to koszty paliwa oraz usługa mycia.

- Czy istnieje ograniczenie w zaistniałej sytuacji dotyczące wysokości wydatków w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra?

Wnioskujący wskazał, że w świetle ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z art. 15, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu uzyskania przychodu. Jeśli zatem samochód osobowy używany jest w celu uzyskania przychodu to koszty z nim związane stanowią w pełni koszt uzyskania. Zawarte w art. 16 ust. 1 ograniczanie nie znajduje swojego zastosowania w zaistniałej sytuacji, gdyż zgodnie z art. 16 ust. 3b samochody używane na podstawie umowy leasingu, nie wymagają prowadzenia dodatkowej ewidencji przebiegu pojazdów. Koszty w pełni stanowią koszty uzyskania przychodu. Zdaniem Wnioskującego użytkowanie przez Spółkę auta zastępczego ściśle związane jest z uzyskiwanym przez Spółkę w tym okresie przychodem. Użytkująca osoba - dyrektor zarządzający, wykorzystywał je zarówno w działalności operacyjnej firmy jak i finansowej (kontrola bieżących kontraktów, negocjacje u kontrahentów nowopowstających inwestycji). Wnioskujący stoi na stanowisku, że koszty poniesione przez Niego w okresie oczekiwania na przedmiot leasingu stanowią w pełni koszty uzyskania przychodu. Leasingodawca nie ponosił z tego tytułu żadnych wydatków.

Ustosunkowując się do przedstawionych powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Stosownie do przepisów art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...). Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Przy czym kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania źródła przychodów). Treść powyższej regulacji, będącej w istocie klauzulą generalną, wskazuje, że ustawodawca świadomie użył pojęć niedookreślonych, dopuszczając ich elastyczne stosowanie w zależności od okoliczności faktycznych sprawy. Wskazany przepis art. 15 ust. 1 ustala zatem zasadę i równocześnie wskazuje, że wyjątki od tej zasady określone zostały w art. 16 tej samej ustawy.

Mając na uwadze powyższe, wskazuje się na treść przepisu art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy podatkowej, w którym stanowi się, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków, z zastrzeżeniem pkt 30, z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. A contrario, na podstawie przywołanego przepisu kosztem uzyskania przychodów dla podatnika są wydatki z tytułu używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych, nie stanowiących składników majątku podatnika, ale tylko w części nie przekraczającej kwoty, wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Wydatkiem objętym opisanym limitem z tytułu używania dla potrzeb działalności gospodarczej takich samochodów, są wszystkie wydatki - np. czynsz płacony z tytułu zawartej umowy dzierżawy, paliwo, części zamienne, ewentualne składki na ubezpieczenie. Warunkiem jednak zaliczenia przypadającej kwoty wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prowadzenie przez podatnika, według obowiązującego wzoru, ewidencji przebiegu pojazdu. Brak ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej według obowiązującego wzoru lub prowadzenie jej w sposób nie pozwalający na stwierdzenie ww. warunków powoduje, iż wydatek poniesiony z tytułu kosztów używania samochodu osobowego nie stanowiącego składnika majątkowego podatnika, nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Tutejszy organ podatkowy wskazuje, że stosownie do przepisu art. 16 ust. 3b ustawy podatkowej, przepis ust. 1 pkt 51 nie dotyczy samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu, o której mowa w art. 17a pkt 1. A zatem, jeśli podatnik używa samochód osobowy na podstawie określonej umowy leasingu, to ograniczenia, wskazane w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 nie znajdują zastosowania.

W przepisie art. 17a pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi się, że ilekroć w rozdziale jest mowa o umowie leasingu - rozumie się przez to umowę nazwaną w kodeksie cywilnym, a także każdą inną umowę, na mocy której jedna ze stron, zwana dalej "finansującym", oddaje do odpłatnego używania albo używania i pobierania pożytków na warunkach określonych w ustawie drugiej stronie, zwanej dalej "korzystającym", podlegające amortyzacji środki trwałe lub wartości niematerialne i prawne, a także grunty. Z powyższego przepisu wynika, że jednymi z essentialia negotii umowy leasingu w rozumieniu przepisów wskazanej ustawy podatkowej jest postanowienie umowne, zgodnie z którym jedna ze stron umowy jest zobowiązana do spełnienia świadczenia, polegającego na oddaniu drugiej stronie oznaczonego w umowie przedmiotu do używania albo do używania i pobierania pożytków, zaś druga strona zobowiązana jest za to zapłacić. Mając na uwadze przedstawiony przez Wnioskującego stan faktyczny, stwierdzić należy, że samochód osobowy zastępczy, który do używania otrzymała Spółka, nie stanowi przedmiotu umowy leasingu. W szczególności bowiem, przedmiotowy pojazd nie jest oznaczoną, wskazaną w umowie leasingu rzeczą. Powyższe potwierdza m.in. - wskazana przez Wnioskującego - okoliczność faktyczna, że Spółka w związku z korzystaniem z pojazdu zastępczego nie uiszcza jakichkolwiek opłat na rzecz leasingodawcy, w tym rat leasingowych.

Reasumując, stwierdzić należy, że samochód osobowy zastępczy, który użytkuje Spółka nie stanowi pojazdu używanego na podstawie umowy leasingu. Jednocześnie pojazd ten nie stanowi składniku majątku Podatnika. Niezależnie od powyższego stwierdzić należy, że wydatki poniesione przez Spółkę z tytułu użytkowania samochodu osobowego zastępczego w postaci kosztów paliwa oraz usługi mycia pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem, osiąganym bądź możliwym do osiągnięcia przez Spółkę. Zgodnie bowiem ze stanem faktycznym przedstawionym we wniosku, dyrektor zarządzający Spółki korzystał z przedmiotowego pojazdu przy wykonywaniu kontroli bieżących kontraktów oraz negocjacji u kontrahentów nowopowstających inwestycji, tj. zarówno w działalności operacyjnej Spółki, jak i finansowej.

A zatem zaliczenie przez Podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup paliwa oraz usług mycia, dotyczących pojazdu zastępczego, możliwe jest jedynie przy spełnieniu warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu i do wysokości limitu określonego w przepisie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy podatkowej.

Zaznacza się jednak, że zaliczenie konkretnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów powoduje obniżenie podstawy opodatkowania, zatem Podatnik winien dysponować stosownymi dowodami, iż zaliczenie określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodów było zasadne i celowe. W szczególności zaś, że wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania lub zagwarantowania przychodów, względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.