Pytanie:

Czy w przypadku prowadzonej działalności transportowej można zakwalifikować trwające zazwyczaj dłużej niż jeden dzień wyjazdy kierowców poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jako podróże służbowe i w konsekwencji wypłacić diety, które dla Spółki będą stanowiły koszty uzyskania przychodów?

W dniu 20 października 2005r. Spółka złożyła wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, który następnie został uzupełniony w dniu 17 listopada 2005r.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż Spółka będzie prowadziła działalność transportową polegającą na przewożeniu ładunków za pomocą własnych pojazdów. W celu wykonania wspomnianych usług zatrudni na umowę o pracę kierowców samochodów ciężarowych.Usługi tego rodzaju będą wykonywane odpłatnie głównie na rzecz zagranicznych kontrahentów. Z tego tytułu Podatnik będzie uzyskiwał przychody w rozumieniu ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych - dalej: UPDOP. Prowadzenie przedsiębiorstwa Wnioskodawcy wiąże się w oczywisty sposób z generowaniem kosztów. Do głównych rodzajów kosztów można zaliczyć między innymi koszty wynajmu biura, obsługi księgowej, ubezpieczenia samochodów, zakupu paliwa i opon do pojazdów, którymi wykonywane są usługi transportowe. Istotną grupę kosztów stanowić będą koszty związane z wynagradzaniem kierowców wykonujących usługi transportowe. Część kwot im wypłacanych stanowić będą diety na pokrycie kosztów związanych z podróżą, przysługujące pracownikom na podstawie art. 77(5) § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy.

W związku z powyższym, Wnioskująca zwróciła się z zapytaniem, czy w przypadku prowadzonej działalności transportowej można zakwalifikować trwające zazwyczaj dłużej niż jeden dzień wyjazdy kierowców poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, jako podróże służbowe i w konsekwencji wypłacić diety, które dla Spółki będą stanowiły koszty uzyskania przychodów?

Zdaniem Spółki, opisane powyżej wyjazdy będą stanowiły podróże służbowe. Są to bowiem wyjazdy związane z konkretną sprawą i podejmowane w konkretnym celu, spełniające przesłanki wynikające z art. 77 § 1 Kodeksu pracy, definiującego pojęcie "podróży służbowej". Ponoszone przez pracodawcę koszty diet są bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Co za tym idzie, wypełnione zostają wszelkie przesłanki określone w art. 15 ust. 1 UPDOP, gdyż koszty te są ponoszone bezsprzecznie w celu uzyskania przychodów. Równocześnie, brak wyłączenia tych wydatków na gruncie art. 16 UPDOP z kosztów uzyskania przychodów, co jednoznacznie wskazuje na to, iż mogą być one uwzględnione przy ustaleniu właściwej wysokości podstawy opodatkowania, na podstawie art. 18 i art. 7 UPDOP.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Stosownie do przepisu art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity: Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy. Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego ust. 1 art. 15 ustawy podatkowej.

Tutejszy organ podatkowy pragnie podkreślić, iż wypłacane pracownikom - w opisanym stanie faktycznym - świadczenia, nie mogą być uznane za diety z tytułu podróży służbowej.

Wobec braku - w przepisach podatkowych - definicji podróży służbowej, odwołać się należy do definicji tego pojęcia zawartej w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). Zgodnie z art. 77(5) § 1 KP, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową.

Z definicji podróży służbowej wynika, że ma ona miejsce wtedy, gdy pracownik musi wykonać swoje obowiązki poza stałym miejscem świadczenia pracy. Stałe miejsce świadczenia pracy nie musi być związane z siedzibą pracodawcy. Z samej istoty podróży służbowej wynika, że musi być ona związana z opuszczeniem przez pracownika stałego miejsca pracy. Wskazuje na to określenie "wykonanie zadania", co świadczy, że pracownik ma wykonać na polecenie pracodawcy określone czynności w innym miejscu niż jego stałe miejsce pracy.

Praca kierowcy w firmie prowadzącej działalność transportową, polegająca na przewożeniu ładunków nie może być identyfikowana z odbywaniem krajowych (zagranicznych) podróży służbowych, a więc z wykonywaniem zadania w terminie i państwie określonym przez zakład pracy. Podróż służbowa charakteryzuje się tym, że:

1. Stanowi wyjątek od codziennych obowiązków pracownika wynikających z zawartej z nim umowy o pracę;

2. Pracownik ma pewną swobodę wyboru m.in. godziny wyjazdu (powrotu), środka lokomocji, trasy.

Jak wynika z powyższego, w pojęciu podróży służbowej nie mieści się stałe pokonywanie odległości w związku z wykonywaniem pracowniczych czynności prowadzenia samochodu w celu realizacji zlecenia transportowego. W takim wypadku wyjazd z miejsca stałego postoju nie oznacza rozpoczęcia przez pracownika podróży służbowej, a jedynie rozpoczęcie godzin normalnej pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego.

Ze względu na specyfikę pracy kierowców uściślono definicję czasu pracy określoną w art. 128 KP, który stanowi, iż czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. W myśl art. 6 ust. 1 pkt 1- 8 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. Nr 92, poz. 897 ze zm.), czasem pracy kierowcy jest czas od rozpoczęcia do zakończenia pracy, która obejmuje wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego, w szczególności:

- prowadzenie pojazdu;

- załadowywanie i rozładowywanie oraz nadzór nad załadunkiem i wyładunkiem;

- nadzór oraz pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym;

- czynności spedycyjne;

- obsługę codzienną pojazdów i przyczep;

- inne prace podejmowane w celu wykonania zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdu i rzeczy;

- niezbędne formalności administracyjne;

- utrzymanie pojazdu w czystości.

Czasem pracy kierowcy jest również czas poza przyjętym rozkładem czasu pracy, w którym kierowca pozostaje na stanowisku pracy kierowcy w gotowości do wykonywania pracy, w szczególności podczas oczekiwania na załadunek lub rozładunek, których przewidywany czas trwania nie jest znany kierowcy przed wyjazdem albo przed rozpoczęciem danego okresu (art. 6 ust. 2 ustawy).

Do czasu pracy kierowcy wlicza się przerwę w pracy trwającą 15 minut, którą pracodawca jest obowiązany wprowadzić, jeżeli dobowy wymiar czasu pracy kierowcy wynosi co najmniej 6 godzin (art. 6 ust. 3 ustawy).Ponadto, zgodnie z art. 2 pkt 4 lit. a-c ustawy o czasie pracy kierowców, stanowiskiem pracy kierowcy jest:

- siedziba pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swoje obowiązki oraz inne miejsce prowadzenia działalności przez pracodawcę, w szczególności filie, przedstawicielstwa i oddziały,

- pojazd, który kierowca prowadzi,

- każde inne miejsce, w którym kierowca wykonuje czynności związane z wykonywanymi przewozami drogowymi.

Biorąc zatem pod uwagę przedstawiony wyżej stan prawny, należy stwierdzić, iż istotą pracy kierowcy jest ich przemieszczanie się po kraju i za granicą, zatem wyjazdy kierowców nie mają charakteru podróży służbowej. W sytuacji zaś, gdy wyjazdy kierowców (pracowników) nie stanowią podróży służbowej, wypłacane im świadczenia nie mogą stanowić diet z tytułu podróży służbowej, o których mowa w przepisach Kodeksu pracy.

Wnioskująca (pracodawca) może jednak zwiększyć wynagrodzenie kierowcy o dodatkowe świadczenia związane z wykonywaniem określonej pracy. Nie będą to jednak diety z tytułu podróży służbowej. Wypłacone świadczenia - jako składnik wynagrodzenia pracownika - stanowić będą koszt uzyskania przychodów.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania przepisów prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.