Pytanie:

Pytanie podatnika dotyczy zaliczenia zwróconych przez Spółkę kwot stanowiących równowartość wydatków poniesionych przez pracowników Spółki podczas odbywania podróży służbowych do kosztów uzyskania przychodów

Jak stanowi art. 14a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta) starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które przysługuje zażalenie.

Ze stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę wynika, iż Spółka wysyła swoich pracowników w podróże służbowe odbywane samochodami prywatnymi używanymi przez tych pracowników do celów służbowych. Oprócz należnego na podstawie zawartych umów ryczałtu przysługującego z tytułu używania samochodów prywatnych dla celów służbowych - ustalonego na podstawie rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271), Spółka zwraca pracownikom wszystkie dodatkowe koszty poniesione podczas podróży służbowej związane np. z płatnym parkingiem, garażem czy też przejazdem płatną autostradą. Spółka wypłaca również pracownikom diety z tytułu podróży służbowych. Diety są wypłacane przez Spółkę na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990). Diety wypłacane są niezależnie od faktu czy wyjeżdżający pracownik ma zapewnione wyżywienie przez np. organizatorów szkolenia, czy też hotel w którym się zatrzymuje.

Zdaniem Spółki z uwagi na fakt, iż podróże służbowe pracowników Spółki odbywane są w celu uzyskania przychodu przez Spółkę, Spółka wszystkie wypłacone pracownikom kwoty - stanowiące zwrot poniesionych podczas podróży służbowych wydatków oraz wypłacone ryczałty - do wysokości wynikającej z rozporządzenia z dnia 25 marca 2002 r., zalicza do kosztów uzyskania przychodów, uznając iż ryczałt rekompensuje pracownikowi jedynie koszty związane z odbywaniem podróży samochodem osobowym, a wszystkie dodatkowe wydatki powinny gdyż zwrócone pracownikowi w wysokości rzeczywiście poniesionej.

Podobnie z wypłacanymi pracownikom dietami - stanowią one koszt uzyskania przychodu, gdyż są nierozerwalnie związane z podróżami służbowymi odbywanymi na rzecz pracodawcy w celu zwiększenia przychodu tegoż pracodawcy i to niezależnie od faktu czy pracownik miał zapewnione wyżywienie przez organizatora szkolenia czy też hotel i znalazło to odzwierciedlenie na otrzymanej fakturze.

W przedstawionym stanie faktycznym tut. organ podatkowy stwierdza, że zgodnie z ogólną definicją kosztów wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszelkie koszty poniesione w celu uzyskania przychodów, oprócz wykluczonych przez ustawodawcę, a wymienionych enumeratywnie w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o pdop.

Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy. O sposobie klasyfikacji kosztów decyduje sam podatnik i to on ponosi odpowiedzialność za zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodów podatnik musi jednoznacznie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.
W katalogu wydatków nie uważanych za koszty uzyskania przychodów dla celów podatkowych, ustawodawca nie wymienia wydatków wymienionych we wniosku tj. opłat za przejazd płatną autostradą, opłat za korzystanie z parkingu, garażu, diet, opłat za hotel. Tak więc jeżeli wydatki te będą prawidłowo udokumentowane Spółka będzie je mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów stosownie do postanowień art. 15 ust. 1 cyt. ustawy pdop. W zakresie wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika uregulowania zostały zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 30 ww. ustawy, który stanowi, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, b) w jazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Przy kwalifikowaniu przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów uwzględnić należy - unormowanie zawarte w art. 16 ust. 5, dotyczące prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W razie braku tej ewidencji, wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodu. Tak więc pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, przy zachowaniu warunków określonych w ust. 5 art. 16, poniesione na rzecz pracownika z tytułu jazd zamiejscowych wydatki stanowiące zwrot kosztów używania pojazdu nie będącego własnością pracodawcy tylko do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów, jakie przejechał pracownik przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonej w odrębnych przepisach.