Pytanie:

Czy wymienione wydatki powinny być zaliczone do kosztów reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, czy też można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów?

Podatnik, przedstawił stan faktyczny, w którym wskazał, iż dokonuje zakupu kawy, herbaty, wody i ciastek. Produktami tymi, w godzinach pracy częstowani są klienci i kontrahenci podczas spotkań dotyczących omawiania warunków wzajemnej współpracy.

Podatnik utrzymuje kontakty handlowe z firmami z różnych krajów i czasami w celu prowadzenia rozmów handlowych, podpisywania kontraktów handlowych lub omówienia pojawiających się problemów przyjeżdżają kontrahenci z innych krajów UE i z poza UE. Takie spotkania, jak zaznacza podatnik odbywają się 1-2 razy w roku. Zasady dobrego traktowania gości nakazują podatnikowi, aby w trakcie prowadzonych rozmów zaprosić kontrahenta na obiad oraz w przypadku, gdy wizyta trwa dłużej-pokryć koszty noclegu. Takie postępowanie jest tym bardziej uzasadnione, że w przypadku wyjazdu pracowników podatnika na rozmowy handlowe do kontrahentów, niemal zawsze kontrahenci ci pokrywają koszty hotelu i wyżywienia pracowników podatnika w czasie ich pobytu.

1. Wątpliwości wnoszącego pytanie dotyczą kwestii, czy wymienione wyżej wydatki powinny być zaliczone do kosztów reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów, czy też można zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów?

Na tle przedstawionych okoliczności faktycznych podatnik formułuje stanowisko, iż odnosząc się do słownikowej definicji reprezentacji trudno jest nazwać okazałością lub wystawnością poczęstowanie kontrahenta kawą, herbatą, wodą lub ciastkami podczas spotkań roboczych. Zasady grzeczności i dobrego traktowania, jak wskazuje podatnik nakazują aby podczas prowadzenia rozmów handlowych, które z założenia mają przynieść firmie korzyści handlowe, zaprosić kontrahenta na obiad lub pokryć koszty noclegu, tym bardziej, że takie działania podejmowane są przez kontrahentów podczas wizyt w ich firmach pracowników podatnika a ponoszone przez nich koszty są o wiele wyższe niż koszty pokrywane przez podatnika.

Podatnik jednocześnie nadmienia, iż nie są to wysokie koszty, mieszczą się w granicach średnich kosztów posiłków i hoteli oraz występują tylko kilka razy w roku. Wydatki na kawę, herbatę, wodę, ciastka czy obiad mają miejsce w godzinach pracy podatnika i nie dotyczą wystawnych przyjęć, bankietów itp., które należałoby zakwalifikować do reprezentacji. Dlatego też podatnik stoi na stanowisku, że powyższe wydatki nie należy zaliczać do kosztów reprezentacji i mogą być one zaliczane do kosztów podatkowych firmy.

Naczelnik Zachodniopomorskiego Urzędu Skarbowego w Szczecinie uznaje przedstawione stanowisko za niezgodne z prawem.

Do opisanego stanu faktycznego mają zastosowanie następujące normy prawa podatkowego: art. 15 ust. 1 i art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2000 r., nr 54, poz. 654 z późn. zm.).

Zastosowanie powołanych norm skutkuje dokonaniem powyższej oceny prawnej stanowiska podatnika, uzasadnionej w sposób następujący.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 - kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, podatnik dokonuje zakupów napoi i artykułów spożywczych z przeznaczeniem do spożycia podczas spotkań z kontrahentami oraz ponosi wydatki na zakup obiadów i noclegów dla kontrahentów.

Zgodnie z przyjętą w art. 15 ust. 1 ustawy konstrukcją kosztów uzyskania przychodów, podatnik ma prawo odliczyć dla celów podatkowych wszelkie koszty, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością a ich poniesienie może mieć wpływ na wielkość uzyskanego przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Wyłączone z kosztów uzyskania przychodów są natomiast, wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy, koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholu. Sformułowanie "w szczególności" oznacza, że nie jest to katalog zamknięty, a tylko przykładowo wymienione niektóre wydatki związane z reprezentacją danego podmiotu. Z powyższych przepisów wynika, iż wydatki na reprezentację nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

W przepisach podatkowych brak jest definicji reprezentacji, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Według słownika języka polskiego (PWN, W-wa 1981 r.) pojęcie "reprezentacja" oznacza okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia związaną ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. Przenosząc tę definicję na grunt ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych przyjąć należy, iż reprezentacja to występowanie w imieniu firmy, wiążące się z okazałością, w celu wywołania dobrego wrażenia. Obejmuje ona swym pojęciem działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych pomiędzy podmiotami gospodarczymi. W określeniu "reprezentacja" mieści się więc takie działanie podatnika, które ma na celu stworzenie (utrwalenie) właściwego wizerunku firmy.

Reasumując w kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji należy stwierdzić, iż wydatki na zakup artykułów spożywczych i napojów służących jako poczęstunek na zorganizowanym z kontrahentami spotkaniu oraz zakup obiadów i usług noclegowych mają na celu wywarcie pozytywnego wrażenia na kontrahentach i stworzeniu właściwego wizerunku Spółki, są to więc wydatki na reprezentację. Stosownie zaś do zapisu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wydatki na reprezentację, nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.