Pytanie:

W jaki sposób opodatkować wypłatę należności za delegację pracownika?

Interpretacja, o której mowa powyżej następuje w drodze postanowienia i dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.

W dniu 10 listopada 2005r. został złożony wniosek w sprawie pisemnej interpretacji prawa podatkowego w indywidualnej sprawie, w którym zwrócono się z prośbą o rozstrzygnięcie problemu dotyczącego opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych wypłaty należności za delegację pracownikowi urzędu.

Opisany w wyżej wymienionym wniosku stan faktyczny przedstawia się następująco :

W ramach obowiązków służbowych pracownik odbył delegację, w której rozliczył koszty przejazdu samochodem prywatnym. Delegacja miała miejsce poza Łodzią (nie były to jazdy lokalne).

Do delegacji pracownik załączył ewidencję przebiegu pojazdu, w której rozliczył przejechane kilometry według obowiązującej stawki. Zwrot kosztów przejazdu został obciążony podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Według oceny Urzędu podatek dochodowy z tytułu wypłaty należności za delegację został naliczony niesłusznie.

W związku z czym należy dokonać korekty tego podatku i deklaracji PIT-4 oraz wystąpić do Urzędu Skarbowego o zaliczenie nadpłaty podatku dochodowego od osób fizycznych na poczet przyszłych zobowiązań.

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna, po sprawdzeniu, że spełnione zostały warunki określone w art. 14a §1 i 2 cytowanej ustawy Ordynacja podatkowa - udziela poniższej informacji :

Podstawową zasadą ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) jest powszechność opodatkowania.

Od zasady tej istnieją wyjątki dotyczące dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku oraz przypadki określone w art. 21,52,52a i 52c cyt. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust.1 pkt 16 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas :

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby nie będącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalenia należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem art. 21 ust. 13 ustawy.

Przytoczony powyżej przepis odnosi się zarówno do pracowników, jak i do osób nie będących pracownikami, przy czym przepis ten odrębnie określa warunki korzystania ze zwolnienia od podatku w przypadku tych dwóch grup pracowników.

W przypadku pracowników zwolnieniem objęte zostały wyłącznie diety i inne należności za czas podróży służbowej.

Pojęcie podróży służbowej zostało zdefiniowane w kodeksie pracy i odnosi się do pracowników tj. osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Zgodnie z art. 77.5 Kodeksu pracy podróżą służbową pracownika jest wykonanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce zamieszkania pracownika, w terminie i miejscu określonych w poleceniu wyjazdu służbowego.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej określa pracodawca. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Odnosząc przedstawione powyżej uregulowania prawne do sprawy będącej przedmiotem zapytania stwierdzić należy, że wypłacone pracownikowi kwoty z tytułu używania przez niego własnego samochodu osobowego w celu odbycia podróży służbowej - korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) wyżej wymienionej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym zwolnienie to jest limitowane do wysokości określonej w cyt. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r.

W świetle powyższego podatek z tytułu dokonanego na rzecz pracownika zwrotu kosztów podróży służbowej został pobrany nienależnie, w związku z czym stanowi nadpłatę w rozumieniu przepisów art. 72 § 1 pkt 2 cytowanej Ordynacji podatkowej. W tej sytuacji płatnikowi przysługuje prawo do złożenia wniosku o stwierdzenie nadpłaty wraz z korektą deklaracji według wzoru PIT-4. Stosownie do art. 76 § 1 cytowanej Ordynacji podatkowej - nadpłata ta, w razie braku zaległości podatkowych podlega zwrotowi, chyba że Strona złoży wniosek o jej zaliczenie w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.

Biorąc pod uwagę przedstawione powyżej uzasadnienie - postanowiono jak w sentencji, uznając własne stanowisko w sprawie przedstawione we wniosku - za prawidłowe.