Istota interpretacji:

Czy należności wypłacone pracownikowi odpowiadające równowartości wydatków poniesionych przez niego z tytułu odbytej podróży służbowej, których nie można potwierdzić z powodu zagubienia dokumentów, podlegają zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Spółdzielnia wypłaca pracownikom diety i inne należności z tytułu odbycia podróży służbowej na podstawie rozporządzenia MPiPS z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych świadczenia te są wolne od podatku dochodowego, o ile ustala się do wysokości określonej w odrębnych ustawach (…). W wyżej powołanym rozporządzeniu w § 8a ust. 3 określa się, że zwrotu kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów (rachunków), chyba że uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, na podstawie pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zdarza się, że pracownik zagubi dokument, np. bilet PKP potwierdzający przejazd do miejscowości delegowania. W tym przypadku pracownikowi również Spółdzielnia zwraca poniesiony przez niego wydatek, mimo że powołane rozporządzenie nie przewiduje takiej sytuacji. Kwotę należności ustala się wówczas do wysokości odpowiadającej równowartości biletu i wypłaca na podstawie stosownego oświadczenia pracownika. Od tak ustalonej kwoty Spółdzielnia nie potrąca podatku dochodowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy należności wypłacone pracownikowi, odpowiadające równowartości wydatków poniesionych przez niego z tytułu odbytej podróży służbowej, których nie można potwierdzić z powodu zagubienia dokumentów, podlegają zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych...

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie należności wypłacone pracownikowi z tytułu odbycia podróży służbowej, podlegają zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zarówno te udokumentowane jak i te, których pracownik z powodu zagubienia dokumentów nie może udokumentować. Wprawdzie rozporządzenie, na podstawie którego dokonywane jest rozliczenie delegacji nie przewiduje, jak należy postąpić w sytuacji, gdy pracownik zagubi dowód potwierdzający wydatek (np. bilet kolejowy), jednak Wnioskodawca stoi na stanowisku, że:

• pracownik nie może być obciążony kosztami delegacji, tylko dlatego, że nie posiada stosownego dokumentu (wykładnia obowiązująca w prawie pracy uznaje zasadę uprzywilejowania pracownika, w związku z tym oświadczenie o zagubieniu dokumentu wydaje się być wystarczającym dowodem poniesienia wydatku i pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów według obowiązującego cennika),
• ponieważ ww. należności wypłaca się do wysokości równowartości wydatku jaki musiał ponieść pracownik w celu odbycia podróży służbowej, to w związku z tym nie stanowią przychodu dla pracownika i są zwolnione z podatku dochodowego.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W treści art. 10 ust. 1 ww. ustawy zostały wskazane źródła przychodów, którymi m.in. są stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przepis art. 12 ust. 1 powołanej ustawy stanowi, że za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

1. podróży służbowej pracownika,
2. podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Na podstawie powołanego przepisu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w miejscu określonym przez pracodawcę, diety oraz zwrot kosztów za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego od osób fizycznych.

W przypadku podróży służbowej wykonywanej na terenie Polski limitem będą wielkości wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Na podstawie § 3 ww. rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:

1. przejazdów;
2. noclegów;
3. dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4. innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

W myśl § 5 ust. 1 ww. rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca.

Zgodnie z § 5 ust. 2 cytowanego rozporządzenia zwrot kosztów przejazdu obejmuje cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje.

Natomiast stosownie do § 8a ust. 3 ww. rozporządzenia do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Zagadnienia dotyczące kwestii podróży służbowych uregulowane zostały w przepisach prawa pracy, tj. w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) Zatem prawo do otrzymania przez pracownika świadczeń z tytułu podróży winno wynikać z tych przepisów.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, iż należności wypłacone pracownikowi, odpowiadające równowartości wydatków poniesionych przez niego z tytułu odbytej podróży służbowej, których nie można potwierdzić z powodu zagubienia dokumentów, na podstawie pisemnego oświadczenia pracownika, podlegają zwolnieniu z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.